2014年1月27日

由內容與結構設計簡報排版

上一篇文章應用心智圖與便利貼建立簡報架構已經和大家分享過
如何應用心智圖及便利貼發展、決定我們的簡報架構;
同時也介紹了「模板在後」的觀念,
也就是在設計投影片排版前,
我們可以將所有投影片依照呈現方法的性質進行分類,
如下圖所示(不同的顏色代表不同的呈現性質分類):
而之後我們就可以針對不同分類,
設計不同的排版方式,如下圖所示:
因為相同呈現類型的投影片設計相似,
所以觀眾在看過一開始數張同類型的投影片後,
就能夠反過來用設計理解該同類型投影片的內容,
而讓演講較後面投影片的理解更為快速。
我們可以稱這個概念為排版(構圖)線索(Composition Clue)

上述的邏輯理論上簡單易懂,
但是實務上會衍生出以下的問題:
1. 我們該如何設計不同類型的排版?
2. 區分不同類型排版的意義是什麼?
3. 我們該如何定義「不同的呈現性質」並決定簡報的排版種類呢?
而這些問題正是我們今天要探討的。




我們該如何設計不同類型的排版?

就單純視覺設計的層面而言,
設計的原則就是先前所介紹的簡報設計的3個核心目的
然而上述的原則主要是針對「個別」投影片的設計而言的。
若是牽涉到不同類型的排版,
還需要注意「可辨識度」的維持—
良好的可辨識度來自於相同類型投影片彼此相像、
不同類型之間則有較大的差異。

這聽起來看似簡單,但實際設計上卻相當有難度。
原因在於一般人設計投影片時,
往往容易放任「例外」不斷的產生。
比方說我們一開始將代表標題的投影片設計為某個特定排版形式,
往往在之後審視個別頁面的時候,
又會覺得某張圖很適合擺上去、哪裡再調一下等等。
於是各種排版上的例外不斷的出現,
最後所謂相同類型的投影片,事實上已經看起來完全不相似了。
可能彼此之間的差距還會大過不同類型的投影片,從而失去可辨識度。
或許有些人會辯解說這是根據個別投影片需求而進行的優化
這樣的想法或許沒錯,
不過設計往往需要在不同的需求間取捨,
一味放任例外的發生,
最後只會讓觀眾學會放棄從排版的形式去推論該投影片的類型,
而失去排版(構圖)線索的效力。

最後提醒大家
「排版相同」不是指形式上的相同、一定要用同樣的模板,
而是視覺元素及內在設計邏輯的相同。
上述這兩個概念比較抽象、需要另外說明,
裡面所述「統一元素」的概念與兩者頗為接近。





區分不同類型排版的意義是什麼?

這在上一篇文章應用心智圖與便利貼建立簡報架構已經有敘述過,
所以在此就簡單摘錄重點如下:

1. 節省簡報設計者的時間
因為同一類型的投影片基本上設計方式大同小異,
所需要設計的投影片排版便縮小為有限的類型數量(而非所有投影片逐張設計)
因此工作量便減少許多、事半功倍。

2. 減少觀眾的視覺雜訊
經過將投影片們依照呈現性質的分門別類之後,
也因為相同類型的投影片設計方式相似,
因此觀眾在看過開頭數張同類型的投影片之後,
便會漸漸學習到該排版形式所代表的意義,
而讓演講較後面投影片的理解更為快速。
這就是開頭所提的「排版(構圖)線索」(Composition Clue)的概念。

3. 量身訂做的模板設計
先分類、後設計排版是個「模板在後」的設計程序,
當我們應用這個方法時,
由於我們已經預先知道會有什麼內容,
因此設計出來的排版是完全量身打造的,
符合內容的需求。





我們該如何定義「不同的呈現性質」並決定簡報的排版種類呢?

從這邊開始就是本文的重頭戲啦!
前面提及分類投影片的方式乃是根據「不同的呈現性質」,
但究竟呈現性質是什麼呢?
一般而言我們會同時應用兩種判準,
分別是「內容性質」與「結構性質」,如上圖所示。
首先是內容性質
內容性質所指得是我們依照某張投影片中的主要內容,
如圖片、文字、表格還是圖表區分其呈現性質(如上圖所示)。
用內容進行分類最大的好處在於,
因為是以個別投影片的內容為依據,
因此可以做到對於該種類的投影片最大程度的優化。
如圖片類型的投影片我們可以使其滿版、
圖表類型的投影片我們可以凸顯該圖表的重要數值等等。
(如果你看到這裡覺得:
「咦,這個方法不切實際啊,我的一張投影片裡面有圖、文也有表啊!」
那就代表你的簡報的視覺聚焦還要再加強喔~
歡迎參看一次專注一個重點,聚焦你的簡報內容
再來是結構性質
結構性質是我們是依照特定投影片在整份簡報中所佔的地位而設計其排版。
比方說這張是標題頁,
則我們因為他是標題頁而設計他的排版;
另外一張是代表著章或是節,
則我們根據他是章或是節的地位而設計他的排版(如上圖所示)
應用結構性質最大的優點是可以強化觀眾對於簡報架構的認識,
並提供充分的引導(「噢,你講到第幾章第幾節了」之類的)
但最大的缺點則是,
因為他是依據其結構上的地位而非內容性質進行設計,
所以有時會忽略了對於個別投影片的優化、
排版不適合該張投影片既有內容的性質(如把圖片縮得很小之類的)。

一般人在設計投影片時,
由於缺乏「模板在後」的觀念,加上每張投影片的內容都過於「豐富」難以分類,
因此往往採用結構性質的分類。
BILL自己的經驗是,
對小型的簡報(如20張左右)應該主要使用內容性質作為分類依據;
而大型的簡報(如100張左右)則應該以內容性質為主、結構性質為輔。
不過這些都僅僅是經驗公式,還是需要依照真實情況調整。

為什麼不以結構性質為主的原因,
一方面如前所述以結構性質為主的分類忽略了對於個別投影片的優化,
另外一方面則是因為簡報或是演講乃是線性開展的過程,
因此過度的分章分節會使觀眾變得十分崩潰、不耐煩。
(想想講者喋喋不休一個小時後,
告訴你說他才剛講完第1部分第1章第1節的感覺吧XD)





簡報排版範例 1:文林扶輪社青年團簡介(範例)

這一份簡報是一份長度相對較短的簡報,
因此主要是以內容性質作為分類依據,而非結構性質:
下面是不同呈現性質的投影片分類所設計出來的排版。
可以發現雖然這些排版因為屬於同一份簡報而有相似的視覺感受,
但是個別的排版仍然保有很高的可辨識度:
這份簡報的完整版本可以參考下面SlideShare的連結:






簡報排版範例 2:iGEM 2013 NTU-Taida Presentation Part 2 (修改後範例)(局部)

這一份簡報是一份長度相對較長的簡報,
因此就需要適當的以結構性質(如下圖的章節頁)作為輔助。
下圖展示的僅是該簡報的局部,
如果真的要替整整100餘頁的內容都進行呈現性質分類的話,
那麼分類與排版類型就會複雜許多。
下面是不同分類所設計出來的排版,
一樣可以觀察到個別的排版仍然保有很高的可辨識度:
這份簡報的完整版本可以參考下面SlideShare的連結: