商務簡報專欄：面對組織簡報版型制式規定，如何應用簡報的設計概念？

前幾天在企業內訓時，學員問我們：

「有效資訊的概念真的很實用，但是公司對簡報版型有制式規定，不知道該如何應用才會被接受？」

「我們公版的投影片上面會看過，如果太『簡約』的話他們會叫我們加東西，不知道該怎麼辦...」

「長官對於設計沒有sense，只會一直叫我們加東西，除非可以背著他們再偷偷刪掉，現在學的這些設計技巧，都用不上了！」

相信這些問題也是許多讀者的困擾，面對組織最愛要求的品牌辨識度，或頂頭上司的古典審美品味，

像是頁首大圖所示的簡報設計概念、圖像傳達技巧便無法使用，實在是壯志難伸。

遇到這種情況時該怎麼辦呢？

該用白板、海報、動畫還是投影片？簡報輔助工具比一比！

很多人只要一站到台上，
就會犯一種「投影片癮」的毛病。
如凡是上台報告就一定要用投影片，
或是開會時要求與會者預先提交投影片講義等等（這簡直是陋習）。
遇到這種情況時，
講者要不是被投影片牽著鼻子走，
就是大搞脫稿演出的戲碼把全場的人都嚇死，
心中留下「投影片僅僅是裝飾性質的工具」的陰影。
其實這樣的情形不是投影片的原罪，
而是因為在許多情況中
進行簡報其實並不需要投影片！
利用像是黑/白板、海報或是動畫，
甚至是單純的口頭演講都會有更好呈現效果！
那究竟何時該用，何時又不該用投影片呢？
接下來BILL將會比較投影片與不同簡報工具的特性，
並且藉此釐清投影片的特性，以及適合使用的場合。

創造「驚喜」的時刻：回顧2008年Steve Jobs發表Macbook Air

By Matthew Yohe on wekipedia

又一陣子好久不見啦！

這段期間有不少人問BILL為什麼烘焙坊最近都沒有更新呢？

大家別擔心，這次BILL回來要和大家分享的新的主題，

那就是創造「驚喜」的時刻！

Apple前執行長Steve Jobs向來是創造驚喜的大師，

往往在產品發表會，他都能夠創造出令人驚喜又難忘的時刻。

而下面的影片-2008年Macbook Air的發表會

其將Macbook Air從紙袋裡面抽出的那一刻至今仍然令人印象深刻，

甚至因此創造了市場傾向由原本的「小筆電」轉向「超薄型筆電」的趨勢。

時至5年後的今天回顧，依舊經典；

但他是怎麼做到的呢？

在朋友或家人前排練：傾聽來自身旁的聲音！

By jamingray from Flickr

唐太宗曾經說過，

「以人為鏡，可以明得失。」
這句話不只適用於治理天下
也適合用在準備演說
在正式上台之前，
如果可以找你的家人或是朋友加以演練，
那麼對於演講或簡報將會有莫大的幫助
或許他們並不一定是演講大師，
但是他們的反應正代表著觀眾可能會有的反應，
因此你可在此時根據他們的回饋改善演講的表現。

同時透過這樣的排練過程，

他們可以讓你適應真的有觀眾在聆聽時的臨場感，

同時扮演朋友支持的角色，

讓你對自己的演說產生更多的信心。

值得一提的是，來自這些聆聽者的建議一定要注意，

但是建議的內容卻不見得要完全採納。

原因是因為，

雖然建議的內容是基於他（們）對於內容的理解而提出，

但這樣的理解卻不見得是你想要表達的原意，

而建議的方法也不見得適合你。

以下整理出當你進行類似的實境排練時，

需要注意的幾個重點：

上台前場勘，掌握屬於自己的舞台！

By Margaret Wertheim on Wikipedia

你有沒有一種經驗是，
為了一個重要的場合的演講、簡報或是報告，
花費了很多心思做準備，
包括打算在現場營造的舞台效果、內容充實的投影片、甚至是道具等等，
結果等到真正上台時，
卻發現場地和想像完全的不一樣，
出現各式各樣的問題，
包括麥克風沒電、電腦故障或不會使用、投影片檔案變形或不相容、投影機燈光暗淡或根本無法作用等。
就算這一切都很順利克服了，
最後看回顧照片時才發現投影機老是把自己的臉打得五顏六色，
出門前的精心打扮完全功虧一簣。
其實這些問題很多只要多用點心便可以解決，
而這便是BILL今天要分享的舞台掌握。

不要以為舞台掌握只是去認識環境，
東看看、西看看那麼簡單。
真的要認真處理的話，舞台掌握甚至可以獨立開闢成數篇專文。
不過就初學者而言，以下三項是BILL認為舞台掌握中最重要的幾個重點：
舞台大小、投影機與電腦等電子器材、麥克風。

歐巴馬在2013年Morehouse畢業典禮演說: "There's no longer time for excuses for black men"

好一陣子沒看到大家了=)
BILL今天想要和大家分享一個3天前 (2013.5.20)才誕生的精彩演講，
也就是美國總統歐巴馬在2013年Morehouse畢業典禮演說!!!

