2016年12月1日

複雜表格也能看見重點!表格「放大鏡效果」實作教學


(本文作者/內容策劃/教學影片製作:彭毅弘 Bill)
說到表格這種東西,大家在做簡報時往往是又愛又恨,因為表格雖然可以綜覽資料的全貌,但卻不容易凸顯局部的重點。那麼遇到這個問題該怎麼辦呢?在接下來的分享中,要給大家介紹一個簡單實用的技巧「表格放大鏡」,這是一個讓觀眾在複雜表格之中也能看見重點的方法。

表格常見凸顯方法

這邊假設我們要處理的表格是從網站或期刊上面螢幕截圖下來、無法進一步編輯的圖片,而非可以靈活編輯的表格格式,那麼通常凸顯方法大概有三種:

第一種是最常見的方法,也就是把重點的地方用一個粗大的紅框框把重點框在一起。這種方法十分直接,但常常出現的問題是當表格已經十分多彩花俏時,粗大的紅框框只會讓表格變得更花而已,對凸顯重點幫助有限。
第二種方法則是第一種方法的改良版本,就是把粗大的紅框框改成比較溫和的色塊螢光筆進行強調。假設背景表格是一張無法被編輯的圖片,那麼在上面進行螢光強調的方法往往是加上一個半透明的遮罩。這個方法比前一個方法更不會造成背景雜訊,但缺點是當你標示得越清楚,就代表遮罩的透明度越低、顏色越深,導致表格資料本身就越不容易看清楚。所以這個方法往往需要在「強調的顏色」以及「遮蔽表格資料的程度」兩者之中,拿捏透明度的平衡。

第三種方法是背景的半透明遮罩。與前面兩者相反,這個方法並不是對重要的地方進行強調,而是對相對次要的雜訊進行抑制。這個方法可以很有效的降低雜訊,不會有前面兩種方法過於花俏或是遮蔽資訊的問題。不過後遺症也恰好相反,雖然沒有雜訊,但是重要資訊的部分也不會太明顯。

所以綜觀以上三種策略,粗大框框與色塊螢光筆凸顯重點的策略是凸顯資訊,半透明遮罩的策略則是降低雜訊。這兩種策略各有長短,不過接下來要介紹的「表格放大鏡」不僅沒有上述的缺點,更可以擴充整合前述的手法。這究景是怎麼做到的呢?


表格放大鏡凸顯方法

表格放大鏡是什麼呢?簡單來說就是將表格的重點處加以浮凸、放大,並加上陰影效果輔助,讓凸顯出來的重點處彷彿就像是在放大鏡下觀看一般,如下圖所示:

除此之外,表格放大鏡還可以進一步的跟前面提過的方法結合,比方說搭配半透明遮罩把背景的雜訊給遮掉,以及再加上紅色框框進行強調,來達成凸顯表格重點的組合技。看到這邊,你是不是覺得這個方法更加的一目了然呢?

在這個組合技中,增加資訊與減少雜訊兩者是雙管齊下的,如此這些不同的策略彼此就可以效果互補。那麼這個凸顯方法怎麼樣在簡報軟體上實作出來呢?

實作教學

(本部分建議參考影片教學) 表格放大鏡的基本原理是圖片裁剪與兩張圖片的堆疊。假設在一張表格中我們有一個重點的地方要進行強調,那麼首先要先準備兩張一樣的表格圖片,其中一張是背景,也就是其他資料的部分;另外一張是前景,也就是會被凸顯出來的部分。接著將前景那一張表格把並非要強調的部份加以裁剪掉,只留下要強調的部份。之後再替裁剪後的前景表格加上陰影,並將其疊在背景表格的對應位置之上,最後再稍微放大一些,這樣就大功告成啦!值得注意的是,實務上為了方便對應位置,往往會稍微調整一下前述步驟的順序,先將前景與背景兩張圖片疊合之後再進行裁剪。那麼裁剪圖片該怎麼實作呢?基本上在PowerPoint以及Keynote中,步驟都是分別在點選圖片之後,選擇【格式】並找到與裁剪相關的功能,接著進行範圍的調整即可。

總而言之,在本篇的分享中,我們介紹了粗大框框、色塊螢光筆、半透明遮罩的表格凸顯方法,以及可以整合以上方法、更加全面性的「表格放大鏡」策略。而更重要的是我們在介紹這些方法之餘,也介紹了其在有效資訊,也就是增加資訊與減少雜訊上面所扮演的角色,讓你以後在面對圖片化的表格時,可以更加靈活的視情況用出最適合的凸顯策略。