2015年7月13日

如何做好流程圖的設計 2 — 實戰篇

圖片來源:aplanforliving官方網站
好一陣子沒有見到大家,部落格也都有點長草了 (淚)
這段時間聽到很多讀者告訴我們,
他/她非常喜歡上一篇文章「如何做好流程圖的設計 1 — 觀念篇」所介紹的概念,
但對於如何做到文中的設計卻望之卻步,覺得實際製作的過程想必十分複雜。
然而,其實很多精準有效的設計,背後並不需要很多複雜的技術,更多的是少數技巧的反覆精熟使用。
因此在這一篇文章中,BILL將會跟大家分享在流程圖的設計中,相關的實戰技巧。

回顧上一篇文章,我們提到流程圖設計的三個設計原則:

1. 規劃流程架構
2. 以遮罩與顏色輔助流程圖
3. 快把框框都對齊吧!

其中1所著重的是將流程圖分為鏈狀(一維)樹狀(二維)
針對鏈狀的流程圖可以加以拆分為一頁一個項目,而樹狀流程圖則更需要2與3的技巧。
然而實務上大家最常反映的問題就是:
把這些東西通通對齊簡直浪費時間,我沒時間做啦!」以及「遮罩是什麼東西?怎麼做出來的啊?
其實很多時候,這並不是設計的問題,而是製作的方法不得要領。
接下來我們將以一份描述半導體公司台積電與日月光兩者合作流程的投影片為例,
說明我們製作流程圖設計的要領到底是什麼。


1.「快把框框都對齊吧!」— 對齊實戰篇

在該份投影片的31~33頁中,原始作者詳細地說明了兩家公司合作的流程圖,
為了說明的方便,我們擷取最後一張投影片作為完整流程說明的範例:
這張流程圖是張樹狀流程圖。比起前一篇的範例,這份流程圖的內容顯然複雜許多。
接著我們應用製作原則的第三項「快把框框都對齊吧!」,
在加入圓角方形襯底、統一相關色調,並略去現今已經較少人使用的美工圖案後,重新設計如下:
相信簡報藝術烘焙坊的長期讀者,應該可以很輕易地看出這樣設計背後的原理:
透過統一色彩與創造對齊,可以減少雜訊;
同時顏色選用與LOGO呼應的企業辨識色,能夠增加資訊,
兩者的效益相加,即可增加簡報的有效資訊。
其中若要創造更多的對齊,大小不一的美工圖案自然不是我們考慮的選項;
透過在項目背後襯上適合的圓角方形,可以讓項目間的大小一致,更容易創造對齊
簡單整理前面「對齊」相關的設計概念,即如下圖所示:
現在重頭戲來了。
很多人會說:「我當然知道對齊很好,但太浪費時間了,做投影片不該浪費在這種枝微末節上!
事實上對齊絕非枝微末節,因為它是降低雜訊最直接的手段。少了它,很多資訊難以突顯;
而對齊也絕不會浪費時間 — 只要你能夠善用電腦的輔助!
主流的簡報軟體上(PowerPoint和Keynote),都有可以協助對齊的輔助工具。
下面我們介紹在實戰時最重要的兩項輔助工具:「拖曳複製」與「定軌移動」:
(以下為方便敘述,統一使用Windows電腦快捷鍵說明,Mac使用者請參考上圖代換為對應按鍵)
拖曳複製」:在拖曳任何物件前,只要你預先按住ctrl,接著進行拖曳,此時你並不會拖動選取的物件;取而代之的是,你會拖動一個該物件的分身 (順序是先按Ctrl>開始滑鼠拖曳>到了定點放開滑鼠)。
定軌移動」:若在拖曳物件時,再押下Shift,並在拖曳到定點時,先放開滑鼠、再放開Shift鍵,那麼物件會與初始的位置互相對齊 (順序是先按滑鼠、開始拖曳>按Shift>到了定點放開滑鼠>放開Shift)。

組合Ctrl和Shift兩者,便可讓物件以拖曳快速複製,並用定軌移動使複製物件與原物件互相對齊
(註:請點選播放下方影片,滑鼠旁的圓圈出現表示滑鼠進行點按的動作)

在影片中有個很重要的地方是,因為全程操作都是透過功能鍵的組合進行的,
所以除左右對齊外,過程中你完全不需要依靠肉眼或輔助線進行對齊 — 電腦會自動幫你搞定!

