2014年1月24日

應用心智圖與便利貼建立簡報架構

建立簡報時常常面對的一大問題是,
當你打開電腦,看著完全空白的第一頁時,
對於接下來該工作多久、該如何設計簡報,
甚至下一頁的內容該放什麼都會陷入全然的茫然。
就算對於自己即將報告的內容熟稔,
做了一兩頁之後,也很容易陷入不斷處理技術性問題的迴圈。
(如這張圖該怎麼擺、那邊要用什麼特效等等)
最後好不容易歷經無數陣痛生產出一份簡報,
開始進行口語練習之後,
又發現有些很重要的環節根本忘了做投影片說明,
反過來另外一些環節則有太多瑣碎的視覺輔助。
面對一大堆問題如五倍的祝福的故事一般一個、又一個冒出來的囧境,
最後求好心切,只好重新回去補足另外一大堆投影片、
同時忍痛砍掉一些早先的心血,
在心中就留下「設計簡報是一件很麻煩、很可怕、很吃力不討好的事」的陰影。
那麼該怎樣解決這個問題呢?

會有這樣的問題,
最大原因在於多數人在一開始時設計簡報時,
對於即將進行的簡報心中缺乏明確的架構。
那麼為什麼大多數人都沒有/不願意先釐清簡報架構呢?
主要原因有二:
1. 釐清架構是一件看不見產出的前置工作。
2. 對於如何釐清架構,大多數的人沒有概念或缺乏適當的工具。

關於第1點,釐清架構對於所有事情—不論是簡報設計、寫作、學習還是工作,
都能讓事情進行得事半功倍,
因此其必要性完全不言可喻。
但是「看不見產出」的特性卻令許多人對其望之卻步。
因此對此我們所追求的是在最少時間成本內做有效的架構釐清
同時儘可能讓架構釐清的過程變成看得見的實體與可衡量的工作流程

而第2點所說的則是效率可預期性
也就是說我們會需要一套適當且步驟明確(可預期)的工具/方法
讓我們可以順利進行架構釐清的工作,
而釐清架構之後,
也需要確實可以減少反覆修改所造成的時間浪費(效率)

因此綜合以上2點,我們可以歸納出一個好的釐清架構的方法,
需要具有以下特性:
花費時間少、成果具體可衡量、步驟明確可預期、效率的產出。
接下來BILL要介紹的「心智圖」以及「便利貼」的應用,
就同時兼具以上這些優點。



近十年心智圖的概念漸漸廣為人知後,
越來越多的專家開始介紹如何將心智圖應用在簡報製作上。
然而一個共通的問題是
雖然這些介紹有許多深刻的洞見,
但往往在課程或工作坊結束之後,
許多人會覺得在實務上並不太會去真的使用到心智圖的技巧,
而讓這個強大的工具成為束之高閣的裝飾品。
BILL自己的經驗上認為,
在個人風格強烈、內容同質性高、篇幅短小(一張一個重點、20張投影片左右)時
使用心智圖的確不太具實益。
最適合使用心智圖的簡報至少具有以下一項或多項特色:
1. 大型(接近或超過100張投影片)的簡報
2. 多人協作的簡報
3. 簡報內容多樣且複雜
4. 簡報的使用時機是重要的一次性使用(如發表會)

接下來BILL就會逐步介紹心智圖的使用方法,以及相關範例:





STEP 1: 心智圖—發散性思考的時機

釐清簡報架構的第一個步驟,
是應用心智圖進行想法的發散性思考。
方法是以核心概念作為核心往外衍生出各個主題,
再由各個主題逐層次延伸出次要主題、內容、相關輔助細節,
如下圖所示:
此時進行心智圖發想時有幾個重點:

1. 不要否定任何想法
這時是確認「所有可能」會講到、用到的內容的過程,
屬於注重周全性的發散性思考,
因此想法寧濫勿缺
應該把所有想得到的Ideas通通寫上去。

2. 逐步形成想法的層次
由於心智圖的發想過程是由核心逐步向外開展,
由概括性最高的主題到最詳細的輔助細節,
因此在過程中我們可以釐清腦中各式各樣想法的階層與重要性
幫助我們了解不同想法的層次,
而這些層次是之後形成簡報架構的基礎。

