2017年3月16日

投影片要不要放頁碼?


(本文作者/內容策劃:Richard 林柏儒)
在投影片的右下角,到底需不需要頁碼呢?乍看之下似乎需要,但又常常看到投影片或懶人包沒有頁碼,這到底是怎麼回事呢?有沒有頁碼又差在哪裡?實際上,頁碼影響的並不是簡報本身,而是影響「簡報後」的溝通成效。

真的需要頁碼嗎?
頁碼是否真有影響,和簡報後是否需要持續溝通有關。需要持續溝通、根據簡報頁面進行 Q&A 的話,頁碼絕對能帶來莫大幫助,像是工作中的報告、討論多屬此類。如果沒有頁碼的話,常常導致以下對話:
「請你跳回剛剛那個很多圖表那頁好不好。」
「哪一頁?很多頁都很多圖表啊?」
「就是那頁趨勢持平的那一頁。」
「......」
溝通效率簡直悲慘。相對的,有頁碼的情況下,聽眾可以要求講者跳回指定頁面討論,效率高得多了。

然而,如果簡報場合並不會涉及簡報後針對投影片內容的討論,像是面對群眾的大型演講,這就不必再特別製作頁碼了。就算製作了,也很難真的被聽眾運用,還不如直接省略以減少投影片中的雜訊。

頁碼的兩大注意事項:色彩與位置
與頁碼有關的注意事項中,有兩點特別值得關注,一是頁碼的色彩,二是擺放頁碼的位置。畢竟,頁碼的功能就是方便簡報後的討論,本身並不是內容的一部分,因此必須不引人注目,不過一旦有人想查看時又要清晰可見。奠基於這個觀念,我們以下分別討論這兩個注意事項。

1. 頁碼的色彩:既然不希望引人注目,那麼色彩最好是灰色嗎?聽起來好像合理,但頁碼在又細又小又是灰色的情況下,聽眾很容易看不清楚頁碼的數字,如此一來頁碼也失去了原本的作用。因此,通常我的頁碼還是會用深灰色,甚至是彩色的。這樣不會太搶眼嗎?實際上,由於頁碼不大,位置又多都在角落,因此深色或彩色的頁碼並不會過度搶眼,也能確保當聽眾需要查閱時能看清楚。

2. 頁碼的位置:以我目前所見,投影片的頁碼多被設置在右下角,而大家也習慣往右下角找頁碼,另有少部分放在正下方或是右上角。不過大家習慣的右下角有個問題,就果需要頁碼的場合聽眾不少,後面的觀眾就會看不到頁碼。考量到這一點,過往幾次自己的上台機會中我嘗試把頁碼放在右上角,聽眾並不會適應不良,或許可以參考這樣的做法。

頁碼實作:PowerPoint 與 Keynote 如何插入頁碼?
PowerPoint 的使用者必須先從「檢視->投影片母片」進入母片模式,在上方的標籤中選擇「插入->頁首及頁尾->投影片編號」。預設的頁碼位置在投影片右下方,更改其位置與格式設定後套用母片即可。



Keynote 的設置中,如同 PowerPoint 的母片設置,首先我們先按「編輯幻燈片主板」進入主板頁面,點選右上角的「格式->外觀->幻燈片編號」,這時主板中會出現頁碼數字,我們在這設定好其格式與位置。離開主板設定頁面後,我們只要套用該主板,並點選右上角的「格式」,勾選「幻燈片編號」即可顯示頁碼。


進階教學:如何一秒切換至指定頁面?
這裏我們補充一個實用的小技巧:報告時一秒切換至聽眾指定的頁面。假設聽眾在 Q&A 時要求跳到第 30 頁,還在播放模式時,直接在鍵盤上按下 30 並按 Enter,正在顯示的投影片就會乾淨利落的切換至第 30 頁。同樣的,假如你的演講時間不夠了,必須立刻結尾,你也可以按 999 與 Enter,或是按下 End 立即跳到最後一頁以結束演講。這有個大前提,就是最後一頁真的是結尾而不是附錄!因此,如果你有在演講最後放附錄頁面的習慣,建議在附錄後再放一張結尾頁,這樣就可以在時間不夠時精準地切換到結尾。
分享總結
最後我們簡單回顧今天對於頁碼的討論。頁碼對簡報後的 Q&A 效率有巨大幫助,在非公司版型時可以把頁碼放右上角試試,而且顏色不要太淡。除了頁碼以外,在觀眾要求切換至指定頁面時,可以在播放模式直接按下數字鍵與 Enter 切換,讓 Q&A 的流程更順暢!