2016年1月4日

如何調教只有文字的簡報?

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今天的分享想跟大家聊的主題,是「如何調教只有文字的簡報? 」。之所以會著重在文字而非其他更圖像化的主題,其實是因為文字型簡報才是一般人日常簡報中真正常製作簡報類型。一般人大概會用以下三種方式處理純文字簡報:

重點:利用文字外型上的變化來強調重點,例如上色、粗體等等。但缺點則是把版面弄得太過花俏
簡化:僅將重點字串保留,像是大字報那般,但缺點則是在實務上不太可行,因為簡報製作人跟報告人不同時,常會忽略細節部分或是忘記這部分資訊怎麼來的
圖示:利用圖示將簡報視覺化,但缺點則是實務上技術門檻以及時間成本太高,且往往利用圖像表達意思時會有精確性不足的問題





這時該怎麼辦呢?一個很重要的概念就是「簡報圖像化的本質並不在於圖像的使用,而是在於『圖像化的思考』」遇到純文字簡報的時候,我們可以把文字當成圖像來處理,而我們常使用的處理方法有兩種:大小對比凸顯重點 及 利用位置和線條表現邏輯



示範案例:臺中大里菸葉廠目前主要議題簡報呈現


STEP 1 用大小對比凸顯重點
在利用文字大小產生對比的方法中,先在段落內找出所謂的關鍵句,再從關鍵句中找出最重要的關鍵詞,例如本案例中的都市計劃是否改為公園用地,以及都市計劃:
找出關鍵句以及關鍵詞後加上原本的內容,在這三者之間用不同的文字大小來區分重點跟細節。注意字少不是重點,重點是把文字之間的對比與重要性強調出來。


STEP 2 用位置和線條來表現邏輯
第二種將文字視為圖像處理的方法則是利用位置和線條來表現邏輯,傳統我們表現重點的時候可能是用條列式的簡報,但條列式簡報的缺點在於我們很難看出重點間的關係。而當我們加入位置和線條協助邏輯的呈現時,就可以在簡報上表現出它們之間的關係(如下圖):


本案例修改前就是傳統的條列式簡報,而透過上述兩個方法:文字大小對比及利用位置和線條表現邏輯,我們就可以把原本案例中難以閱讀且抓住重點的簡報修改成這樣:
在修改後的簡報中,我們可以一眼看出大里菸葉廠的主要議題有哪些、都市計劃是否更改為公園用地以及文化資產的指定或登錄,利用方法讓簡報的層次、結構更為鮮明,使觀眾一目了然。 


所以在這邊簡單替大家總結本篇分享的重點:遇到純文字簡報的時候,我們可以把文字當成圖像來處理,而我們常使用的處理方法有兩種:大小對比凸顯重點 及 利用位置和線條表現邏輯。事實上這兩種方法,其實就是有效資訊觀念在純文字簡報的應用(如下圖),所以最終最重要的,就是要思考如何把真正有價值的有效資訊提供給觀眾啦!


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