2015年10月10日

如何避免自己做出條列式簡報?

圖片來源:www.hdwallpapersn.com
在PowerPoint的操作介面引導下,每一年都有成千上萬的bullet point被打在投影片上。
這些小黑點通常不會讓我們表達得更好,還會讓觀眾在心裡默默翻白眼:「又是這種投影片!」
雖然大家早已厭倦這些黑點,但當自己開始做簡報時,卻往往情不自禁的開始條列重點。
到底該怎麼遏止自己的衝動,避免自己再做出條列式的無聊簡報?

事實上,將重點條列出來,這僅僅是在「擬草稿」,也就是整理自己想表達的重點。
所以,想避免自己做出條列式的簡報,首先必須要認知到,條列式的簡報就只是個草稿!
在擬出草稿以後,如果這場簡報值得我們好好做,下一步就是要仔細分析表達內容。
而其中,我會建議特別注意內容之間的互動關係和內容的層級大小

內容之間的互動是指,自己要講解的東西是如何被組織起來,各個內容間的關聯是什麼?
比如說,颱風襲擊造成菜價高漲,就是一種因果關係。
這些關係與互動通常可以用簡單的線條或箭頭來表示,即便只是畫幾條線連連看,也都可以很清楚。

內容的層級大小則是,表達內容重要程度不同,因此在投影片上的顏色輕重、面積大小也會不同。
這裏我們來多花點時間談談有關層級的問題。
有時候會有種誤解,「邏輯上」層級較高的就要比較大比較明顯,其實並不是如此!
假如說我今天要介紹連勝文,投影片上卻有大篇幅的連戰介紹,可能就會有些喧賓奪主了。
因此,這裡談的層級是以簡報中的重要程度來排序的。

在所有的內容中,那些特別重要的重點層級就會高,因此對應到鮮豔的顏色、較大的面積等。
而相對不重要的點,則要不是直接省略,就是小小的擺在一旁即可。
超過三層以上的資訊觀眾基本上是記不住的,就不必再多費心設計了。
小結以上兩點,就是「強化真正的重點,標示邏輯連結」兩件事情而已。
抽象的觀念談到這裡就夠用了,我們接下來就用一個實際的案例來看看,
如何透過以上兩個觀念的思考,就讓條列式的投影片徹底改頭換面!

以下是一份在醫院的SOAP流程介紹的範例投影片:
看起來是不是非常熟悉親切呢?我們不就是每天看這樣的投影片長大的嗎XD
從剛剛談的「層級」和「互動」兩個角度來看,這樣的條列式簡報僅適合在:

1. 各個點的重要程度完全一致,層級完全相同
2. 各個點彼此沒有邏輯連結與互動,僅僅是被並列顯示

其實,是很少有內容能夠嚴格的符合以上兩點的。因此,條列式的簡報在大部分的場合均不適用才對。
既然如此,面對這樣一張簡報,我們重新從「層級」和「互動」的兩個層面去檢視這張簡報的內容。

首先,就層級來說,這張簡報大約有三種不同的內容,
依重要程度大小排列後分別是標題、SOAP宏觀介紹以及SOAP四點分別的細項介紹等三層。
因此,這三項的大小和顏色輕重應該要不一樣,用合理的設計引導觀眾先看重要的內容。
接下來,我們想想有關元素的互動。
剛剛所談的三個層級基本上彼此有關,但其實都在講同一件事。層級間的互動並不明顯。
然而,SOAP四項看似平行排列,實際上卻有先後順序之別。
S先而P最後,是這四個步驟的講述邏輯,而我們應該用簡單的符號來標示這樣的先後次序關係。
經過兩步驟的分析,接下來我想邀請您拿起手邊的廢紙,花個幾分鐘勾勒一下草圖:
面對這樣的訊息,如果是你,你會怎麼設計投影片呢?

忍住想看答案的衝動,自己實際練習一下,絕對是進步的捷徑!
簡單的草圖畫好後,再拉下去看看我們簡單的設計成果吧:
思考過投影片的層級、互動兩個方向之後,各位要做的便是用設計的方式讓思考的結果體現出來。
層級方面,標題套色且巨大,內文次之,細節最小且SOAP四點平行並排;
互動方面,我們可以用小小的灰色三角形來暗示S、O、A、P的順序。
我們大致的設計成果如下:
各位是否發現,這個結果其實比當初自己想像的單純許多呢?
許多人常有個迷思,簡報就是要大圖大字,才有辦法有畫面感。其實不是這樣的!
唯有扣合自己表達內容的設計方式,才能幫助你有效地傳達你想說的訊息。
即使只是純文字的重新排版,不必借助圖片或icon的幫助也能作出有效的簡報。

如果覺得以上設計太花時間,自己時間根本不夠,一個快速的做法是先把bullet point刪掉。
這些小黑點雖然能提示觀眾從哪裡開始看,但更多時候它都讓我們難以對齊文字,造成更大的困擾。
先把這些黑點刪掉並對齊文字,簡報馬上就好上一半!
最後讓我們簡單回顧一下前面談的兩個重點,
在做簡報之前,思考「層級」的問題,依內容的重要程度決定圖片或字的大小與顯眼程度;
想想內容間的「互動」,用簡單的箭頭或線條標示各個內容間的邏輯關聯。
最後,簡單動筆畫個小草稿,很快的我們就能拋下過往充滿bullet point的文字排版,
永遠和條列式簡報說再見了
=)

大家都知道條列式簡報不好,但每當自己做簡報時,往往又會情不自禁的開始條列重點。實際上,這背後並非只是排版習慣的問題而已,而是牽涉到內容「層級」與「互動」的釐清...閱讀全文:http://goo.gl/mi6tqt
Posted by 簡報藝術烘焙坊 SlideArtToasters on 2015年10月10日