(本文作者/內容策畫:林柏儒 Richard)
套用模板真的又快又好、是趕時間時速成的好幫手嗎?其實並不是。模板很方便,但也需要正確的觀念才能真正幫助你製作簡報。今天就來談談簡報模板在使用時最基本的三不與三要!先說清楚,我所要談的「套用模板」並不是指從 PowerPoint 的預設主題模板中選擇一個主題套用到每一頁,這個有沒有套用其實不會差很多 XD
這裡我所指的套用模板,是指你從模板網站 (如 OfficePLUS) 下載別人做的 PowerPoint 模板,並在這些模板中填入內容。與前者的差別是,這種模板已經存在許多預設內容,並不是徒具外框而一片空白,這會大幅度的影響大家使用模板的方式。
觀念一:不要臨時找模板
雖然很多模板網站都會標榜適合懶人、省時精美、高效速成之類的好處,但這是對模板使用上最大的誤解:省時間不代表你可以臨時使用。聽起來很矛盾嗎?
其實不會,因為一旦你真的去找模板,更可能是花了太多時間尋找合適的模板,又因為沒有時間調整而顯得不適合。這就像面試半小時前才衝去服飾店買西裝,當然會因為沒有時間裁縫修改而顯得不合身。況且,你跟這個模板一點都不熟啊!沒時間就該用最熟悉的工具,怎麼會是去找一個自己沒用過的模板呢?
沒時間時,真正該做的是如我們在〈善用「優先度分類法」讓投影片準備效率加倍!〉中談過的,趕快整理好內容結構與摘要小結,並把最重要、非做不可的內容做成投影片。而模板,最適合平常放空時在網站上隨意逛逛,看到喜歡的就先存起來,等自己有需要時再從收藏成果中挑選適合的素材。不一定是很多 PowerPoint 檔案,展示用的圖片就可以了,我會把他們整理在自己的 Pinterest 上以供自己參考。
觀念二:別因公版太醜就放棄治療
許多公司機構會製作專屬的公用簡報模板,俗稱「公版」,並要求內部同仁在簡報時使用這些模板製作投影片。部份朋友哀怨的表示,公版實在太醜,大家不管怎麼做都亂七八糟,令人洩氣。
或許這是事實,但不美觀的公版就像一套不好看的制服,對內至少大家差不多XD 況且就算不能做到賞心悅目,要把內容整理得乾淨整齊其實不難,光這一點就能讓你脫穎而出。雖然這麼說雞湯了點,但在放棄治療之前還有很多我們能努力的地方,這也是我們持續與大家分享的觀念。
想把內容整理得乾淨整齊,可以先從一致性下手。統一使用的字型、使用的色彩 (盡可能和公版一致),再盡可能對齊投影片中的元素,很快就能做到乾淨整齊的程度。至少先做到這裡,你也已經奠定了製作投影片的基礎技巧。日後若有機會擺脫公版簡報,必然能發揮得更好。
觀念三:不要削足適履、硬套模板
有些朋友對於模板的使用抱持著非常高的期待,看著網站上美美的模板,就開始想著下載來套用後自己的簡報也能質感爆棚。這就好像看著店裡的超帥西裝,想像自己穿上後就能變成金城武XD 一旦穿上就會發現,怎麼和想像中差距很大呢?這時才明白量身訂做、適合自己的重要性。
就算一時無法做到量身打造,至少也不要為了符合模板原先漂亮的設計而扭曲自己的簡報內容,這反而是削足適履、本末倒置的。何況很多外觀看來漂亮的模板本身在應用時有很大的問題,例如下面這一張。
那我們能怎麼辦呢?其實我們花個兩分鐘稍加修改,移除不明所以的曲線,添加少許箭頭與連接線,再調整一下文字大小,儼然就是個漂亮的流程圖了。理解上是不是容易許多呢?這才是應用模板的方式。
然而要怎麼適當的修改這些模板成為適合自己內容的投影片呢?這就是個值得專文討論的題目了。今天我們先建立好正確的心態,往後有機會再跟大家分享實作上的眉角吧!
分享總結
今天的分享,是希望能破除錯誤的模板使用觀念,例如沒時間還想套用模板、把失敗推給爛模板、或是忘了量身訂做比模板本身更重要。在有了正確的心態後,有機會再來聊聊好的模板要怎麼找、怎麼應用,才能把技術建立在心法之上。
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