2016年8月31日

Keynote的操作優化之道(上):自訂工具列

(本文作者/內容策劃:林柏儒 Richard / 教學影片製作:彭毅弘 Bill)(背景圖片出處
談到如何「優化」Keynote的操作,一般來說,我們都會立即想到如快捷鍵等技巧來加速簡報的製作。然而,速度並不是我們在做簡報時唯一可以優化的方向。當我們細究製作簡報的操作過程,我們會發現游標瞄準與點擊兩個動作分別付出了不同的代價,也因此衍生出不同的優化模式。

在瞄準的時候,手必須出力推動滑鼠或是觸控板上滑動,移動游標時會花一些時間,這都是很直觀會想到的成本。然而,還有一個最重要的機會成本是「視覺注意力」:你本該專注在頁面上,但注意力卻不斷被種種操作過程打斷,這是我們額外付出的隱性成本。點擊的過程中則以手指的施力為最大負擔,其中觸控板又比滑鼠更吃力些。而所謂的「優化」操作,便是使用各種方法降低這些成本。以快捷鍵加速可能是其中一種,但也別忽略了降低手指肌肉的負擔、維繫視覺注意力等等也是重要的優化方向。


優化操作的方式有很多,在這裡我們先談最簡單的一種:自訂工具列。自訂工具列可以大幅減少點擊次數至一次,並降低游標移動所花掉的時間。但是要怎麼做呢?在Keynote的介面中,上方具有各種圖示的橫欄就是工具列,而你可以依據自己的使用習慣將常用的功能擺在這裡,以利你快速的操作各種功能。首先,我們在工具列的任何地方按下右鍵,點擊自訂工具列,便可以開啟自訂工具列的視窗。將你常用的各種功能拖曳到工具列上,或將你不用的功能從工具列上拖曳到其他地方並放開左鍵,就可以編輯這個工具列。
相對於Richard自己來說,Bill更習慣使用自訂工具列來加速簡報的製作,因此我索性以Bill本人的工具列配置來舉例吧!這一系列的按鈕約莫是Bill兩年前依照自己的使用習慣配置的工具列,之後便一直沿用至今。


首先,左上角的三個圖示控制了投影片的播放與介面,簡單來說就是螢幕看起來如何。其中「播放」使電腦進入滿版的播放頁面,以利你直接使用電腦demo簡報,「預演」則會進入類似PPT的簡報者模式,可以用來模擬外接投影機時的螢幕表現。「顯示方式」則可以幫助Bill更快速的在導覽器模式/光桌之間進行切換,以分別看清楚單頁設計與整份簡報的宏觀架構。右邊五個一組的圖示則分別控制簡報中最常插入的兩種物件:文字框與形狀。其中與文字有關的字體面板與放大縮小按鈕一起擺在文字旁邊,就可以不必一直依賴右方的檢閱器。這五個是Bill使用頻率最高的五個功能,因此也擺在工具列中相對靠中間的位置,以縮短游標的移動距離、減少瞄準成本。


右半邊則是Bill一些零散但會用到的功能。前四個和圖層移動有關的功能,原先要在右方檢閱器的格式—>排列才會找到,現在直接放在工具列中,不僅能縮減游標移動時間與點擊數,還可以讓檢閱器保持在「樣式」的模式中,更專注於填滿、邊線這些無法加到工具列的超常用功能。另外幾個連接、遮罩剪裁、翻轉、去背、影像與顏色面板也都依循類似的邏輯設置於此。這個配置方法雖然不會是最好的,但卻最適合Bill進行平日的工作。因此這裡也提醒大家,可以偷偷觀察自己在實務上常用哪些功能,記得把它們擺放在工具列上以優化自己的操作。


然而,有兩個也相當常用的功能,Bill選擇將Keynote內建的快捷鍵記起來。基礎的像複製貼上等就不說,Bill特別建議把群組/解散群組、拷貝樣式/貼上樣式這兩組快捷鍵記起來,這在實務上可以更快完成操作。這是因為這兩個功能的特性涉及大量的圈選與點擊物件,若放在工具列的話降低的瞄準與點擊成本並不多,因此選擇以快捷鍵的方式優化操作步驟。
最後也想再次強調,自訂工具列雖然很方便,但也不是絕對要放上什麼功能才會優化操作。重點還是以降低瞄準、點擊成本的想法去思考,根據自己的需求打造出符合自己的操作模式,才能在日常生活的工作中一點一滴的節省時間。今天我們以Bill的工具列配置來說明自訂工具列所帶來的種種好處,而下一篇中我將會以我自己為例介紹另一種優化方式,請見《Keynote的操作優化之道(下):自訂快速鍵》!