這一篇演講是美國總統歐巴馬3天前
在Morehouse，一間古老、知名黑人學院的畢業典禮演講。
其談論範圍甚廣，
但主旨是勉勵同為黑人(非裔美人)的畢業生
可以把眼界放得更廣，
不要再將身為黑人的處境當作藉口。
整場演講約30分鐘，
如果時間有限的朋友們
可以從16'50"的地方開始看起。
歐巴馬總統在那個時刻點出了全篇的重點：
"There's no longer time for excuses for black men"

這場演講除了內容上令人發人深省以外，
其在藝術，也就是結構上的價值
也是值得我們探討的！

眼神、動作與聲調：文字之「外」的演講語言

上一篇我手寫我口：用「動態朗讀修改」讓講稿變口語！

我們學會透過朗讀建立你和講稿的橋梁，
並且透過交互的朗讀與修改，
把書寫體的講稿變成適合演講與簡報的口語體。
然而對於演講來說，光是「口語化」是不夠的！
它還需要更多元素賦予其表現力，
讓內容從沈靜的稿子變成有力的言語。

那怎麼樣才能擁有這樣的表現力呢？
這時我們便需要借助文字之「外」的演講語言
也就是眼神交流、肢體語言和語調變化。
這三者就像是舞台上無聲的語言，
可以協助你所想分享的內容更加的精彩。
另外最後我們也會稍微討論到第四個元素，也就是視覺輔助。
雖然視覺輔助並不是我們與生俱來的能力，
卻是一項強大而實用的工具。

接下來就替各位一一介紹吧！

我手寫我口：用「動態朗讀修改」讓講稿變口語！

從「決定於下筆的剎那：由構稿方式看講台呈現！」

以及「想講出精彩的演講？從寫好稿子開始！ 」的分享中，

我們可以了解建構講稿、甚至是逐字稿，

對於一場演講/簡報的重要性，

就如前文所言：「所有偉大的演講，也都是從偉大的演講稿開始！」

然而撰寫逐字稿很容易使你的演講聽起來不口語、有點僵，

甚至造成反效果，使你和觀眾距離疏遠。

這樣的問題該如何克服呢？

以下就是BILL今天要分享的解決方法：「動態朗讀修改」

動態朗讀修改的概念是，

透過朗讀建立你和講稿的橋梁，

並且透過交互的朗讀與修改，

把書寫體的講稿變成適合演講與簡報的口語體。

其必要性在於當我們撰寫講稿時，
大多是分成數次、花較長的時間寫完的，

因此在不同的情境下
寫出來的文字會有的思路的差異。

演講的轉捩點：善用簡報時的停頓與沈默

有句古諺說：

「雄辯是銀，沈默是金」

很多跟簡報相關的書籍

會告訴你適當運用停頓與沈默的好處；

相信各位讀者或多或少

也看過類似說法、有過相關經歷。

然而各位可曾深究過，

為什麼一場演講或是簡報會需要停頓與沈默呢？

表面上的原因

是給與聽眾和自己喘息的空間；

然而若你細細深究的話，

會發現其實背後有兩個很深遠的原因：

「停頓」是為了於建立演講的邏輯；

「沈默」則是引導觀眾開始真正進行思考。

想講出精彩的演講？從寫好稿子開始！

每次提到「簡報」這兩字，

就一定會聯想到當代最偉大的商業簡報大師-

前Apple執行長Steve Jobs。

在舞台上，他一舉手一投足是如此自然，

彷彿一切盡在他的掌握之中。

但你可知道他是如何做到如此精湛的演出嗎？

在漫長三個小時的Presentation中，

為什麼他講的每一句話都如此句句珠璣呢？

原因很簡單！

因為他會「背稿」，

不但會背稿，而且還會背到滾瓜爛熟、出神入化!!!

