食之無味棄之可惜？談簡報的「目錄頁設計」

(本文作者/內容策畫/影片製作：彭毅弘 Bill)

歡迎各位再次收看我們簡報藝術烘焙坊的分享！在製作會議報告型的投影片時，我們往往會在開頭的部分加入目錄頁提示接下來的進度。雖說目錄頁理論上能幫觀眾掌握簡報的結構，但實際報告真的講到這張投影片時，卻又往往不知道該說些什麼，整個目錄頁變得「食之無味、棄之可惜」，這時該怎麼辦呢？

案例解析 | 文字型目錄頁

這張投影片是某家公司在某次小型會議中所使用的投影片。由於該會議是一個非常小規模的會議，因此報告的項目也只有兩點而已。原始作者將兩點的內容放到投影片上之後，卻覺得投影片看起來十分空洞無聊，整個目錄頁感覺一副可有可無的樣子，這時如果他想要改善這張投影片的話，他應該怎麼處理呢？

解決方案 | 凸顯單一簡報脈絡

想要解決這個問題，首先就要先搞清楚目錄頁存在的「目的」是什麼。由於在看到目錄頁時，觀眾完全不知道上面的每個項目具體會說些什麼，因此此時任何關於細節的說明觀眾都是聽不進去的。所以目錄頁能做的，基本上就是替觀眾形塑接下來內容的大致輪廓，並透過這個大致輪廓形成對內容的合理期待。聽起來覺得很抽象嗎？沒關係，接著我們就透過例子進行解說！
首先我們回到剛才的投影片，相信你就算看到現在，大概對上面的說明依舊是有看沒有懂。而那是因為在觀眾的心目中，很容易直覺的認為這兩點是隨便列的兩點，關聯性不強，因此就算沒有仔細看也沒什麼關係。不過現在我給各位一個任務，就是想想看這兩點之間，有沒有什麼邏輯關聯呢？現在請你把影片停下來，想個30秒的時間，看看能不能找出兩者的關聯：

相信各位在看過之後，應該可以發現其實關聯還真不少，比方說兩者的關聯可以是「銷售面」與「營運面」的連結，或是「產品面」與「資金面」的關係 — 這樣也說得通。那麼究竟哪個才是正確的呢？
事實上，究竟哪個才是正確的關係並不是最重要的問題，因為在真實世界的運作之中，每件事情往往是環環相扣、錯綜複雜的，不一定存在著簡單的關聯。不過對於聽簡報的觀眾而言，他們卻會期待一個簡單合理的邏輯關聯，幫助他掌握整個簡報的脈絡。因此我們要做的，並不是客觀的忠實呈現完整脈絡，而是主觀的選擇其中一種適合觀眾理解的版本加以呈現。
舉例來說，假設我們想要凸顯的，是兩者「銷售面」與「營運面」的關聯，那麼相對應的，投影片就可以設計成這個樣子：

可以發現，雖然原先的內容一樣很完整的寫在下方，但是觀眾對於整個簡報脈絡的瞭解就會變成「喔～原來這個簡報是會先著重在銷售面的狀況，再談營運面的情況啊！」同樣的，如果我們想要著重的是「產品面」與「資金面」的關聯的話，我們也可以把簡報改成這個樣子：

看起來好像也挺有道理的，而透過這樣的目錄，觀眾就可以掌握接下來報告內容的大致輪廓，並產生合理的期待。那麼話說回來，這個方法背後的原理又是什麼呢？

原理解析 | 差別凸顯的應用

這個方法背後的原理，就是差別凸顯出你希望觀眾優先理解與掌握的資訊：

在原始版本的設計中，我們雖然平均凸顯了所有100%的內容，但是觀眾基本上都沒有看進去，所以最後資訊傳達的效率只有0%；而在修改後的版本中，雖然我們只差別凸顯出其中30%的內容，但是卻因為容易讓觀眾吸收，所以最後資訊傳達的效率至少有30%保底的程度，達成了目錄頁設計、讓觀眾掌握整個簡報輪廓的目的。
所以從這兩者的比較我們可以看出，實際上真正重要的，並不是你在簡報中秀了多少資訊，而是觀眾實際上接收了多少資訊。而差別凸顯的應用，就是強化兩者之間的轉換效率，讓目錄頁不只是可有可無的雞肋，而是可以讓觀眾形成對內容合理期待的媒介。

分享總結

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