2016年11月17日

簡報排版前,你該先做好的一項功課


(本文作者/內容策劃:林柏儒 Richard / 教學影片製作:彭毅弘 Bill)
在我們被問過的諸多問題之中,有關簡報的「排版」一直是最常被問,也最不好回答的問題之一。畢竟排版所牽涉到的技巧與觀念相當多,每個人的情況又不盡相同,要給出通用的答案實在不簡單。然而,當你遇到排版上的麻煩、腦袋一片空白時,與其惡補各種排版技巧,不如先做這一項功課。

必做的功課:整理資訊主幹
這一項功課我們稱為「整理資訊主幹」。什麼是資訊主幹呢?簡單來說,就是我們講解複雜的資料時,表達所用的邏輯架構,像是「三階段的流程」、「兩種事物的比較」、「五乘五的表格分析」等等都是資料講解的邏輯架構之一。那為什麼我們需要先整理資訊主幹呢?因為一旦我們把資訊主幹整理清楚,並應用在簡報製作上,往往就能克服排版上的難題。以下我們就用一個例子來看看「資訊主幹」的概念如何幫助我們釐清資料的重點,並進一步優化我們的簡報。

範例解說
這一份投影片的範例,要感謝過去曾經參加過我們心法班的學員黃菁馨醫師提供。在這裡我們先暫停一下,仔細看看這張簡報的內容,你覺得這些資料的架構方式是什麼呢?


(簡報範例)

仔細閱讀投影片後,雖然不見得能完全理解其內容,但大概可以知道主題是跟某種療法的安全性研究有關。內容先提到了病患的症狀,再描述了這個療法是用什麼樣的儀器與參數設定去進行的,最後則是不同副作用的追蹤與分析。總體來說,這個資料的架構方式是一個「三階段的流程」,三個階段彼此是有先後順序關係的。這裡先講研究對象與資料來源,再談研究方法,最後進入結果的分析討論,可說是討論科學議題時相當常見的一套流程。

(三階段的流程)

現在我們釐清資訊主幹以後,接下來最重要的事情就是優先針對資訊主幹進行設計了。那這時我們可以怎麼做呢?其實這個動作比很多人心中想像的要簡單得多,不太需要依賴你的美感或天份,多數情況下直接依照資料架構的方式選擇相對應的圖解即可。比方說在這個例子中,他們彼此互為「流程」上的關係,那麼此時我們就可以使用「流程」的圖解原型,也就是「流程圖」就可以表現出來了。在這邊,「圖解原型」是個蠻值得深入探討的概念,不過這裡我們暫時略過,先專注於如何以流程圖協助資訊主幹的設計。在繪製流程圖時,我們並不一定需要按照正統流程圖的標準格式繪製,只要大致上先把三大階段先寫出來,彼此再以箭頭連接,完成之後,儼然就是個簡化版的流程圖了,是不是很簡單呢?


(資訊主幹:簡化版的流程圖)

做到這個地方,你或許會有個疑惑,就是「雖然我現在蠻輕易的就完成了一個簡化版的流程圖,但是我還是不知道怎麼排版啊?這樣花時間做出一個資訊主幹有什麼用呢?這時候就需要來跟大家談談完成資訊主幹的好處了。完成資訊主幹的好處主要有兩個:其一是提供後續排版的切入點,其二則是讓觀眾快速秒懂

好處 1:提供後續排版的切入點
首先我們先來看第一個好處「提供後續排版的切入點」。「提供後續排版的切入點」指的是說資訊主幹本身就是簡報接下來排版基礎架構。在剛剛的例子之中,由於我們先訂出了資訊主幹,也就是橫向排列的三階段流程,所以接下來的排版就可以相當直覺地把剩下的細節資料以類似補充的方式放在對應的小標題的下方,像是下圖這個樣子。
(完成剩餘內容排版)

在這裡,我們要關注的點並不是顏色、對齊、留白比例、字級大小等等的細節問題,重點是這一版的設計中資訊主幹非常清晰,每個流程的標題被粉紅色色塊凸顯出來並彼此對齊,醒目得提醒觀眾「這是一個三階段的流程」。這個做法背後的原理,基本上就是先透過資訊主幹的概念來安排好版面的骨架,後續添血添肉的細節的排版位置就會因為基本格局已經確定而變得毫無懸念,減少望著空白版面不知從何入手的茫然感
(明確的資訊主幹協助細節排版)

好處 2:讓觀眾秒懂

第二個明顯的好處則是讓觀眾秒懂。這個秒懂不是指瞬間理解所有的內容細節,除非觀眾理解力過人又具備速讀能力,這樣讓我好羨慕啊QQQ 這裡指的是讓觀眾快速理解簡報的資料架構,用白話文來說就是「這張圖大概在幹嘛」。以原始版本投影片為例,因為在畫面上出現了引導的箭頭,所以我們只要稍加判斷就能發現整體而言這張投影片是個「流程」的介紹。
(透過引導箭頭理解資訊架構)

但如果對比以流程圖資訊主幹為基礎,也就是修改後、新的設計版本的話,你就會發現不僅是線條的引導,連整體的簡報佈局、排版安排都跟過往我們熟悉的流程圖相仿,因此理解與判斷的速度變得更加快了。所以簡單來說,在這裡讓觀眾快速秒懂的關鍵就在於我們透過資訊主幹的方式,將排版安排得和觀眾過往經驗中已經很熟悉的圖解相仿,從而增加了觀眾對內容架構的熟悉感及判斷力
(優先設計資訊主幹,流程關係更明顯)

結論:整理資訊主幹,運用圖解原型快速切入排版
總而言之,如果想克服排版上的難點,你需要的並不是那些像「你一定要會的99種排版法則」之類的文章,醒醒吧你看完就還是不會排啊!我們可以做的是先把電腦丟一邊,先來好好整理一下這一頁投影片要表達的資訊主幹到底是什麼,接著優先運用圖解原型設計資訊主幹。主幹一旦設計好了,觀眾自然容易懂,後續的排版也會容易許多,要再學其他的排版技巧才會事半功倍。