很多的簡報的書籍都會告訴你，

在進行簡報或是演講時

千萬不要寫逐字稿，

因為那會使你的演講聽起來不口語、有點「僵」等等。

最好就寫幾點重點大綱就好了。

但事實並非如此-

口語與否是個需要克服的問題，

而不是一個應該逃避的問題；

而且最重要的是，

其實這世界上所有偉大的演講，

也都是從偉大的演講稿開始！

決定於下筆的剎那：由構稿方式看講台呈現！

「當你開始構思演講的時候，你會

1. 先打開PowerPoint等簡報軟體開始製作投影片、

2. 先開啟Word或是作文紙開始寫稿，還是

3. 先在一張廢紙/軟體上面發展心智圖MindMap呢？」

近年來，
和演講有關的教學不斷興起，
上台演講所使用的呈現技巧，
如肢體動作、眼神交流、抑揚頓挫等觀念，
也逐漸普及在大家的心中。
然而有趣的是，
雖然大部份的教學著重於完稿後講台表現的修飾，
但是實際上
講台表現有很大一部份，
卻是在你下筆構思的刹那就已經決定了！
原因是因為
我們下筆構稿的方式，
往往反映我們內心邏輯建構的過程，
也因此跟著影響我們在講台上的呈現。

就如一開頭的問題所言，
基本上演講的構稿可以分成三種種要方式，
也就是「簡報軟體進行構稿」、「文書紙筆進行構稿」、「用心智圖進行構稿」。
不同的構思方式，

並無本質上的優劣，

但各有其所長與其所短，

我們就在下面一一進行分析吧！

什麼樣簡報最適合？用適當類型的簡報引導上台呈現

如何在台上有著最佳的簡報呈現，

一直都是每一位簡報者追求的夢想。

而在不同的場合中，

往往有著不同的「最適」簡報方式。

然而許多人卻常常誤解簡報設計的本質，

總是認為天下所有的簡報都要以圖像為主、文字越少越好，

如Steve Jobs的一般；

抑或是認為過度圖像化的簡報乃是譁眾取寵，

遵循「標題-圖片-文字」的規則乃是王道。

那究竟誰是誰非呢？

事實上，

這兩種說法在某些情況之下都是正確的，

就像是瞎子摸象一般，

他們都屬於簡報設計的方式之一。

然而這些說法所忽略的是，

「簡報設計的本質是協助觀眾領略講者的用意」

而隨著簡報場合的變化，

最佳的簡報設計方式也隨之改變；

而在改變之中，

最重要的變因便是「觀眾吸收資訊」的方式。

這也是我們今天主要討論的主題。

Let it Be Story: 故事，與說故事的方法（2）

本圖引用自電影<愛在日落巴黎時>

相信每個人都曾經有這樣的經驗：在一場演講時，台上的講者感覺很緊張，講話速度飛快，但你卻聽不懂他在講什麼，一副不知所云、意義不明的樣子。這時你或許會為他感到緊張，抑或是因為自己無法理解而感到內疚。不過其實你可以不要內疚，因為可以很確定的是，一般而言這種情況十次有九次都是講者的問題。繼續上篇文章所建構的故事的概念，如果你在台上進行演講或是簡報的話，一場融合故事、感性與理性的成功簡報可以分成四個要素：

1. 透徹了解自己想說的內容，並且非常熱情的想要把內容分享給觀眾。
2. 站在觀眾的正前方，並應用親切易懂的語言，讓整場演講看起來像是普通的對話，卻又充滿熱情。
3. 遇到專有名詞時，不會受到干擾、不打亂簡報的節奏。
4. 用真實發生的故事進行舉例，甚至是自身經歷。而且所引用的故事都切中題意，和核心概念環環相扣。

Let it Be Story: 故事，與說故事的方法（1）

本圖引用自電影<愛在黎明破曉時>

如果你要說明複雜構想，最簡單的方法就是透過能夠強調出重點的實際例子，或是故事分享。通常又好又短，並且是有趣的故事以及實際的例子，這樣更容易讓觀眾對你印象深刻。
<presentationzen: 簡報禪—圖解簡報的直覺溝通創意>這個書中，介紹了許多關於故事，與說故事的方法。我們接下來就來看看該怎麼說故事吧！

一般來說，好的故事都有有趣且清楚的開場，中間則有刺激人心、引人入勝的內容，在最後則是清楚的結論。我們之所以會認為這是好的故事、我們喜歡的故事，可以說是因為某種程度上我們的大腦會潛意識的去選擇和生存攸關、跟自己有關的情節。這也是為什麼在上課時，雖然我們的意識告訴我們要一遍又一遍地去念課本，或是回家趕快寫Essay，然而我們的大腦會不斷地告訴我們，這是一件無聊、一點都不好玩而且與生存無關緊要的事。因此我們會選擇性的忽略它，儘管意識告訴我們這些事情很重要。

