2015年3月31日

商務簡報專欄:面對組織簡報版型制式規定,如何應用簡報的設計概念?

前幾天在企業內訓時,學員問我們:
有效資訊的概念真的很實用,但是公司對簡報版型有制式規定,不知道該如何應用才會被接受?
我們公版的投影片上面會看過,如果太『簡約』的話他們會叫我們加東西,不知道該怎麼辦...
長官對於設計沒有sense,只會一直叫我們加東西,除非可以背著他們再偷偷刪掉,現在學的這些設計技巧,都用不上了!
相信這些問題也是許多讀者的困擾,面對組織最愛要求的品牌辨識度,或頂頭上司的古典審美品味,
像是頁首大圖所示的簡報設計概念、圖像傳達技巧便無法使用,實在是壯志難伸。
遇到這種情況時該怎麼辦呢?

知名簡報書籍presentationzen(簡報禪)的作者Garr Reynolds在書中建議讀者遇到這種狀況時,
千萬不要妥協、一定要堅持下去才能夠避免走回頭路,
但可惜的是,在現實生活中這絕對是個中肯但不負責任的建議。
為什麼呢?因為或許你的設計是較佳、較有效的,
但像這樣的上級首先注意到不會是較佳的設計(
如果他/她識貨的話也就不會刁難你了)
反而認為你違抗組織的要求、命令。

面對這種狀況時,處理基本心法就是「先滿足組織/上級的需求,再秀出自己的設計

假設你在設計一份投影片(如下),預計呈現的順序如下圖1, 2, 3, 4...所示。
每一頁預設的模板佔去了畫面大部分的空間,包括一直出現的公司Logo、大量條列式冗詞,
以及沒有實際用途的上下橫幅等(下圖灰色區域)。
真正的「有效資訊」,也就是你心目中的重點,被壓縮在畫面右側的小角落中(下圖紅色區域):
還記得前面提過的心法「先滿足組織/上級的需求,再秀出自己的設計」嗎?
接下來我們就介紹三種方法,看看上述心法如何應用在實際情況。


1. 把有效資訊的設計,當作是制式簡報的「補充說明」
雖然固執的觀眾可能會堅持制式版型,但是他們也是凡人,無可避免會受到設計雜訊的干擾。
如在本例中他們可能會認為圖應該縮小放在右側,但後果就是他們自己也看不清楚圖的內容。
因此當你在呈現簡報時,一個非常好的策略就是先把制式版型的簡報呈現出來,
並跟觀眾說明「現在要說明的是這個部分......如果我們深入探討的話,可以再聚焦在這個項目上
然後下一張投影片,再秀出你心目中的有效資訊,如滿版出血的圖或資訊圖表等,如下圖所示:
這個方法的關鍵在於,先出現的制式簡報雖然充滿雜訊、無法幫助理解,
但這樣的舉動本身,卻滿足了台下(位階比你更高的)觀眾潛在的掌控感。
或許這並不完美,但是卻能在過程中用不衝突的方式慢慢潛移默化原本固執的觀眾。

同樣的,如果制式版型要求在同一頁塞進所有內容,
你依舊可以在前面先放一張內容詳細、把所有內容依照制式版型塞入的投影片,
接著再把內容拆分、一頁一個重點的有效資訊投影片,當作該投影片其後的補充說明。
這就是「先滿足組織/上級的需求,再秀出自己的設計」心法在實務上的體現:


2. 把鋪梗、營造氣氛的投影片,變成獨立類型的版型
很多學員在設計簡報架構時,會想要跳脫死板板的報告順序,在冰冷的純資訊中插入一些「鋪梗」投影片,
讓簡報在進入該段落之前,先賦予觀眾注意傾聽的動機。
但是在制式版型中企圖設計這樣的投影片,就像國中生企圖在制服上動些手腳讓自己變得特別一般,
往往落得畫虎不成反類犬的下場,鋪梗不成,倒是畫面變得很不協調。
尤其在當你企圖營造笑點時,套在制式投影片版型的鋪梗設計就好像對觀眾說:「大家好,接下來要跟大家說一個笑話」一般,不論接下來你的笑話多好笑,效果都會大打折扣。
遇到這種情況時,
比較適合的做法是,將那些單純用於「鋪梗、營造氣氛」的投影片,變成與制式版型不同的獨立版型,
或是乾脆不要用投影片,直接按「B」進入黑幕、單純用口語與肢體語言營造氣氛。
不論前者或後者,都能確保你在當下只呈現出有益於觀眾理解的有效資訊(前者藉助了視覺語言,後者則完全只用聽覺語言呈現有效資訊),
因此都會比直接硬套版型,或是在既有框架下企圖實現小創意,還要有效許多。


3. 反求諸己:我的設計真的已經完全剔除雜訊了嗎?
簡報設計的初學者,常常在剛學到一些觀念之後,就希望將自己的簡報立刻砍掉重練,大破大立。
同時恨不得拋棄原先限制創造力的模板。
但是在這麼做之前,我們可以先審視:自己設計的基本功是否扎實?
我們真的都已經能做到「極大化資訊、極小化雜訊」,也就是「有效資訊極大化」了嗎?
平常可以做個簡單的自我測試,
看看自己是否已經把對齊、去除框線、剔除裝飾等降低雜訊的動作變成習慣。
如果你還沒養成習慣,那麼即使有一天你終於可以普羅米修斯解縛—
拋棄模板、隨心所欲的設計簡報,你的簡報設計依舊會有其極限,
因為畫面中的雜訊永遠會跟隨在你往後的設計中,直到你養成剔除雜訊的習慣為止。


最後簡單替大家總結以上分享的概念:
面對組織簡報版型制式規定時,
簡報的設計心法就是「先滿足組織/上級的需求,再秀出自己的設計」,
先以同理心,潛移默化原本固執的觀眾。
同時別企圖在制式版型中硬加上不適合的素材,並練好自己的設計基本功。
設計始終不脫離人性,雖然我們分享的內容多數聚焦在視覺設計的層面,
但終究這一切都是從對觀眾的同理心出發的
因此當你在思考視覺設計的方法時,
站在觀眾的角度思考,你會發現一切都變得更容易理解!

前幾天在企業內訓時,學員問我們:「有效資訊的概念真的很實用,但是公司對簡報版型有制式規定,不知道該如何應用才會被接受?」「長官對於設計沒有sense,只會一直叫我們加東西,除非可以背著他們再偷偷刪掉,現在學的這些設計技巧,都用不上了!」...
Posted by 簡報藝術烘焙坊 SlideArtToasters on 2015年3月31日

作者: BILL (彭毅弘) / 簡報藝術烘焙坊創辦人