2017年3月9日

簡報不再流水帳:「目錄頁」與「章節頁」的應用


(本文作者/內容策劃:林柏儒 Richard / 教學影片製作:彭毅弘 Bill)
在所有能夠幫助觀眾「見樹又見林」的簡報技巧中,目錄頁與章節頁是兩個看似雞肋、實則相當重要的技巧。有些人認為,目錄頁講起來很冗,章節頁往往一秒跳過,真的有必要花時間做這些頁面嗎?事實上,多數時候這兩種頁面都有個關鍵性的好處,也就是讓我們的簡報不再像是流水帳一般。這是怎麼做到的呢?且讓我們繼續看下去!

什麼時候需要目錄頁、章節頁?

在所有和目錄頁、章節頁有關的迷思中,最常出現的是:這樣會不會破梗?這就和簡報的目的有關了。通常,簡報不是用於工作上的溝通,就是像 TED 演講一般用 18 分鐘說個好故事。說故事當然不會有章節頁或目錄頁以免破梗,但在日常工作中,高效率溝通反而是越早破梗越好!簡報就是為了讓聽眾快速掌握我們要表達的重點,像目錄頁、章節頁這些手法,對於幫助聽眾掌握架構都都非常有用。
另一個考慮要不要做目錄頁、章節頁的考量重點是內容的多寡。越短、越快講完的簡報,就越不需要目錄來提示結構。相對的,十分鐘以上、越多內容的簡報,目錄頁與章節頁就能帶來相當大的幫助了。

目錄頁、章節頁的好處﹔提示架構、設下停損點

現在我們把討論聚焦在工作上的高效率溝通,為什麼目錄頁、章節頁會有用呢?這是因為他們有兩大好處:提示架構與設下理解的停損點。首先,提示架構之所以有助溝通,是因為大腦處理未整理資訊時,需要花較多時間整理、組織訊息。使得理解速度下降。而當我們在先掌握大綱、再理解細節時,大腦不必重新組織混亂的訊息,因此資訊傳達的效率更高
另一個重要的好處是設下理解的停損點。當我們在聆聽較長的演講時,聽到一半難免會卡在某個地方難以理解。這時如果講者繼續滔滔不絕地一路講到結束,後面這些內容常常因為中間不能理解而通通聽不下去。如果我們能把整場演講分成不同的章節,並在章節之間加入引言與小結當作理解停損點,中間就算某部分聽不懂,也能把聽眾聽不懂的範圍控制在該章節中。等講到下個章節時又是個全新的開始,讓聽眾得以重新跟上你的簡報。


懶人作法:章節即目錄、章節即封面

現在我們知道目錄頁和章節頁對溝通用的簡報很重要,但要怎麼設計才好呢?當然,分別設計是最好的,網路上也有許多範例給大家參考。如果你今天時間不夠,希望快速有效又有基本水準,這裡有兩個懶人做法可以省點時間,分別是「章節即目錄」與「章節即封面」
第一個做法是「章節即目錄」,就是我們先做好目錄頁以後,直接複製目錄頁來當作不同章節的章節頁。這種頁面最重要的注意事項是對比,也就是在章節頁中該章節與其他章節的對比要非常強烈。我們可以調整字體粗細、顏色、反白與透明度等來凸顯該章節的字樣。
另一種做法是「章節即封面」,如果實在想不到章節頁可以怎麼做,直接套用封面頁的作法也是可行的,只要把封面標題的文字換成章節名稱即可。由於同一場簡報中只會有一個封面,因此章節頁沿用同樣或類似的設計也不會被誤會是另一場簡報,這是可以勉強接受的。

分享總結

最後,讓我們回顧一下今天分享的內容。簡報有工作溝通與說故事兩種,而目錄頁與章節頁對於工作溝通用的簡報特別有幫助,這是因為可以幫大腦節省重新組織訊息的時間。另外,把簡報拆分成不同章節,也有助於聽眾把不懂的部分停損在該章節中,到下一個章節再重新跟上。在實務設計上,如果時間不足,可以考慮直接把目錄當成章節頁,或者模仿自己封面頁的設計方式。這兩者都能讓你用更少的時間,享受目錄頁與章節頁所帶來的好處!