SUCCESs:「成功」演說的6個原則

簡報藝術烘焙坊一直以來都在和大家分享製作簡報的方法、技巧，以及最重要的，心法。這些工具最重要的目的便是幫助我們說好我們想要說的「故事」，讓資訊的傳遞者與接受者的聯結更加緊密。但是究竟是什麼樣的故事才會迴盪在人們的心中呢？

在Presentation Zen這一本書中，作者介紹了6個讓你的表達構想深具影響力的關鍵原則：
「簡潔 Simplicity」, 「出人意料之外 Unexpectedness」, 「具體Concreteness」, 
「可信度高 Credibility」, 「富有情感 Emotions」, 「具有故事性 Stories」
這些字的字首合起來，便是「成功」演說的六大要素SUCCESs。
究竟作者怎麼介紹這六大要素呢？讓我們繼續看下去......

Beyond Presentation：2.你的重點是什麼?

關於前Apple傳奇執行長賈伯斯有一個惡名昭彰的傳說：

「曾任蘋果公關的Ed Niehaus透露，有一次他與賈伯斯下樓，中間電梯門打開，一名女職員看見他們，露出很不想搭這班電梯的表情，賈伯斯開口詢問她的姓名與職務，並連續發問：『你哪個單位的？做什麼的？公司為何需要你？』結果聊了幾句，電梯到達1樓時，賈伯斯對她說：「我們不需要妳了。」隨即走開。從此以後任何一位蘋果員工都不希望在電梯內遇見賈伯斯。」

這則傳說連同賈伯斯其他的傳奇行徑常常成為人們討論或是批評的對象。雖然後來據說這其實只是外界為了打擊蘋果形象而捏造的故事，但真實性並不是這一篇的重點，這一篇想要談的是所謂的「電梯測試」

Beyond Presentation：1.初心者的眼光

本圖設計思維參考自"presentationzen" by Garr Reynolds

今天，我們不談簡報，我們談談簡報以外的世界。

簡報藝術烘焙坊開張至今，已經分享了不少簡報製作及設計技巧。在不斷和大家分享這些知識的同時，接下來Bill打算把我們分享的文章提升到一個全新的層次，也就是簡報呈現的「概念」或「心法」。這些對我們來說是概念層次的思維，雖然乍看抽象，但卻是真正可以帶得走的事物。或許有一天我們的簡報軟體會改變，或許有一天我們所分享的技巧漸漸變得落伍，但是接下來分享的，卻是禁得起時間考驗的想法。這會需要你花一點時間思考和消化，但如果你能夠理解，他將是跟著你一輩子的想法。

該不該念投影片：簡報的互動哲學

又是Bill回來囉！繁忙的彩曈由於被徵召去報英文paper，所以今天就由Bill來和大家分享吧！

相信願意花時間收看簡報藝術烘焙坊的你，應該多少有聽過一些原則包括什麼「不要念投影片」、「不要把你要講的話每一個字打在投影片上」、「一張投影片不要超過五個項目(Bullet Point)」、「每張投影片以停留1分鐘最為適宜」等等的原則，這似乎很有道理，但又感覺似乎很難遵守，究竟是怎麼回事呢？

講清楚說明白：拿麥克風學問大

不曉得各位有沒有經驗是，聽見自己的主管、長官上台拿起麥克風，結果調了老半天卻都沒有聲音？或是雖然拿著麥克風，但卻永遠無法聽見他在講啥，頻頻爆音？更有甚者，就像在聽「黑暗騎士：黎明昇起」中的大反派Bene說話，永遠噢噢啊啊聽不清楚？撇開純粹的設備問題不說，這種問題的原因十之八九都是因為「麥克風拿法不對」。

基本上拿麥克風有三個主要注意事項：保持適當距離、手握上端、盡量保持正對嘴部

丹佐．華盛頓2011年為賓州大學畢業生演講

"To get something you never had, you have to do something you never did."
-Denzel Washington

這一篇是好萊塢影帝丹佐.華盛頓在賓州大學的畢業演說，
內容提到他過去爭取百老匯演出的經過、坎坷的求學過程，
並鼓勵畢業生勇於接受挫折、迎向挑戰。
丹佐並非典型的演講大師，

在這一篇演講中，他的表現並非無瑕。
但是他深厚而自然的演戲基礎，
讓他在講台上的演說就如同和觀眾對話一樣自然。
在這一篇中，有幾個地方值得學習或參考：