商務簡報專欄：面對組織簡報版型制式規定，如何應用簡報的設計概念？

前幾天在企業內訓時，學員問我們：

「有效資訊的概念真的很實用，但是公司對簡報版型有制式規定，不知道該如何應用才會被接受？」

「我們公版的投影片上面會看過，如果太『簡約』的話他們會叫我們加東西，不知道該怎麼辦...」

「長官對於設計沒有sense，只會一直叫我們加東西，除非可以背著他們再偷偷刪掉，現在學的這些設計技巧，都用不上了！」

相信這些問題也是許多讀者的困擾，面對組織最愛要求的品牌辨識度，或頂頭上司的古典審美品味，

像是頁首大圖所示的簡報設計概念、圖像傳達技巧便無法使用，實在是壯志難伸。

遇到這種情況時該怎麼辦呢？

知名簡報書籍presentationzen(簡報禪)的作者Garr Reynolds在書中建議讀者遇到這種狀況時，

千萬不要妥協、一定要堅持下去才能夠避免走回頭路，

但可惜的是，在現實生活中這絕對是個中肯但不負責任的建議。
為什麼呢？因為或許你的設計是較佳、較有效的，
但像這樣的上級首先注意到不會是較佳的設計（如果他/她識貨的話也就不會刁難你了），
反而認為你違抗組織的要求、命令。
面對這種狀況時，處理基本心法就是「先滿足組織/上級的需求，再秀出自己的設計」

假設你在設計一份投影片（如下），預計呈現的順序如下圖1, 2, 3, 4...所示。
每一頁預設的模板佔去了畫面大部分的空間，包括一直出現的公司Logo、大量條列式冗詞，
以及沒有實際用途的上下橫幅等（下圖灰色區域）。
真正的「有效資訊」，也就是你心目中的重點，被壓縮在畫面右側的小角落中（下圖紅色區域）：

還記得前面提過的心法「先滿足組織/上級的需求，再秀出自己的設計」嗎？
接下來我們就介紹三種方法，看看上述心法如何應用在實際情況。


1. 把有效資訊的設計，當作是制式簡報的「補充說明」
雖然固執的觀眾可能會堅持制式版型，但是他們也是凡人，無可避免會受到設計雜訊的干擾。
如在本例中他們可能會認為圖應該縮小放在右側，但後果就是他們自己也看不清楚圖的內容。
因此當你在呈現簡報時，一個非常好的策略就是先把制式版型的簡報呈現出來，
並跟觀眾說明「現在要說明的是這個部分......如果我們深入探討的話，可以再聚焦在這個項目上」
然後下一張投影片，再秀出你心目中的有效資訊，如滿版出血的圖或資訊圖表等，如下圖所示：

這個方法的關鍵在於，先出現的制式簡報雖然充滿雜訊、無法幫助理解，
但這樣的舉動本身，卻滿足了台下(位階比你更高的)觀眾潛在的掌控感。
或許這並不完美，但是卻能在過程中用不衝突的方式慢慢潛移默化原本固執的觀眾。

同樣的，如果制式版型要求在同一頁塞進所有內容，
你依舊可以在前面先放一張內容詳細、把所有內容依照制式版型塞入的投影片，
接著再把內容拆分、一頁一個重點的有效資訊投影片，當作該投影片其後的補充說明。
這就是「先滿足組織/上級的需求，再秀出自己的設計」心法在實務上的體現：

2. 把鋪梗、營造氣氛的投影片，變成獨立類型的版型
很多學員在設計簡報架構時，會想要跳脫死板板的報告順序，在冰冷的純資訊中插入一些「鋪梗」投影片，
讓簡報在進入該段落之前，先賦予觀眾注意傾聽的動機。
但是在制式版型中企圖設計這樣的投影片，就像國中生企圖在制服上動些手腳讓自己變得特別一般，
往往落得畫虎不成反類犬的下場，鋪梗不成，倒是畫面變得很不協調。
尤其在當你企圖營造笑點時，套在制式投影片版型的鋪梗設計就好像對觀眾說：「大家好，接下來要跟大家說一個笑話」一般，不論接下來你的笑話多好笑，效果都會大打折扣。

遇到這種情況時，
比較適合的做法是，將那些單純用於「鋪梗、營造氣氛」的投影片，變成與制式版型不同的獨立版型，
或是乾脆不要用投影片，直接按「B」進入黑幕、單純用口語與肢體語言營造氣氛。
不論前者或後者，都能確保你在當下只呈現出有益於觀眾理解的有效資訊（前者藉助了視覺語言，後者則完全只用聽覺語言呈現有效資訊），
因此都會比直接硬套版型，或是在既有框架下企圖實現小創意，還要有效許多。

3. 反求諸己：我的設計真的已經完全剔除雜訊了嗎？
簡報設計的初學者，常常在剛學到一些觀念之後，就希望將自己的簡報立刻砍掉重練，大破大立。
同時恨不得拋棄原先限制創造力的模板。
但是在這麼做之前，我們可以先審視：自己設計的基本功是否扎實？
我們真的都已經能做到「極大化資訊、極小化雜訊」，也就是「有效資訊極大化」了嗎？
平常可以做個簡單的自我測試，
看看自己是否已經把對齊、去除框線、剔除裝飾等降低雜訊的動作變成習慣。
如果你還沒養成習慣，那麼即使有一天你終於可以普羅米修斯解縛—
拋棄模板、隨心所欲的設計簡報，你的簡報設計依舊會有其極限，
因為畫面中的雜訊永遠會跟隨在你往後的設計中，直到你養成剔除雜訊的習慣為止。

最後簡單替大家總結以上分享的概念：
面對組織簡報版型制式規定時，
簡報的設計心法就是「先滿足組織/上級的需求，再秀出自己的設計」，
先以同理心，潛移默化原本固執的觀眾。

同時別企圖在制式版型中硬加上不適合的素材，並練好自己的設計基本功。

設計始終不脫離人性，雖然我們分享的內容多數聚焦在視覺設計的層面，

但終究這一切都是從對觀眾的同理心出發的。

因此當你在思考視覺設計的方法時，

站在觀眾的角度思考，你會發現一切都變得更容易理解！

前幾天在企業內訓時，學員問我們：「有效資訊的概念真的很實用，但是公司對簡報版型有制式規定，不知道該如何應用才會被接受？」「長官對於設計沒有sense，只會一直叫我們加東西，除非可以背著他們再偷偷刪掉，現在學的這些設計技巧，都用不上了！」...
Posted by 簡報藝術烘焙坊 SlideArtToasters on 2015年3月31日

作者： BILL (彭毅弘) / 簡報藝術烘焙坊創辦人