2015年7月30日

PowerPoint中的"SmartArt",您用得夠Smart嗎?

之前一次內訓中,學員對於為什麼他不能正常的編輯簡報上的圖形感到困惑。
老師,為什麼我這個框框不能移出去啊?而且只要加動畫就會整個加,都不能分開加嗎?
仔細一看,原來學員一開始使用了PowerPoint預設的SmartArt模板,導致後續編輯上遇到各種困難。
誠然,PowerPoint提供SmartArt模版本是一番美意,希望能幫助大家把死板的文字圖像化,
讓大家能輕鬆表達想法。然而,若沒有搞清楚SmartArt與圖像化的本質,
則容易陷入畫虎類犬、操作困難的境地。
究竟,如何操作與選用SmartArt,才不會讓SmartArt變成StupidArt?

面對學員的問題,我當下先簡單的示範如何自訂SmartArt的顏色與移動框框,
但動畫的問題牽涉到另一件事:「SmartArt到底該麼用?
事實上SmartArt的編輯會造成這麼大的困擾,原因在於大家普遍以為SmartArt是一個大圖片,
而我們僅能在框框範圍內移動物件。
實際上,SmartArt是一群被「群組」起來的物件,因此我們不能分別為每個物件加動畫,
因為這樣會把動畫加到整個群組上,讓整幅圖一起動了。

那麼,我們該怎麼處理呢?
以下我們用這份「2015年台灣音樂季特色整理」來細細說明處理的方式:
首先,我們能立即做到的是更改SmartArt的設計模板及配色。
點選PowerPoint上方橫幅處的SmartArt工具--->設計,即可選擇自己喜歡的樣板,
而點選變更顏色後即可利用各種佈景主題來選擇顏色:
在這之後,我們依據有效資訊的原則來降低雜訊,
簡單去除不必要的陰影,調整字級大小並對齊圖片後,我們可以把頁面整理得乾淨些:
接著,若我們想要個別客製不同物件的顏色、大小和動畫,
我們必須做一件簡單卻重要的事:「把SmartArt取消群組」。
就是因為一開始SmartArt是一群被群組的物件,
我們想要把單一物件移出大框框或調整大小都很困難。
現在我們把它取消群組後,想要自訂物件格式就和以往一樣簡單了!
整理至此,或許可以告一段落了。先替大家簡單下個小結:
如果您希望節省時間而應用SmartArt編輯,卻不希望被他的制式樣式牽著鼻子走的話,那麼可以應用(強制)取消群組的方法,讓保留對於SmartArt客製化的能力。

接著我們再把問題更深入的探討,我們捫心自問:「這樣的簡報真的夠有效嗎?
想必是不夠的,那麼我們如何能夠做得更好呢?

現在讓我們放下滑鼠,先想想我們一開始選用這個SmartArt區域圖的用意是甚麼?
從視覺上來分析,我們對這個SmartArt的第一印象是四個圍繞著圓形的方框,
也就是有隱形的垂直與水平線將畫面等分成四塊。
因此,這個SmartArt主要的目的很可能是一個導覽頁
告訴觀眾接下來有四個不同的音樂祭要說明:
先釐清「告訴觀眾接下來有四個音樂祭要介紹」這個核心目的,
下一步我們就能來判斷這個SmartArt的各個物件是否有符合這個目的。
顯然文字框並不是最重要的物件,我們可以大膽把它刪除,
接著在綠色大圓圈背後用淡淡的垂直水平線把畫面切割為四份,以確保我們的設計依然符合目的。
刪除文字框後就釋放了更多空間給我們運用,這樣看起來是不是清爽多了呢?
再來,中間這個綠色的大圓圈到底是怎麼回事?
仔細看這個大圓,他也被剛剛的垂直水平線切成四塊,而裡面寫的是該音樂祭的標題。
另外,圓圈內的小小箭頭則暗示了這些音樂祭的時間順序從左上角開始以順時鐘方向排列。
因此,我們可以釐清這個大圓主要表達的是「這四個音樂祭順序是從左上起順時鐘排列」。
要達到這個目的,我們其實不必把標題塞在這個圓裡面。
我們可把標題挪出去獨立成一行文字,並將這個圓圈向中央縮小集中,
留下1234四個數字來暗示時間順序,如下圖所示。
在圓圈縮小以後,我們可以利用的空間也跟著變大了,
所謂簡報頁面的排版就是從刪減雜訊開始,我們才有多的空間放入資訊:
當然同樣的素材並不只有這種中規中矩的排版方式,如果您有心想設計出更炫的簡報,
您也可以參考前面的教學,應用遮罩的技巧讓簡報變得更「有型 」— 如果您有時間的話XD
不過我想會願意花時間設計這樣的簡報的話,就不會使用節省時間導向的SmartArt了。
所以當我們時間預算有限時,我們仍然是以「先求有效、再求吸引人」作為優先順序的取捨。

另外就如前面一再提及的,您或許也覺得這樣單張投影片內容太多太密集,觀眾難以聚焦。
不過別忘了,這張投影片最適當的角色是一張導覽頁,只是要告訴觀眾我們有四個重點要談。
下一步我們可以直接把四個角落分別拆成四張投影片,這樣是不是又大又清楚了呢?
連怎麼設計這四張投影片都不用重新想了!


最後在此做一個總結:
從一開始盲目套用SmartArt模板,到設計出精彩大方的成果,我們使用的重點不過以下幾個:


  1.將群組的SmartArt解除群組,以利後續編輯
  2.去除不必要的背景、陰影等雜訊,並選用合適的配色
  3.思考分析該SmartArt圖形所代表的意義,釐清設計的目的後去除不相干的物件


其中,我們花了大部份的篇幅在談第三點。
原因無它,因為我們一直深信設計並不需要過分仰賴虛無縹緲的美感,
而是可以透過學習加以提升的。
而這個過程中,思考我們想表達的目的是一個至關重要的環節。
如果只是單純學習投影片的製作技巧,那只會讓自己很有效率的浪費自己的生命。
在今天的文章中,我們一起走過了由SmartArt開始,到超越SmartArt的過程,
相信大家開始思索設計並加以嘗試後,必然會慢慢看見自己的進步!

PowerPoint的"SmartArt"功能相信我們都不陌生,我們也常為了其難搞的格式調整、動畫設計而感到煩惱不已。究竟SmartArt該怎麼用,才能夠用得夠"Smart"呢?閱讀全文:http://bit.ly/1gpUNym8/9簡報工作坊,早鳥優惠倒數兩天:http://bit.ly/1IjMZKK
Posted by 簡報藝術烘焙坊 SlideArtToasters on 2015年7月30日