2021年7月21日

簡報排版別再靠靈感!解析複雜資訊的圖文排版邏輯

(作者 / 內容策劃:Richard 林柏儒)

今天要來跟大家聊的可能是很多人的心頭之痛,就是要怎麼搞定簡報的排版,尤其是複雜資訊的排版。我們常會覺得排版是一門玄學,表面上只是要怎麼安排圖片與文字的位置,但實際下去排後才發現,這水真是深到不行。雖然排版的確沒有標準答案,但也不盡然只能靠天份靠靈感,還是有一些可以依循的步驟與邏輯,能夠引導你做出合理的排版。這該怎麼做呢?

案例解析

同樣的,我們先從案例講起。這是與一個全球知名的食品品牌合作的設計案,不過倒不是有什麼食品要賣,而是他們也會參與該領域的學術研討,而我們的任務則是協助他們在學術領域的簡報溝通能夠做得更好。這次我想討論的案例,就是一個典型的學術型簡報,你不會有什麼漂亮的大圖大字,只有純粹的資料與複雜的學術邏輯。

這一頁的原稿大意是,我們的腸道菌對於腸道壁與免疫系統發展都有幫助,在這兩個方面各自有兩個不同的幫助面向,而這些幫助在人的嬰兒時期特別重要,底下又細分為三個不同的時期。


聽起來複雜是一回事,但問題是原稿的這一頁,一眼望去最明顯的是這三個嬰兒的圖,對應到嬰兒發展的三個時期,然後箭頭向右指到一張字很小的圖表,最後我們才看到下方用來描述腸道菌功能的文字。這個視覺動線的順序和這張投影片要表達的原意是對不上的,而要我們一眼望去能很快地理解這張投影片在表達什麼,也是很有難度。

那接下來我們該怎麼調整這張投影片的排版呢?我會把接下來要做的是分成兩個步驟,第一步是「根據資訊邏輯排版」,第二步則是「安排設計元素權重」。

根據資訊邏輯排版

第一步「根據資訊邏輯排版」,首重清楚理解自己要表達的資訊邏輯是什麼,把資訊分出不同層級。以這張投影片來說,最大的架構是關於腸道菌的知識中,先分成腸道菌的角色與發展歷程兩部分,這是第一個層次。

接下來的第二個層次,在角色的部分,分別對腸道壁發展與免疫系統的刺激有幫助。在發展歷程的部分,則是談到不同腸道菌在人的一生中的發展變化。最後第三個層次,腸道壁的發展與免疫系統的刺激各有兩個例子,而一生的發展歷程中則特別側重嬰兒時期的三個階段。


在我們把資訊邏輯拆解清楚後,如果這張投影片的目的是要讓觀眾了解這個資訊邏輯,那麼接下來的排版就不用想得太複雜,就把資訊邏輯忠實反映在版面上即可。既然第一層的資訊分為兩個部分,那麼我也先把標題以外的空間切成兩部分,並把子標題放在這兩個空間中最上面的位置。


接著第二層的資訊,要把腸道菌的角色分成兩塊,我也把左邊的空間再切割成上下兩塊,分別留給這兩個角色。而右邊關於腸道菌的發展,我們要提的是一生的發展歷程,因此把整個圖表放在右邊的空間就是合理的。


最後是第三層,我們可以直接把和角色有關的例子分別放進左邊的兩個空間中,而在發展歷程的部分,可以在圖表上特別強調嬰兒的階段分為三個階段。這樣大致上的版面安排就完成啦!


不過做到這裡還沒完,畫面上的資料大小看起來差不多大,這樣還沒辦法忠實反映我們的資訊邏輯。我們還要加上第二步「安排設計元素權重」,才算完成。

安排設計元素權重

所謂設計元素的權重是什麼意思呢?設計元素就是我們版面上的點線面、色彩與文字等等,而權重則代表我們認為這個元素有多重要,越重要的元素應該越引人注目、越容易被注意到才對。這裡我們先跳開剛才的案例,先來看另一頁。這是其中一個章節頁,代表我們接下來要討論的是三個部分中的第一個部分。


就算我不說,你也會知道我們要討論的是第一個部分,但這是為什麼呢?這是因為第一個部分的設計元素權重比另外兩個高。這些權重體現在一系列的對比中,比如說彩色比灰階更重要,填滿的色塊比空心的框線更重要,粗體的文字比細體更重要等等。當然你不需要把所有的對比都用上,只要挑其中的一兩個或許就夠了。


那回到我們剛才的畫面,我們可以怎麼運用這些對比來安排設計元素的權重?首先我們要決定給哪些資訊較高的權重。如果我這一頁想要快速讓觀眾了解整個資訊邏輯,那麼我應該根據層級,把第一層的資訊賦予最高的權重,第二層的次之,第三層的再次之。

所以第一層的角色與發展這兩個詞,我就選擇用彩色且帶有一點陰影立體感的色塊來處理;而第二層的資訊則用較大的文字與大面積圖表來呈現;第三層的資訊則用較小的文字來表現。這樣觀眾的注意力就會依照這個資訊層級由上到下分配,先注意到上層的資訊、再注意下層的資訊,一眼望去就能初步理解整個資訊邏輯的架構了。


如果你覺得這些資訊太多了,想再拆分頁面當然也沒問題,比如說腸道壁的角色與發展歷程各一頁,這就和你預期的講解節奏配合就可以囉!

分享總結

那麼以上就是這次的分享啦!在今天的案例中我們討論了我的排版邏輯,即便你想呈現的資訊相當複雜,把握「根據資訊邏輯排版」與「安排設計元素權重」兩個步驟來進行,依然可以合理處理好簡報的排版。不知道這是否讓你對排版的想法有些改觀呢?或者是想看更多案例的話,也歡迎跟我們說,我們下次再見啦!

訂閱簡報藝術烘焙坊的最新分享

* indicates required