3. 釐清何謂「一個概念」
在先前視覺聚焦的介紹文一次專注一個重點,聚焦你的簡報內容
曾經提到視覺聚焦的核心概念就是
避免一張投影片同時充滿太多訊息,保持一張投影片專注唯一的重點
而心智圖的開展有助於讓我們釐清我們在簡報時
要說明的最小的觀念單位(唯一的重點)是什麼
從而避免在開頭所描述的各種簡報與實際口語表達不"match"的情況。
在進行這個步驟時,
有些人習慣使用紙筆操作這樣的過程,
另外一些人則習慣使用心智圖的軟體,如時下流行的Xmind進行。
BILL個人覺得使用紙筆(與之後步驟會介紹到的便利貼)比較符合直覺,
但這個問題見仁見智,重點是用起來順手就好。





STEP 2: 心智圖轉換成簡報—簡報架構「線性化」的過程

結束內容的發想以後,
下一個步驟就是將所講述的內容開始依照演講順序連結
同時決定每個觀念需要使用一張還是多張的視覺輔助
如下圖所示:
進行這個步驟的目的,
在於對於所要演講的內容進行初步的篩選。
原因在於,
心智圖是個多維度、朝著不同主題開展的思維工具,
但是實際演講時我們還是會依照時間的推進,
依照先後次序介紹我們所要闡述的概念,
因此一開始的發想結束之後,
我們開始將這些內容依照先後順序相連結,
同時思考在每個觀念與觀念之間的邏輯如何連結。
在這個步驟中,
我們往往會發現當我們依照著某個特定邏輯脈絡進行簡報時,
有些內容會講不到、不太相容於這個邏輯脈絡之下,
(也就是若硬講會讓觀眾有種天外飛來一筆的感覺)
此時我們就應該決定應該調整演講的邏輯脈絡,
還是放棄不相容的內容。
無論如何,重點是這個線性化的過程正好是個良好的檢驗步驟,
讓這些問題得以浮出台面。




STEP 3: 依照時間軸排列投影片—啟動收斂性思考

前面兩個步驟基本上都還是在白紙或是軟體上操作,
便利貼一直到這一步才須上場
在完成上一步的線性化的過程後,
我們也大致篩選、確定了會在演講中出現的概念。
接著我們要做的是將前一張紙上面的一個個「單位概念」轉變成一張張「投影片」。
看著前面的步驟中所釐清的概念之後,
接下我們所做的是開始以簡報製作的概念
再重新go through整個演講的內容,
思考的不再是概念與概念之間如何相連,
而是決定不同張投影片上需要表達什麼東西。
一般而言如果前幾個步驟做得很好的話,
到此時投影片上的內容應該會與先前發想出來的概念們
有著幾乎一對一的對應。

此時你心中或許有個疑惑:
為什麼還要把先前寫在心智圖上的各個概念
有些麻煩地轉抄到一張張便條紙上呢?
原因在於這樣可以讓心智圖上的各個概念
成為方便我們視覺化操作的實質物體,
以應用於之後的步驟。

另外值得注意的是,
「單位概念」轉變成一張張用便利貼當代表的「投影片」時,
尚不必要在便利貼上開始簡報排版的設計。
原因之一是因為這個是我們在接下來才會進行的步驟,
原因之二是對於一般人而言,
設計的過程還是直接在簡報軟體上面進行為佳,
因為在紙上畫得出來的東西受限於個人製作能力的限制,
不見得能在軟體上做得出來、或是做出來不見得好看與適合。

在把一個個觀念轉變為一張張代表著投影片的便利貼同時,
我們可以將之依照時間軸的順序轉貼到另外一張海報上(如下圖),
並且以Presentation的角度加以審視。
利用此步驟我們可以補齊一些先前沒有考慮到的換場、連結概念用的投影片
他們在先前的心智圖中因為不算是一個實質的概念而會被我們忽略,
但是卻在真正簡報的過程中,
扮演著連結不同主要概念的重要角色。
在完成這個步驟後,
基本上對簡報架構最重要的釐清工作就已經完成了!
如果你的時間真的很趕,
把你抄在便利貼上的關鍵字直接以超大字體打在每一張投影片上,
就會變成一份高橋流式投影片了!




