2016年1月21日

簡報別再窮忙找圖—先想清楚你的『重點』和『盲點』在哪裡!

(影片YouTuebe原始連結(本文屬於影片摘要,完整內容歡迎直接觀賞影片)
前一篇文章分享的主題:「如何調教只有文字的簡報」分享後很多讀者告訴我們,這對他們的日常工作太有幫助了,簡單利用文字大小、位置的改變,搭配箭頭與線條的輔助,就能把密密麻麻的文字圖像化。
然而,另一些讀者朋友卻告訴了我們完全不一樣的煩惱:「雖然我們很願意花時間,但不論簡報裡用了多少精美的照片、多少向量圖示,整份簡報依舊看起來非常混亂,圖像化的努力似乎完全沒有效果。遇到這種狀況時該怎麼辦呢?」這就是本文接下來要跟大家分享的主題:如何精準的進行圖像化。

首先請各位讀者先把下面這段文字閱讀一遍:
如果我們用前一篇文章分享的方法進行處理,那麼這段文字就可以被整理成以下的設計:
可以看出,透過大小改變能看出傳染地區國名,透過位置調整箭頭輔助能凸顯疫情的順序。這就是時間有限時,可以應用的設計策略。

假設在時間充裕的情況下,我們如何再更進一步進行圖像化呢?舉例來說,一般人常常認為滿版照片可以增加視覺衝擊,所以我們應該在背景加上滿版的伊波拉鬥士照片:
或者,為了讓觀眾對於伊波拉病毒有更深刻的理解,或許我們也可以放一張伊波拉病毒的構造圖,旁邊再加上漸層的箭頭表達擴散順序:
以上兩個策略可能都是直覺會想到的圖像化方法,但如果我們仔細思考:「這樣的圖像化方法對於瞭解伊波拉病毒的擴散方式真的有幫助嗎? 」答案恐怕是否定的。為什麼呢?

讓我們再看一次原始的文字敘述:

看完這段話以後,回想一下你「接受」到的資訊究竟為何?我想大概像是這個樣子:

伊波拉病毒在什麼時間(1)什麼國家(2)感染了多少人(3),其中又多少人死亡(4)

整體概念並不複雜,只有其中1,2,3,4的部分有看沒有進,算是理解上的盲點。

但問題來了,在這裡講者要表達的重點,剛剛好就是觀眾最視而不見的1,2,3,4誒!換句話說,講者想表達的重點,恰恰是觀眾的盲點。前面的兩個修改範例中,雖然加了滿版照片背景或病毒構造示意,但是對於這些國家的位置、病毒擴散的時間跨度、感染及死亡的人數比例等真正的重點,卻是毫無幫助可言。
所以今天分享的重點就要在此隆重登場了:簡報中「講者重點」與「觀眾盲點」兩者的交集,就是在進行圖像化時集中火力的標的。
本文例子中,講者重點與觀眾盲點兩者的交集就是「時間」、「地點」、「感染以及死亡人數」,所以接下來我們就可以針對這三個重點進行圖像化:
1.時間:觀眾對題目中時間的相對跨度沒有概念➡︎用時間軸的方式處理
2.地點:觀眾對於西非國家相對位置不了解➡︎用地圖呈現
3.感染/死亡人數:人數都是幾百人,數量級相近➡︎用長條圖,或更活潑的圖示化長條圖呈現
在此各位讀者可能會想抱怨:「我怎麼想得到要這樣圖像化啊!」
Well,只能說在「如何(How)」進行圖像化的部分,的確是需要經驗的累積,才有辦法更直覺的想到要用這些手法(時間軸、地圖、長條圖等)處理。但是關於「哪些(What)」東西是圖像化的重點,則是絕對可以靠前面所介紹的邏輯思考歸納出來的

另外,各位讀者也可以注意,一開始我們要對整份投影片進行圖像化時,可能不容易找到圖像化的切入點,整個問題太大不知如何著手。但是一旦用前述方法把問題聚焦在時間、地點與人數三者時,便能簡化問題,各個擊破。

*以上例子中的圖示都能在網站thenounprojcet中找到:

最後,我們把這三個圖像化的方法加以整合後,看看會產生什麼結果。
這是一開始的原圖:
首先先加入時間軸。是不是「時間跨度逐漸增加」這個資訊突然變得清晰了呢:
再來,針對人數加入(圖示化)長條圖。此時我們便可立刻察覺,死亡人數在各國是大致相仿的,但是感染人數卻不斷的在增加,而奈及利亞的疫情才剛開始:
最後放入地圖。比照地圖我們又可以發現,原先病毒只在鄰近國家傳染,但後來從奈及利亞開始,可能傳染方式改變,病毒開始可以繞過其他國家擴散疫情:
這樣就大功告成啦!是不是讓你瞬間對這張投影片要表達的重點一目了然呢?

最後簡單做個結論:簡報的圖像化基礎,就是應用文字的大小、位置及線條表現邏輯概念。而更進一步的處理,則是要針對講者重點與觀眾盲點兩者的交集,集中火力圖像化。所以下次在做簡報時,別一開始就窮忙找圖,先想清楚你要講的重點以及觀眾容易產生的盲點在哪,方能事半功倍


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