2016年10月2日

如何用Excel實現表格數據的資料視覺化? (下)

(本文作者/內容策劃/ 教學影片製作:彭毅弘 Bill)
終於到「如何用Excel實現表格數據的資料視覺化?」三部曲的最終篇啦!在前面兩篇()篇分享中,我們介紹了【資料橫條】與【頂端/底端項目規則】的應用方式,他們分別能視覺化相對比例比較及符合特定條件的值。還沒看過前兩篇的讀者們記得先補看前情提要啦!
不過有時我們真正在意並非前述兩者,而是「整體資料分布的狀況」,比方說這份資料是較為分散還是集中的、離群值是多還是少、遠離的程度為何等等。這時該怎辦呢?且讓我們繼續看下去。

與前兩篇例子相同,假設圖中的表格一樣是某家公司的不同產品在美洲、歐洲與亞洲三個地區的銷售量列表。通常公司基於營運的需求,往往會替產品銷售設定一個銷量的基準值,也就是俗話銷售量達標裡的「標」。而現在在這份表格中,我們想要知道的資訊是每筆銷售量與基準值的相對差距,用白話文來說就是以下三種資訊:「是否達標」、「若沒有達標,那差距多遠?」、「若有達標,那高多少?」。這時可以怎麼表現呢?
針對這種情況,最合理的解法就是透過3種顏色的色階,應用其顏色與濃淡的變化來視覺化資料與基準值的差距大小,如上圖所示。顏色變化的可以顯示在該筆資料是「高」於還是「低」於基準值,而濃淡程度則可以體現出與基準值的「差距程度」。如此我們便可以在不細讀數據的情況下,迅速判斷出整體資料相對於基準值高低分布的狀況。

在簡報上面的應用之一,便是讓我們可以鎖定偏離基準值甚多的離群值進行進一步的分析。若把基準值的顏色設為素色(在這邊的例子是白色),大於基準值為綠色、小於為紅色,那麼越是離群值,便會是越深的綠色或紅色,在視覺上也就越加明顯

接下來就是實作的教學啦!與前面兩篇類似,首先先把所有帶有售出數量的儲存格選取起來,接著點選【設定格式化條件】➡︎【色階】之後,再選擇適當顏色的色階。雖然原則上每一種色階都可以協助分辨,但是會建議選擇中間值為白色(如下圖中的範例)的款式,以避免在簡報裡面有過多的顏色雜訊影響判斷

完成 STEP 1 之後,一個可供區別、分辨的色階就產生啦!不過要注意的是,預設色階的基準值為整組數據的中間值,但是中間值並不一定是判斷依據。這就像是假設某次考試全班分數分佈是從50~100分,其中間值雖然是75分,但是判定為及格的成績卻可能訂在60分。因此接下來我們就要進行基準值的調整。

調整基準值的方法和(上)篇的資料橫條很像。在 STEP 2 中,再次點選【設定格式化條件】後,改成選擇【管理規則】➡︎【編輯規則】,便可以進入編輯視窗。接下來中間點的地方「類型」的部分選擇「數值」、「值」的部分輸入自己定義的基準值(在這邊我們訂為3000,亦即銷售量超過3000為達標)。

完成 STEP 2 後,這張表格數據的資料視覺化就大功告成啦!現在你可以很輕易的從這張表上看出資料分布的狀況:越接近白色的儲存格代表離基準值越近,而顏色越深就代表為越高或越低的離群值。這樣是不是非常一目了然呢?
(如果你有需要把這張表格貼到PowerPoint上面的話,一樣可以參考(上)篇所分享的方法)


【如何用Excel實現表格數據的資料視覺化?】三部曲總複習:
在這邊我們就給大家一個簡單的總複習,請大家搭配下圖閱讀,當作是我們這個系列三部曲的總結:
在Excel的表格中,我們在這一個系列中介紹了三種功能:資料橫條、頂端/底端項目規則,以及色階。不過真正重要的並不是這些功能,而是透過這些功能我們可以解決的問題。在表格類型的資料中,我們往往最想要知道的不外乎3種類型的資訊:「數據間的相對比例」、「符合特定條件的數值強調」,以及「給訂基準值,每筆數據的分布狀況」。而這三個問題的解法恰恰是我們在這三部曲的介紹分享給各位的。
所以在此我們還是要回到簡報藝術烘焙坊一直以來強調的主軸,也就是:真正重要的是有效資訊的呈現,並透過有效資訊解決問題。所有的技法只是實踐有效資訊的手段而已。所以希望各位在掌握這些有趣、有用的技巧之餘,更重要的是再次反求諸己,確認「這樣設計的目的為何?」、「我想要解決的問題是什麼?」相信透過結合這些技法與心法,每個人都可以輕鬆地做出好看、有效的好簡報 :)


【如何用Excel實現表格數據的資料視覺化?】系列3部曲

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