(本文作者/內容策劃：林柏儒 Richard)
年底往往是各大公司舉辦發表會的旺季，而我們在連續協助兩個發表會的簡報後，也希望和各位分享我們學到的心得。以下我列出我在「發表會簡報」的製作上會特別注意的四個注意事項，有需要的朋友歡迎參考！事項一：先搞清楚尺寸
不同於一般簡報製作先確認講稿內容的做法，發表會簡報首重場地調查，我會希望一開始就拿到發表場地的投影幕尺寸、場地大小與燈光等等資料，打從一開始就將場地因素考量進去。這是因為發表會場地不同於一般簡報情境，不是隨便設個 4:3 或 16:9 的畫面都可以勉強試用，有機會拿到 32:9 或是 4:1 的超寬比例，這是一開始就要納入考量的。
另外，我會特別注意最左右兩側留下 5% 左右的空間不要放任何重要的資訊，以免投影機投出畫面時，在校正的過程被犧牲掉。
這是事項一的衍伸，但是個重要的細節。如果是一個訊號源，我們可以想成只有一個投影機，而又不幸地拿到超寬比例的投影幕尺寸，那就真的要用超寬的版面去排版。以 3840*1080 來說，排版上或許可以比較取巧地把他想成兩個 1920*1080 的 16:9 版面並排下去處理，會比正面處理 3840*1080 容易些，甚至是分割成三個畫面也行。
如果是兩個甚至三個訊號源呢？那非常不幸的我們就得拆成兩到三個檔案分別製作，排版上的挑戰比前者大得多，尤其是那些素材必須橫跨檔案的時候。然而，挑戰雖大，這種做法的彈性也是最大的，我們可以做出在單一訊號源、只有一個檔案時較難處理的動畫或影片不同步播放，這就是比較進階的部分了。
事項三：播放用的電腦是什麼作業系統？簡報軟體版本為何？
這件事的重要性應該不必多說，會大幅影響檔案中使用影片與動畫的方式。關於影片的部分，我們已經在〈想在簡報中嵌入影片，要注意哪些事？〉一文中著墨甚多，總之盡可能用與播放簡報的電腦相同的作業系統與簡報軟體版本來插入影片，盡量降低風險。動畫的使用上，舊版本不能播放新版本的動畫，因此若播放簡報的電腦簡報軟體版本較早期，在設計動畫效果時必須遷就早期的動畫，否則相當容易失敗。甚至，我還會準備無動畫簡報與 PDF 的版本，在各種無法預期的悲劇發生時至少還可以撐住場面、不開天窗。
事項四：善用黑底
發表會的簡報往往逃不掉影片與全頁的圖片，但如果投影片尺寸非常寬，硬要把圖片拉大到滿版很可能會不小心切到畫面中的重點，這該怎麼辦呢？這時我們不如把圖片盡可能的置中，並將投影片的底色改為黑色，像下圖這個樣子。
在做簡報時我們可能會覺得左邊右邊一片黑相當突兀，但現場播放時聽眾的目光會自然被中央的圖片或影片吸引，黑色區域就會被當成沒有畫面的區域而與場地相當自然的融為一體。其實不只是發表會的簡報，如果我們平常需要使用滿版大圖時就可以利用這個技巧！
分享總結
今天我們分享了製作發表會投影片時最重要的注意事項。首先關注場地相關資訊，包括投影片尺寸、投影機訊號源的數量、播放電腦的系統與簡報軟體版本。對於影片與圖片，則可以善用黑底來避免排版上無法滿版的限制。顧好這四個注意事項，想必能讓發表會的簡報演講更成功！
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