2017年3月30日

「前瞻基礎建設計畫」簡報改造示範


(本文作者/內容策劃/教學影片製作:彭毅弘 Bill)
在我們「10分鐘學簡報交流社團」最近的討論內容中,有篇關於前一陣子行政院公佈的「前瞻基礎建設計畫」新聞簡報特別熱門,原始簡報以及相關貼文討論串可以參考這裡的連結:

關於這份原始簡報,有些人認為整體的設計不佳,也有人認為大字流風格已經算是不錯的進步。不過我們在後來實際動手改造,依照原始內容重新設計過整份簡報之後,認為雖然原始簡報在「設計」方面有其進步空間,但更值得著墨的卻是「資訊結構」的部分。
因此在接下來的分享中,我們將會探討在新版簡報所使用的三個資訊結構強化手法:進度列的應用、跨頁資訊整合,以及比較資訊凸顯。接下來就讓我們繼續看下去吧!


進度列的應用

在整體的資訊結構方面,這份簡報應用了我們以前分享所提過的「章節頁」的手法來強化結構。這讓我們在觀看整份簡報時可以了解講者目前所在的進度。然而在這份關於國家重大預算政策的簡報之中,一般觀眾對於結構掌握的要求會比一般簡報還要來得高,僅使用章節頁仍然略顯不足。此時我們就可以改用新的設計方式,也就是「進度列」:
在新版的設計簡報中,我們可以發現在整份簡報的最左側,都有清楚的進度列來提示觀眾目前所在的內容位置。透過這個方法,即便部分觀眾聽到中間時稍微恍神,也不會迷失在其中。簡而言之,應用進度列可以強化結構,而在結構性強的正式報告中,會比單純應用章節頁更加適合。


跨頁資訊整合

為了說服觀眾這項重大政策的好處,在原始簡報中足足花了9頁在說明這項政策的效益。然而身為觀眾的我們卻不難發現,在分頁呈現、說明每項效益細節的同時,雖然重點尚稱清楚,但是邏輯結構卻很模糊,講到中間就會忘記前面究竟說過了什麼。這時該怎麼辦呢?合理的做法是將這些零散的資訊加以整合,避免像是流水帳一般。問題是該怎麼整合呢?
首先我們可以發現這些資訊大概能分成主要資訊與佐證資料兩種類型。而會影響觀眾的整體理解的是主要資訊部分。因此改造的方向就會變成將主要資訊四個頁面的摘要先統整到一張投影片之上,相關細節則在之後的頁面補充。透過這個方法,就可以做到跨頁的主要資訊整合,讓觀眾掌握具體架構。


比較資訊凸顯

除了前面提到的資訊整合之外,有的時候觀眾在意的,不僅僅是已經寫在文字上的資訊,更包括了這些資訊彼此互相比較、交叉分析加總的衍伸資訊。比方說在前面的這個計畫具體目標的部分,原始簡報總共提出了三個面向、五種主要建設,並在章節頁之後分成3頁介紹。這樣的設計方式雖然可以讓觀眾清楚知道個別目標的內容及金額是什麼,但除此之外觀眾可能更在意的比較資訊,比方說總金額與分配比例等等,卻無法呈現出來。
因此在新版的投影片設計之中,我們除了將4個頁面整合成1頁之外,更在下方以百分比橫條圖的方式,凸顯各個項目的比例與總和資訊。而這就是所謂「比較資訊」的凸顯。


分享總結

最後,讓我們總結一下今天所分享的內容啦!在這份「前瞻基礎建設計畫」的簡報之中,除了設計面之外,「資訊結構」部分更是值得著墨的地方。在今天的分享中我們介紹了三個資訊結構強化的手法:「進度列的應用」、「跨頁資訊整合」以及「比較資訊凸顯」,大家可以試著動手用在自己簡報上,來看看這三個效果如何幫助你的簡報更加進步喔!最後順帶一提,雖然這份原始簡報有很多的改善空間,但相較於過往的公部門簡報已經算是很大的進步了,所以也希望大家在評論之餘,也不要吝嗇多給一些鼓勵,讓彼此更有動力繼續進步喔!