所謂「天下武功,唯快不破!」當你能夠駕馭前面「拖曳複製」與「定軌移動」兩個輔助功能的組合後,
任何複雜流程圖元素的對齊,對你來說都將不再困難。
下面影片中將示範如何用上述功能將每個流程圖中每個區塊組合出來,
過程中你將發現雖然操作者滑鼠動得並不快,但是卻能透過功能鍵輔助讓整個過程優雅、流暢而不費力:



2.「以遮罩與顏色輔助流程圖」— 遮罩實戰篇

流程圖最常出現的另一個盲點,就是把所有的細節都呈現在圖上,因此難以聚焦觀眾的視線。
然而這些細節彼此又無法拆分為獨立的頁面,因此就容易形成「綜觀/聚焦」兩者皆空的尷尬局面。
比方說下面的流程圖中,簡報者企圖介紹其中的某一個環節,因此用了一個對話框加以說明:
然而,相信您也可能覺得,這樣的註解只讓畫面越變越混亂而已。
這時該怎麼辦呢?一個可行的方法便是遮罩的使用。
遮罩是個設計上的概念,在軟體的操作上,其實就是指半透明白色的方塊圖案。
透過遮罩可以減少背景雜訊,凸顯流程圖中我們專注的部分,如下圖所示:
而當我們要講解另外一個步驟時,則可換成讓另外的部分加以凸顯:
兩者相較,你可以發現遮罩的應用能大大降低雜訊,比較如下:
然而問題來了:
我知道遮罩很好用,但我該如何調整哪些項目會被遮罩淡化遮蔽,又哪些項目可以被凸顯呢?
其實說穿了,關鍵就是在於每個物件的圖層前後順序。
物件若是在遮罩的後面圖層,即會被遮罩遮蔽;若要讓物件凸顯,則可使其移到遮罩前面的圖層。
調整物件圖層前後順序的方法,則可先點選物件之後
選取「(圖案)格式>排列」的功能(如下圖),再選取對應的移到上/下層等功能加以調整:
下面影片是該項功能的簡易示範。有三個地方可以稍作說明:
1. 影片中,原本應該是半透明白色的遮罩,改為半透明黑色以利辨識。
2. 操作的軟體介面是微軟將在今年秋天釋出的PowerPoint 2016。
3. 影片中立體呈現、讓我們可以視覺化理解不同物件圖層排序的功能,則是PowerPoint 2016中「重新排列物件」的檢視功能。



最後,替本篇文章簡單做個結論:
其實很多偉大的設計,背後不需要太複雜的技巧;反過來,很多很複雜的技巧其實是沒什麼用的XD
這就是為什麼掌握設計的「有效資訊」核心觀念這麼重要的原因。
所以下次當你在用簡報軟體時,
只要試試今天介紹的對齊「拖曳複製」與「定軌移動」技巧,以及遮罩前後調整的方法
你就會發現:「其實做好流程圖設計,一點都不困難!



P.S. 聽說久違的簡報工作坊又要重出江湖囉~好像將會全面改版、以全新面貌呈現,
有興趣的大家可以在近日密切注意我們的FB粉絲專頁XD

流程圖的設計中,大家最常反映的問題是:「把這些項目通通對齊簡直浪費時間,我沒時間做啦!」「遮罩是什麼東西?怎麼做出來的啊?」其實很多好的設計,背後不需要太複雜的技巧,而是需要少數技巧的精熟駕馭。來看看哪些是在流程圖設計實戰中「必學」的技巧吧!閱讀全文:http://artofslide.blogspot.tw/2015/07/flowchart2_13.html
Posted by 簡報藝術烘焙坊 SlideArtToasters on 2015年7月13日

作者: BILL (彭毅弘) / 簡報藝術烘焙坊創辦人