STEP 4: 內容的分門別類以及簡報排版的設計

將簡報變成適合操作的便利貼,
依照時間軸排列並且補足環節投影片之後,
可以拍照或是替每一張投影片做個簡單的編號。
接著我們開始將所有投影片依照呈現方法的性質進行分類。
以下圖為例,假設我們認為
開頭、致謝與結尾的版面設計應該是類似、
主題的章節頁面是另外一種相近的版面設計、
而圖片為主的頁面則又是另外一種...等等,
則我們就可以排出下圖的分類:
這個步驟BILL稱為「模板在後」的簡報設計概念,
主要的意義如下:

1. 節省簡報設計者的時間
對於設計簡報的人來說,
假如一份簡報有100頁,且每頁簡報都要重新思考如何設計,
那麼絕對會馬上瘋掉XD
但是經過將投影片們依照呈現性質的分門別類之後,
因為同一類型的投影片基本上設計方式大同小異,
所需要設計的投影片排版便縮小為有限的類型數量,
因此工作量便減少許多,更加事半功倍。

2. 減少觀眾的視覺雜訊
對於觀看簡報的人來說,
假如一份簡報有100頁,且每頁簡報都是完全不一樣的設計,
那麼在演講時每次都要重新理解其頁面排版的邏輯,
很容易就陷入疲勞。
但是經過將投影片們依照呈現性質的分門別類之後,
同一類型的投影片基本上設計方式大同小異,
因此觀眾在看過開頭數頁投影片之後,
便會漸漸學習到不同的排版形式所代表的意義,
而讓演講較後面投影片的理解更為快速。
我們可以稱這個概念為排版(構圖)線索(Composition Clue)
(這個概念基本上與色彩線索的概念一致,請參看如何選擇簡報的配色?
如下圖所示:
如果你有使用「母片」或是「主板」功能的習慣,
那麼還有一個很重要的意義:

3. 量身訂做的模板設計
當我們下載一個模板、使用內建模板,
或是在簡報設計之初就設計好模版的話,
除非已經很有相關的設計經驗,
否則設計出來的模板往往實際上用不到,
或是不符合內容需求。
BILL以前還會使用Microsoft內建的模板時,
經驗上除了首頁、一般內容、以及空白會用到以外,
其他的模板往往通通用不到。
而經過「模板在後」的設計,
由於你已經預先知道會有什麼內容,
因此設計出來的排版是完全量身打造的,
符合內容的需求。





經過以上4個的步驟之後,
基本上簡報的架構就已經確定~
到此時簡報架構在你心中就會像下圖所示:
(不同顏色代表不同的排版設計)
而看在觀眾的眼中,
雖然無法得知你當初設計的過程為何,
但他們看見的簡報會是一個簡報架構明確、善用合適的排版所呈現的簡報:
以上基本上就是應用心智圖與便利貼建立簡報架構的方法啦!
下面是BILL應用上述步驟釐清簡報架構與設計簡報的實際例子:
取自140119替iGEM-Taida團隊演講的教材
(此份簡報原有近百頁,下面範例僅展示局部)


STEP 1: 心智圖—發散性思考的時機


STEP 2: 心智圖轉換成簡報—簡報架構「線性化」的過程


STEP 3: 依照時間軸排列投影片—啟動收斂性思考


STEP 4: 內容的分門別類以及簡報排版的設計


而以下在釐清架構後替不同類型的頁面所設計的排版(部分):
相同類型的簡報有著相近的排版形式:
擺回時間軸上的呈現就會變成如下圖所示:
而簡報設計的最後樣貌就如以下連結:

簡報架構是不是清楚、有系統多了呢?





最後替大家做個結論:
應用心智圖與便利貼建立簡報架構同時具有
花費時間少、成果具體可衡量、步驟明確可預期、效率的產出的優點
最適合使用心智圖的簡報通常較為大型
需要多人協作內容多樣,且使用時機是重要的一次性使用
而步驟主要如下:
1. 心智圖—發散性思考的時機
2. 心智圖轉換成簡報—簡報架構「線性化」的過程
3. 依照時間軸排列投影片—啟動收斂性思考
4. 內容的分門別類以及簡報排版的設計
大家是否理解了呢?
下次設計簡報、釐清簡報架構時,
不妨試試應用心智圖與便利貼建立簡報架構的方法喔!