2016年10月11日

如何處理簡報中的長篇文字?


(本文作者/內容策劃:林柏儒 Richard / 教學影片製作:彭毅弘 Bill)(背景圖片出處
我們長久以來總是被告誡的是「簡報中不要放太多的字」、「字少圖多」,但簡報的場合並不是每次都是如 TED 演講般光鮮亮麗的大圖大字個人秀,實務上更多時候難以避免使用長篇的文字製作簡報。像文本分析、法條說明等等,這些長篇文字我們還可以怎麼處理呢?

長篇文字的問題是什麼?
我們先來想想看,長篇文字的問題到底是什麼呢?看不到重點、很亂、擠在一起、讓人想睡覺等等,都是常聽到的答案,也都是問題的表象。但這些表象是因為什麼原因出現的呢?一旦我們想清楚這點,離解決問題就邁進了一大步了!對於這些表象,我想其背後的根本原因可以歸結為以下兩點:資料結構不明確以及字字實際不等值。首先就結構不明確這點來說,因為整團字擺在一起,我們必須透過閱讀來理解其邏輯,那就和書沒兩樣了,失去了簡報視覺化的優勢。而字字實際不等值則是指,一段文字中必有幾個特別重要的關鍵句及關鍵字,這些重點在茫茫字海中難以被人發覺,因此也降低了觀眾理解簡報的速度。
(長篇文字的兩大根本問題)
馬上看個範例吧!
針對以上兩個問題,我們其實可以分別以「調整文字位置」和「調整文字大小」來分別解決。這裡我們就用這張「醫囑簽署時機」的說明簡報來做個例子吧!看到以下的範例你就會明白,這並不是一張適合使用大圖大字技巧來表達的簡報,如此一來你可能得背下這一整串文字了 QQ 至於刪字嘛,這種像法條的說明少一字多一字可是影響重大,貿然刪減所造成的非預期後果未必是我們能承受的。既然如此,我們該如何著手修改這張簡報?

(醫囑簽署時機簡報範例)
無論如何,先降低雜訊
熟悉我們文章的朋友肯定猜到了!在著手調整文字的位置與大小之前,必然還是得先降低簡報的雜訊才行,不然就得在做簡報的過程中不斷承受雜訊的影響了。這裡,我們先拿開對理解文意幫助有限的醫療箱圖片,使用在簡報中相對較易閱讀的黑體字,將項目符號拿掉並將文字置左對齊,並注意不要再使用底線了。經過一連串的降低雜訊後,可以整理成如下的成果,也就是可以開始進行真正的「修改」的時候了!

(降低雜訊後的簡報)
調整「位置」:凸顯文意結構
在我們降低簡報雜訊後會發現,即便干擾已經減少,卻仍然不容易「秒懂」這張簡報的內容,這也是我們要著手修改的地方。這裡,這些文字主要談的是簽署不施行心肺復甦術或維生醫療的兩大時機點,因此內文的結構也是由一句總體敘述及該兩大點所組成。既然如此,在文字位置的安排上我們就該把這三大部分分開,其中最最最簡單的方法就是在文字之間按下 Enter 分段。這只要花你半秒時間,但是帶來的影響相當顯著,C/P 值高到不行 XDDD

(按 Enter 分段後的簡報)

只按 Enter 當然是快,觀眾可以零秒看出內文被分成三塊,不過其成效也就僅止於此了。而且縱向分段另有一個小缺點,就是容易被誤會為三塊連續承襲的內容。但就資料的位階來說,第一段是總綱,第二第三段則同樣是說明那兩大時機的文字,並沒有互相承襲或重要程度上的差異,這是單純只按 Enter 分段所看不出來的邏輯。在這個案例中,我們可以試試另一種空間位置的安排:總綱一樣在上,但那兩大時機則橫向並排,以此更加凸顯上述的邏輯關係。由此可以發現,藉由安排文字在簡報上的位置,我們能在不經閱讀的情況下加速觀眾對文意結構的理解,這就是破解長篇文字第一個缺點的重要手法。

(兩大時機左右並陳)
調整「大小」:凸顯關鍵字句
解決文意結構的問題後,我們還有另一個關鍵問題要面對:如何處理簡報中字字不等值的問題?或者更符合目的一些,如何凸顯出簡報中的關鍵句與關鍵字?常見手法是把關鍵字句加粗體或各種顏色,這當然可行,但也存在著不小心把簡報變得花花綠綠太過花俏的風險。在這裡我們採用另一種方式:把關鍵字句放大,並獨立出來。這會需要你花個一分鐘把關鍵字放大並調整一下位置,但其效果可以說是非常卓越,我們直接來看看下圖就知道了。

(放大關鍵字句)

你會發現,看著這張簡報時,你會在非常短的時間內理解到這兩大時機分別是「醫師急救無效時」、「父母放棄治療時」,而當需要理解內文細節時再來看完整的文字段落。此時,因為你已經掌握了文意結構與這一小段主要在講的重點,在理解文字上又更快速精確了!這就是調整文字大小所能帶來的效果:快速抓住關鍵字句,解決字字不等值的問題。

在這裡要注意的是,要放大的並不是在文章段落中的字,那肯定會變成有如恐嚇信般大小不齊的效果,還會因為破壞對齊而使文字難以被閱讀,簡直適得其反。相對的,要做的是把這些關鍵字句從段落中獨立出來並放大,可以說是簡報中的子標題,並小心子標題不要太長。另一個值得注意的則是大字與小字的差距。所謂調整大小是要多大呢?以簡報而言,大字至少比小字大個 1.5 到 2 倍左右才能看出明顯的效果,如果只大個 1.2 倍之類的則有種要大不大的半調子感,應該盡量避免。

最後,我們依然可以針對段落中相對重要的句子上色,並對細節進行修飾,完成的成品比一開始的簡報容易理解的多。最後再做這一步的意義在於,子標題有助於對內容完全無知的觀眾快速理解內容的輪廓,但就想知道內容細節的觀眾而言這是沒有幫助的,對後者而言,反而適度地在內文中劃重點會是適合的方式,這是調整大小所未能企及之處。

(重點上色後的成品)
結論:以位置與大小處理長篇文字
經過這一連串的修改示範你發現,居然能在字比原本更多的情況下讓簡報更容易理解,想必感受到了這兩招的威力吧!最後我們再統整一下今天所談的概念們,讓你不只有學到招式,更理解背後的運作原理。首先,長篇文字的兩大根本問題是「文意結構不明顯」與「字字實際不等值」,而調整文字的位置與大小恰恰好是破解這兩大問題的最簡招式。先從文字的位置切入,我們可以透過按 Enter 分段或是橫向並排來體現文意的結構。從文字的大小切入,我們可以讓觀眾注意到大字來快速抓住關鍵字句,實踐字字不等值這件事。掌握這兩個處理長篇文字的切入點,搭配降低雜訊與增加資訊的觀念,就算是文字很多的簡報也可以讓人秒懂!

(處理長篇文字的兩大切入點)

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