如何簡單、快速的做好一份簡報？

(本文作者/內容策畫：Bill 彭毅弘)

歡迎各位朋友再次收看我們10分鐘學簡報的系列分享。斷斷續續的進入具有里程碑意義的50集分享，Bill想跟各位朋友聊一聊幾乎所有學員參加實體講座或線上課程時，最如鯁在喉、卻又問不出口的究極大哉問：「如何簡單、快速的做好一份簡報？」

這個問題問起來簡單，不過卻同時包括了三個最不可能同時達成的條件：既要技術「簡單」，又要短時間「快速」，且品質要「好」，誒，這不是強人所難嗎？這不就是傳說中找設計師或是工程師做專案的死亡交集嗎？

誒，然而事實上不騙你，這還當真就做得到——讓你能用簡單的方法、快速的速度，做出一份讓人滿意的好簡報。那這究竟是怎麼做到的呢？且讓我們繼續看下去！

好簡報的第1個層次：「熟練技巧」

在一般人的心目中，要把簡報做的又簡單、又快又好，需要的便是對於製作與設計「技巧」的熟練。所以許多剛加入我們「10分鐘學簡報交流社團」的朋友在「想學到什麼簡報知識呢？」的調查中不外乎是回答想學會排版、字體、配色與動畫等技巧。

而在YouTube上不少朋友也是從諸如「如何調教只有文字的簡報?」、「如何在PPT中做出半透明的圖片？」、「別讓SmartArt壞了你的簡報」等影片分享中認識我們的。

因此我們在線上課程平台Hahow上面的經典課程「精準設計：PowerPoint實戰技巧」便是為了幫助更多朋友熟練PPT的技巧而開設的。

然而，如果你是一位熱愛學習簡報的朋友，那麼你應該很快就會發現一個令人悲傷的事實，那就是「製作技術的進步是有上限的！」——製作技術好的老手比起一般人，速度頂多快了5倍——但是就算是這麼快的速度，也不一定更能夠本質上的讓自己準備簡報的效率增加。「該秀什麼內容？」與「怎麼架構資訊」依舊是速度上的瓶頸；而如果你還需要跟其他人一起合作這份簡報的話，那麼更可怕的「反覆修改」甚至「砍掉重練」更是簡報老手的夢魘。如果現在的你，正在面臨以上困境的話，那麼Bill會建議你朝下一個層次邁進！

好簡報的第2個層次：「優化流程」

對於簡報老手來說，除了單純製作技術之外，眼界會更為開闊、更完整的照顧到技術之外簡報的其他面向，比方說「與人溝通的方法」、「演講表達的技術」，「簡報架構與發想的工具」等等。而這些不同的面相在準備簡報時，該如何「優化流程」才能面面俱到，往往就是簡報老手更加關注的議題。

在我們過往的分享中，「小心設計元素的『軍備競賽』陷阱！」「如何贏得簡報比賽？」「一張投影片該講多久？談簡報的體感頁數」等影片，以及「製作發表會投影片的檢查清單」「聽眾不是全部！談簡報中的隱藏關鍵人物」等文章，著眼的便是整體流程的優化。各位朋友有興趣的話可以回顧一下這些分享。

而在Hahow上面與多位老師合開的「大學生必修的12堂簡報課」以及與泛科學合作的「商務展示：簡報設計與報告技巧」等課程則是分別針對大學生與職場新鮮人設計，介紹在不同場域中，簡報準備流程的重點差異。

然而啊！就算流程再怎麼優化，有時還是逃離不了一種可怕的流程陷阱，我們稱之為「偽工作」。像是花了大把時間準備的簡報內容，結果聽眾卻完全不重視；或是精心雕琢的視覺設計，卻被批評為過度裝飾等等。

這些在觀眾看起來無感、不重視甚至刻意忽視的努力，會讓這些努力本身變成對於實現簡報目的毫無幫助的偽工作——這可是你即便再怎麼提高準備簡報的效率也是枉然的。如果現在的你，正在面臨以上困境的話，那麼Bill會建議你該是時候，再邁向好簡報的最高層次啦！

好簡報的第3個層次：「聚焦目的」

在高手的心目中，「聚焦目的」是簡報的最高境界，簡報的好壞不再是從自身製作技術的好壞、流程的快慢來衡量，而是更加純粹的從「目的」出發，檢視自己的簡報是否有聚焦在自己與觀眾的目的。從目的去篩選，你會發現其實整份簡報準備的內容中，往往只有一兩張投影片，甚至其中的一兩句話，能夠打中觀眾、實現目的。

有些業界的簡報高手，雖然簡報設計看起來其實挺傷眼，但是卻能夠在看似不怎麼樣的簡報中，精準聚焦並達成自己的目的，並獲得專業能力的肯定，而這便是聚焦目的的效益所在。

在我們過往的分享中，「簡報別再窮忙找圖—先想清楚你的『重點』和『盲點』在哪裡！」、「表格設計實戰—如何善用顏色與形狀聚焦重點?」等影片，以及我們在Hahow上面的另一個經典課程「精準設計：簡報心法篇」便是在介紹如何讓簡報聚焦目的、實現目的的系統化做法。

從目的、流程到技術：好簡報的系統化做法

到這邊，不曉得你有沒有看出如何才能夠「簡單、快速的做好一份簡報」了呢？事實上答案就是前面提到的三種「好簡報境界」的整合啦：首先釐清你與觀眾想要達成的「目的」，接著透過有效率的「流程」進行準備，最後透過熟練的「技術」完成製作與上台。

釐清「目的」讓你可以聚焦在真正重要的工作上、避免偽工作；優化「流程」可以讓同樣的工作準備得更有效率；最後熟練的「技術」能讓看似困難的製作變得快速簡單。而這種從「目的」、「流程」到「技術」的三個階段，便是實現「如何簡單、快速的做好一份簡報」的策略。當然啦，想要實現上述策略，絕對不是一蹴可及的，需要不斷累積練習與實踐的經驗；而這些累積成果的結晶，便是專業能力價值的體現。

最後Bill想說，讓更多人認識把簡報做得「又簡單、又快、又好」的系統化策略，便是我們一直以來的目標。從2019的新年開始，我們的新目標便是讓些分享變得更加持續、更加系統化。所以如果你喜歡這篇分享的話，歡迎訂閱＋追縱我們的YouTube頻道，或是加入我們10分鐘學簡報交流社團，讓您隨時可以收到最新的文章/影片分享資訊喔！