2015年2月12日

商務簡報專欄:這張圖表該用長條圖還是折線圖?

在公司內部的簡報中,展示資料時總不免要碰上營收值、業績、銷售量等課題,
而這些資料的呈現方式往往也決定了這場簡報的成敗。畢竟,商務簡報不像TED演講般大圖大字,
要有效的掌握資料的呈現才能讓數據說話,達到簡報的目的

談到營收值等數據,最常見的情形往往是數個部門或數家公司的營收值比較,甚至是不同時間內的比較。
在這樣的資料中共有營收值、不同部門或公司、不同時間等三種變數,但我們只能在二維的平面上呈現。
在空間的限制下,我們必須依據不同的目的來調整數據圖表,才不會讓整份簡報變得一團糟

舉例來說,若簡報者要表達市面上Alpha, Beta, Gamma三家公司從2011~2014年的營收值比較,
依憑直覺則可以做出以下的群組長條圖:

在這裡選擇長條圖可說是一個合理的選擇。
長條圖的優勢在於以長度來視覺化資料,畢竟人類是一種很喜歡比較長度的生物,
以長度的長短來來表示數量的概念對人們來說相當直覺。
另外,長條圖還可以透過長度的變化來概覽變化趨勢,也可以透過座標軸刻度來讀出大略數值
這樣的群組長條圖可說是中規中矩、含括了所有的資料,但卻包山包海,難以讓人一眼望穿重點。
當我們實際在做簡報時,我們應該針對想強調的重點選擇更合適的圖表,或優化細節來強調自己的論點。
在這樣的例子裡,有許多可以解讀資料的面向。我們舉以下三個例子來說明如何針對需求來優化圖表:

1. 比較同一公司在不同時間的營收值
2. 比較不同公司在同一時間的營收值
3. 比較2011~2014年這段時間內三家公司彼此的營收值消長情形



1.比較同一公司在不同時間的營收值
在這樣的需求下,假設我們要先看Alpha公司在2011~2014年的營收值變化,不涉及不同公司間的比較。
此時,Beta與Gamma的資料便成為了無效的雜訊,我們可以用半透明遮罩去除,
或是乾脆運用拆分投影片的技巧,將Alpha部分獨立出來製作成一張圖表。
這樣一來,主管即可一目了然的了解Alpha公司在這段時間內的營收值變化。


2.比較不同公司在同一時間的營收值
這個情況中,當我們檢視2011年的資料時,2012~2014年的資料將成為雜訊,
我們可以參考讓「動畫」引領視線:談簡報資訊圖表的聚焦這篇文章的觀念,
依照瀏覽的時間順序來依序將雜訊以半透明遮罩遮住,或隨著講解順序依序秀出圖表。
這樣的設計,比起依年份拆分投影片來說更能在逐步講解時不失去整體性,
依然保留各公司營收值對時間變化的脈絡。



3.比較2011~2014年這段時間內三家公司彼此的營收值消長情形
雖然長條圖已經可以支持這個論點,但我們可以用更能表達趨勢的折線圖來替代,
讓營收值隨時間的變化更加令人一目了然。
相較長條圖,折線圖的優勢在由斜率表達資料量的變化,並能一眼看出各公司長期的變化趨勢
尤其在時間範圍相當大的資料中,若使用長條圖則資料會變成一堆並排的細線,
在這樣的情況下折線圖相對會是較佳的選擇。

值得注意的是,或許讀者可能嫌這樣的折線圖在構圖上略顯空虛、不夠美觀,
因此想將半透明的長條圖直接疊加在折線圖上來製作美麗的圖表。
這樣的圖表看似充滿設計巧思,以兩種圖表互相補足彼此的缺點,
但仔細看看就不免覺得有些細節略顯奇怪,例如下圖中以灰色圈選出的範圍就顯得雜亂。
為什麼呢?上圖中灰色圈選處的紅橙兩個資料點彼此錯位,在判讀公司彼此消長時就會將時間判讀錯誤。
從上圖中看來,Alpha和Beta兩間公司在2012年的營收值幾乎相同,
兩間公司的營收值在該年出現黃金交叉,但這是一個錯覺!
若折線圖的資料點落於長條圖的頂端,則同一時間的資料點則不免為了配合長條圖而不在同一基準線上,
這樣的圖表並不能忠實地反映出同一時間內各家公司的營收值情形,是一張被扭曲的圖表。

因此,即便將折線圖疊加在長條圖上比較美觀,我們還是要含淚捨棄長條圖,將折線圖的起跑點對齊,
並略微加粗線條來彌補空虛的構圖。
從下面這張對齊的圖中,可以發現Alpha與Beta營收值的黃金交叉發生在2012年之後,
當年仍是Alpha公司略勝一籌,而這才是資料的真相。

最後讓我們一起回顧今天我們所談的重點:
長條圖以長方形的長短視覺化數量大小,能直覺地用長度來概覽資料量。
而相對的,折線圖的優勢在展示資料變化趨勢,
在橫軸資料量多且是像時間等連續變化量的情況下比長條圖更適合。
不同的情境,我們可以選擇拆分長條圖、逐步顯示長條圖或利用折線圖來呈現資料。
掌握以上的要點,才能在商務上精準地呈現資料,讓數據為我們的簡報大聲說話。
之後在面臨長條圖或折線圖的選擇時,相信聰明的讀者們就能夠更輕易地選出合適的圖表。



作者:Richard (林柏儒) / 簡報設計顧問