2015年3月13日

如何在簡報中呈現複雜表格?

在不久前的Apple發表會上,蘋果釋出了全新的Macbook,引起的騷動竟遠超過研發許久的iWatch XD。
有在長期關注Apple發表會的朋友們想必熟悉,通常Apple很少在發表會中用規格表來說明產品的優點,
而改用巨幅的圖片與圖表打動人心。
確實,傳統表格呆版、複雜而難以聚焦的問題讓許多簡報講師迴避使用表格,
但常常我們在實務上還是需要用表格來呈現資料,這令人該如何是好呢?
今天,就讓我們反Apple之道而行,來談談如何跳脫繁冗的格線,設計簡潔有效的表格。

在動手畫表格之前的第一步,我們必須先想想的是,到底為什麼我們需要表格?
表格在簡報上的缺點不勝枚舉,二維平面往往讓觀眾不知該看向何方,
可以由上而下也可以由左而右閱讀,讓簡報者難以聚焦觀眾的視線。
另一方面,在結論的表達上又不如圖表以圖形暗示來的直接有效,
充其量就只是把一堆數據塞在一起自稱大數據罷了。
這樣的東西為什麼我們還會需要它呢?

其實,真正需要用表格的時機,往往是專業者對專業者的簡報。
簡單想像一下,若今天你是個認真向學的研究生,
在向教授報告實驗進度時你做了像Tim Cook這種風格的簡報(如下圖),
教授會用甚麼樣的眼神看你呢?
在專業者對專業者的簡報中,很忌諱的一點是只講結論而跳過中間所有的思考與處理步驟,
給對方留下無限的想像空間。

這樣的講法不僅不會簡潔省時,還會讓對方不斷質疑你的結論是否正確,
過程中是否有足夠的證據支持你的結論。
以簡報設計來說,就如同獨留一張圓餅圖說我們市佔好大好棒棒,誰知道這個結果是否具有統計意義呢?
因此,你必須留下你的數據,展現你的精確計算來說服另一個專業者,
而這往往需要透過表格來呈現你的raw data。
既然在專業的場合我們必須要用表格了,接下來我們還能怎麼做才能讓表格不這麼無聊,
而能夠更有效的輔助簡報者呢?

第二步,我們用生活中曾經見過的超複雜表格「週期表」為例,
來討論如何設計在資訊傳遞上更有效的表格。

1. 以箭頭或漸層指引變化趨勢
在表達變化的趨勢上,長條圖能透過長度的變化來指引觀眾,而折線圖則更直接的表達長期的變化趨勢。
表格也能做到這點嗎?可以!只要在表格添加箭頭或漸層來指引方向,一樣可以表達變化趨勢。
舉例來說,一位化學教授想要講解「電負度」這個由週期表左下角往右上角遞增的元素性質,
便可大膽拉出一條橫跨表格的箭頭指向右上角,如下圖所示。
如此一來,這個趨勢便隨著箭頭的方向深深映入學生腦海中,即便不以折線圖表示仍然令人難以忘懷。

2. 以顏色暗示講解中的相關資訊
表格的一大缺點便是資料橫七八豎地躺在格線之間,讓觀眾不知從何看起。
這個時候,很多人便喜歡將一串數據以粗線框起來,表示自己正在講解這一部分。
然而,框框畢竟是長方形的,要是要講解的數據在表格上分布相當分散,
則不免大框小框左框右框框個沒完沒了,讓本來就散亂的表格更加令人頭暈目眩。
這個時候,不如改用將特定格子套色的做法,便可簡單醒目的提醒觀眾你在講哪裡。
只要注意顏色的運用,不要用過深的顏色導致字看不清楚,在複雜的表格中這是一個非常有用的標示技巧。

現在,這位化學教授希望講解某些具有特殊性質的元素,
便可以用顏色標示出這些元素在週期表中的相對位置。
標示以後,你是不是也覺得這些彼此分散在表格中的元素,
現在他們的位置一目了然了呢?

3. 以遮罩除去不相干的資訊,留下重點
倘若我們在表格中需要講解某一格或彼此相近格子的資料時,除了上述以顏色標記的方式外,
我可以考慮更進階的作法:以半透明遮罩遮去其他資料。
這個做法比套色更高明的地方在於,我們可以去除講解當下不必要的雜訊,
甚至可以利用遮罩遮去的空間來添入更多的資訊。


例如,這位教授想單獨講解週期表中「汞」這個元素的性質,便可考慮用遮罩將其他元素遮去,
只留下汞這個元素,並新增講解資訊於遮罩處。
這樣一來,他的學生便可以在了解這個元素的細節時,不失整個週期表的大架構,可謂一舉兩得。
只是,可能你會好奇,究竟該怎麼在遮罩上挖一個洞讓重點露出來呢?
以Powerpoint2013版本來說,先作出一個半透明方框,接著在欲挖洞處拉出一個小小方塊,
將兩者共同選取後點選格式、合併圖案、合併即可完成挖洞。

在這篇文章的尾聲,讓我們再次回顧今天所談的設計要點們。
首先,在專業者對專業者的簡報場合,我們希望採用表格來秀出詳細數據。
這時你可以根據簡報的目的,適當運用箭頭或漸層來指引趨勢,
用顏色暗示講解中的資訊,或用遮罩遮去干擾的雜訊。
其中,遮罩的運用是在降低雜訊的同時騰出空間給新的資訊,可謂一舉兩得的作法。


如果說,連週期表這種總共120格,含有356項資訊的超複雜表格都可以輕鬆駕馭,
下次當你也有需要的時候,你也可以更有信心的運用「表格」這個工具囉!

作者:Richard (林柏儒) / 簡報設計顧問