2014年8月23日

把字印滿簡報也講不清?談簡報概念的視覺化

許多人在製作政府標案的簡報、學術說明用的簡報時都有一個困擾,
就是一般簡報設計的手法如滿版出血、大字大文、內容拆分、醒目下標等難以適用。
因為一張標案或學術簡報裡需要呈現的內容、字數很多,且多半是理性告知而非感性說服的內容,
再外加政府部門保守的風氣、對於太「漂亮」簡報的忌諱,在在都讓許多人困惱不已。
遇到這種狀況時,其實你需要的就是要能將簡報的概念加以視覺化,建構出簡報中的資訊圖表!



如果你只是把一份簡報美化的很漂亮,
那主管或是評審很可能會覺得:「這傢伙花那麼多時間處理枝微末節的美工,他到底做事可不可靠啊?」
但如果你把簡報中的概念很成功的視覺化,並建構出一目了然的資訊圖表的話,
那麼主管或是評審就會覺得:「這個人真用心,解說一目了然,既專業又有品味!」
換句話說,將簡報概念加以視覺化與美化簡報的關鍵差異在於,
前者的所有設計都能讓資訊變得更容易理解與一目了然,而後者則只是逃避複雜的內容而已。
那麼該怎麼樣將簡報的概念加以視覺化呢?



我們以下面的一篇虛構報導為例,
假設我們想要做一張簡報告訴觀眾久坐傷身的害處,
因此想要表達如下圖中所述的內容:
相信很多人都會覺得,這種充滿數據的敘述超不討喜,
即使這些數據精確表達了久坐傷身的程度(身為工程、學術人士的最愛)
但是卻無法讓人感受到這真正的傷害究竟有多大(你的長官、商業人士和一般大眾的需求)
因此即使數據如何的駭人聽聞,在多數的觀眾耳中仍是左耳進、右耳出的無意義資訊,
而這種情況會大大地削弱你的簡報的影響力。
面對這種情況,我們所要做的第一要務就是「分析資訊圖表必須傳遞的資訊」,
也就是釐清我們自己要表達的重點是什麼
就如前一篇如何設計簡報中的資訊圖表(infographics):個案討論所說「沒有目的,設計便沒有意義」
釐清設計的目的,確定需要傳遞的資訊是設計簡報資訊圖表的第一步
上圖中我們分析那段充滿數據的冗雜敘述之後,確定出我們讓觀眾看見的重點。
值得注意的是,這些重點不見得是寫在文字中的,也就是不能只是單純的整理文字而已,
而是需要去同時思考觀眾需要得到什麼資訊、接收什麼情感
如上面的第二項「『久坐傷身』的視覺化呈現」就是原先的文字敘述裡面無法呈現,
但其實是至關重要的情感資訊。

一但掌握了設計的目的後,接下來我們便只需要一步步的用最簡潔的方法實現這些目的。
這些看起來是最困難的步驟其實往往是最簡單的—只要你有認真地先把「釐清目的」的步驟完成

首先我們先把標題和精簡過後的文字敘述放上簡報。
我們把佐證性的數據先暫時拿掉,只留下最重要的27%在簡報上面:
像這樣的簡報基本上就已經把所有的雜訊給去除掉了,
如果時間很有限的話,其實它已經可以立刻上場展示、當成所謂的「高橋流式」投影片播出。
當然你我都心知肚明這樣的簡報不太可能為學術圈或是政府機關所接受XD

接著我們思考,在原先的敘述中,「死亡率提高27%」似乎是重要的結論,
因此我們將文字放大、改以鮮明顏色加以強調。
同時我們預留出右邊的空白準備應用圖像化的概念加以說明:
說明兩個數字大小差異最直覺的方法就是應用柱狀圖,
因此我們在簡報的右方加上柱狀圖,視覺化死亡率規模的差距。
可以發現將數據視覺化以後,除了它本身字面上所寫的「死亡率高27%之外」
其實久坐者死亡率是非久坐者的6倍有餘這樣的隱含資訊,雖然沒有直接點明,但也能在圖中看出。
接著就是要處理久坐者與非久坐者的差異了。
最最陽春的方法就是在下面寫上久坐者與非久坐者,
並在其下註明久坐者是指坐著大於6小時、非久坐者是指小於3小時。
但是僅僅是透過這樣的文字敘述當然是無法做到視覺化的。
因此我們接下來的目標就是把上述「久坐指坐著大於6小時」與「非久坐指坐著小於3小時」的資訊視覺化。

首先我們可以把坐著的意象視覺化,做到這一點最好的做法是到The Noun Project下載類似的Icon。
(這個網站是免費的,但需要用Facebook或是Google+帳號進行註冊)
把Icon加上去後變成如下圖所示:
接著我們進行時間長短的視覺化。
我們應用PowerPoint或是Keynote的基本圖案就可以把類似時鐘的效果做出來。
再應用夾角的大小模擬時針走的長度,讓久坐與非久坐的概念視覺化。
最後如果覺得不夠保險的話可以再加上文字,同時將更詳細的資訊附註在下方:
此時我們已經做到了大部分一開始討論的三項目的了,
目前為止我們可以看出久坐與非久坐的的單純差別,
但看不出來久坐是較差、傷身的,換句話說「久坐傷身」的意向尚未表示出來。
我們可以做的事情是在色彩上作調整。
下圖中我們把久坐者的顏色用黑白、灰階的色彩處理、非久坐者保留原先的橘色,
而在右側的柱狀圖顏色則用漸層來加以詮釋。
經過這樣的處理可以讓觀眾用眼睛「看見」坐得越久漸漸變得越不健康、死亡率越高的過程
如此這張簡報就大功告成啦!

回顧上面的每一個步驟—文字凸顯、拉柱狀圖、應用基本幾何圖形、應用顏色變化與漸層等等,
其實沒有一個步驟有極高的困難度或是需要特別的創意。
但是事實上很無奈地我們大多數人都在簡報中反覆錯誤地應用這些技能。
真正讓這些平凡的設計發揮如此大的綜合效益的,
是一開始我們就有釐清設計的目的、確認要傳遞的資訊,
並在每一個環節中扣緊這樣的目的進行設計。
而透過這樣的設計概念的組合,就算是再複雜的概念我們一樣可以將之視覺化,並表達得一清二楚。

下次當你在做政府標案簡報或是學術簡報時,
可以應用資訊圖表的概念取代密密麻麻的字,
如此你將會發現簡報將會變得更加的簡明易懂,
而且更能獲得台下觀眾的認同喔!