2013年2月27日

什麼樣簡報最適合?用適當類型的簡報引導上台呈現

如何在台上有著最佳的簡報呈現,
一直都是每一位簡報者追求的夢想。
而在不同的場合中,
往往有著不同的「最適」簡報方式。
然而許多人卻常常誤解簡報設計的本質,
總是認為天下所有的簡報都要以圖像為主、文字越少越好,
如Steve Jobs的一般;
抑或是認為過度圖像化的簡報乃是譁眾取寵,
遵循「標題-圖片-文字」的規則乃是王道。
那究竟誰是誰非呢?

事實上,
這兩種說法在某些情況之下都是正確的,
就像是瞎子摸象一般,
他們都屬於簡報設計的方式之一。
然而這些說法所忽略的是,
「簡報設計的本質是協助觀眾領略講者的用意」
而隨著簡報場合的變化,
最佳的簡報設計方式也隨之改變;
而在改變之中,
最重要的變因便是「觀眾吸收資訊」的方式。
這也是我們今天主要討論的主題。

一般而言
觀眾在一場簡報中
資訊的來源主要有兩個
其一是閱讀投影片(或是任何視覺輔助工具)的內容
其二是聆聽簡報者的說明
由於人的專注力有限
實際上在一場簡報中觀眾的注意力是在上述兩者之間不斷切換的
有時專注在投影片、有時在講者身上
而從整場簡報的角度思考
講者要表達的內容
基本上便可以分為「透過投影片表達的部分」
以及「口述的部分」
而在一場簡報中
講者若善於運用這兩個溝通媒介
則便可以相輔相成
然而「投影片的內容」與「口述的內容」在特性上有很大的差異
投影片的內容是由一張張的圖片或是一個個各自的視覺輔助組成
因此較為著重個別概念
而講者口述的內容
通常因為言語可以在同一時間內不斷切換、比較
同時超越視覺輔助工具上的限制
因此較可以表現整體想法

在一場簡報中
如何在整體想法個別概念之間協調
便反映在整場演講的內容由投影片呈現或是簡報者口述的比例
而依照兩者的比例
我們主要可以將大部份的簡報分成三種基本形態
分別是「介紹型」、「教學型」及「想法型」:



介紹型簡報

首先我們先來看看介紹型的簡報
介紹型的簡報特色是
通常在整場簡報中
簡報者會「介紹」數樣概念或是內容
如Steve Jobs在Apple的發表會中介紹新產品時
往往會分開(甚至邀請不同部門主管)
介紹其硬體、軟體、設計、功能等等面向
而在台下的觀眾千差萬別
對於產品重視的部分並不一樣
但是若介紹中的任何一項特色能切中他們心中需求的話
便會激發出觀眾/消費者購買所介紹產品的慾望
而這種個別理解、見「樹」而忽略「林」的簡報結構
便是介紹型簡報的特色
介紹型簡報通常著重於投影片內容
演講者的口述往往只是從旁說明以及順暢、潤飾而已
通常在建構介紹型簡報時
我們在開頭與結尾中間
會在投影片的協助之下
分別介紹數個點、概念或是事物(在此我姑且稱為「單位內容」)
而在些單位內容之間
演講者會稍作說明以求演講順暢
但是觀念與觀念之間的邏輯並不複雜
很多時候整場簡報只是分項介紹而已
介紹型的簡報的好處是
當各項單位內容彼此間的邏輯並不複雜、不重要或是可忽略時
透過介紹型簡報
觀眾唯一所須作的是分開理解每一項內容
而且任何一項單位內容都能發揮作用、促進理解
這種簡報常見在「台北市環保局的六項主要業務介紹」、「iPhone的十大省電絕招」、「實驗室安全守則介紹」等等通俗、廣泛性介紹的主題
而在學校上課時聽到沒有備課的老師或是開會時腦袋不清楚的簡報者
看一張投影片說明一張投影片
讓你整堂課/會議下來細節記了不少、
整個在說什麼倒是霧煞煞
則是誤用介紹型簡報特性的下場


想法型簡報

和介紹型簡報完全相反
想法型簡報完全不著重內容細節
但在意的是觀眾對於整體內容的瞭解
如著名的環境議題演說「不願面對的真相
便屬於此類型
在整場演說之中
主講者高爾舉了非常多的例子說明全球氣候的變遷
但是其目的並非要觀眾記住任何一部分內容
而是希望觀眾能夠體悟到環境保護的急迫性
並興起行動的念頭
而在想法型簡報中
最忌諱「見樹不見林」
基本上在想法型簡報中
整場演講由簡報者口述的、清晰的概念貫穿
並把整場演講營造成一個動人心弦的故事或是劇情
而投影片在此扮演的角色僅僅是多媒體輔助
如提到冰川消失的時候
便播放一張冰川消失的圖片
提到沙漠化
便呈現一張沙漠的圖片等等
有些類似古早的幻燈片的效果
想法型簡報通常以圖為主、文字為輔
而目前市面上大部份所謂簡報專家的建議
便通常奠基在想法型簡報的架構上面
原因之一是因為簡報最常被使用的場合-商業的提案
往往便是提出想法並說服人的過程
但是一味的套用想法型簡報的原則
諸如「一張投影片不要超過10個字」、「簡報應該越短越好」等等
卻可能有反效果
想法型簡報應用得當的話
可以讓簡報者具有讓人如痴如醉的說服力
但本身不適合用以表達細節
這也就是為什麼「不願面對的真相」或許可以激發你致力於環境保護的動力
卻不太能夠幫助高中生準備地理/地科期中考的原因


教學型簡報

最後是教學型簡報
其兼具上述兩者的特色
簡報的內容同時來自投影片與演講者本身
實際上教學型簡報是一般人在做簡報時
最直覺會做出來的產物
當我們在準備簡報內容時
往往會存有「啊,這個會講到,那就把它放上去(備忘)好了」的心態
因此準備出來的簡報往往文字較多、內容較為豐富
這樣的簡報若用在諸如論文討論、財報分析、讀書會、教學
實際上是效果不錯的
因為觀眾在簡報進行的過程中
可以從簡報以及講者兩個內容來源之中對照
(當然如果你的字通通擠在一起讓人看不見那又是另外的問題XD)
教學型簡報的結構基本如下
投影片之間具有清晰的簡報邏輯
而演講者的口述本身也具有極高的完整性
在極端的情況下
觀眾可以單看投影片或是單聽簡報者口述
即可瞭解內容大意
然而教學型簡報顯而易見的缺點是
由於具有雙重資訊來源
所以觀眾在不斷切換資訊來源的過程中容易喪失注意力
再加上觀眾閱讀的速度比講者說話的速度快
往往講者說明到一半時
觀眾已經把整份投影片念完了
在大學上課時常有人翹課不聽
期中考前再翻翻投影片惡補
便是以這種方式設計簡報的後遺症
因此雖有互相比較的好處
但是教學型的投影片卻較不利於聚焦
並讓人感到複雜



以上便是三種類型投影片架構的基本介紹
可以看出三種呈現方式各有所長、亦各有所短
因此在適當的場合用適當的簡報方式
其重要性無法被過份強調

這三種架構應該可以視為較為極端的模型
在現實生活中多數的演講或是簡報
都是三種方式互相搭配、相輔相成的
Bill自己的經驗是
在一場演講之中
舉例的部分適合用「介紹型」的方式
觀眾對話、鼓舞觀眾時可以用「想法型
講解複雜觀念時則適用「教學型

總而言之
簡報設計的本質便是協助觀眾領略講者的用意
而隨著簡報場合的變化
最好的設計方式也隨之改變
因此「什麼樣簡報最適合____呢?
相信不論____是什麼
只要透過適當的設計、透過上述三者的互相搭配
便可以輔助你在台上的呈現
讓一場演講變得清楚、簡單且令人難忘!