2013年10月26日

一次專注一個重點,聚焦你的簡報內容

每個人設計投影片、上台簡報的動機各不相同,
但是可以很確定的是基於投影片的根本性質,
視覺「聚焦」絕對是不可或缺的一環。
從目的、媒介到風格:投影片建構的設計心法分享中,
BILL介紹了投影片設計的三大元素—從目的、媒介到風格的思維概念,
也就是「目的決定媒介選擇、媒介選擇構成風格、風格回頭實現目的
讓我們用下面的示意圖再回顧一次:
在目的、媒介到風格的設計流程中,
確定演講者的目的是最開始的關鍵步驟。
每個人的目的雖各不相同,
但是基於投影片本身的性質,
包括投影片是連續但分張播放的媒體、設計要能聚焦觀眾注意力、觀念導向等特性,
三個目的是充分且必要的,
也就是投影片需要有視覺聚焦、衝擊與流動;
而今天要談的就是三者之中最基礎的「視覺聚焦」。
視覺聚焦的必要性來自於我們人類大腦的天性。
當我們一次只注意一件事情時,
大腦具有最佳的注意力、理解力與反應力。
這也就是為什麼如果你在開會時跟旁邊的人說話,
就容易跟不上會議的內容(當然如果會議很冗的話就另當別論XD)。
那麼如何才能做到視覺聚焦呢?
簡言之就是「避免一張投影片同時充滿太多訊息,保持一張投影片專注唯一的重點」。
投影片聚焦的經典範例,便是Apple產品發表會的Keynote簡報。
你可以發現雖然發表會的內容很豐富多元,
但是其簡報始終保持著「一張一重點」的模式。
下面的影片是Apple幾天前介紹iPad Air以及新版Mac作業系統的發表會影片,
各位讀者隨便選擇一段觀看,都可以看見這份簡報對於視覺聚焦的著重。

基本上視覺聚焦的概念就是如此簡單,
相信很多人在看到這裡之前也或多或少聽過一些相關的概念。
不過真正重要的還在後頭!
讓我們想想:如果視覺聚焦觀念如此普及的話,那麼為什麼我們生活周遭大部份的投影片都如此的「不」聚焦呢?
一部分原因是因為許多人具有錯誤的設計概念,
總是喜歡替投影片多做一些無謂的裝飾而使其充滿雜訊
另外一個主要原因則是許多人錯誤地認為他們所要報告的內容是無法分割的
(可能是基於各自的專業、工作還是報告性質等等)
必須全部、同時放進同一張投影片中。
這種看法是某種程度上是有道理的,
畢竟錯誤的分散(配)投影片的內容不但無法聚焦,
還會造成整份投影片變得破碎、令人疲累。
因此接下來BILL要分享三個分配簡報內容的方法:
建立概覽/細節交互參考、保留架構引導、建立虛構場景,
讓你的投影片在保持聚焦的同時,
又能避免簡報內容的破碎化。





1.建立概覽/細節交互參考

避免破碎化的第一種方法是建立概覽與細節的交互參考,
也就是把簡報的內容區分、建立出「概覽」與「細節」兩類讓觀眾互相參照
以某次台北市環保局的業務介紹為例,
下面這一張是最初修改前的設計:
你可以發現這一張投影片的內容有些「豐富」過頭了,
似乎可以把內容分配到不同張投影片。
但是這張投影片講的內容的確都是同一樣東西:節能減碳的工作成果,
這就代表這些投影片內容無法加以區分嗎?並非如此。
下面我們把內容區分成六部分:
加以區分並處理以後,就可以形成下面六張新的投影片:
從前面兩張圖片我們可以發現,
編號1和6在原先的投影片中僅具有引導性的作用,
但是在重新區分出的投影片,
他們扮演著概覽投影片的角色:
原先編號1號的部分大標題轉變成具有引言的性質開頭投影片;
原先編號6號的部分則從位於中央的輔助圖示
變成彙整前面四張的結論投影片。
這樣的處理方法可以用於解決一般大型演講場合的投影片
光是標題部分就同時具有大標題、次標題、小標題等許多層次,
正文部分反而被過度壓縮的問題。

下面是上述幾張投影片實際播放時的影片:

先前在別讓無心的設計害了你—「簡約」從細節開始所使用的範例投影片,
也是建立概覽與細節交互參考的例子之一:
下面是該範例投影片實際播放的影片:





2.保留架構引導

架構引導有些類似概覽與細節的交互參考,
但主要是用在當投影片內容的交互參考有極高的必要性,
或是如果內容分開在各張投影片會使得觀眾看後面、忘前面的時候。
以BILL在從目的、媒介到風格:投影片建構的設計心法所使用的範例投影片為例,
在介紹中Eye Contact, Body Movement以及Vocal Variety是三個觀眾需要「記得」的肢體語言,
而細節相對只是對個別項目的簡單說明;
也就是說,這張投影片說明的重點是架構而非細節。
此時我們的處理方法便是
把三個項目的架構持續保留在投影片上面、進行架構的視覺引導,
而細節則隨著正在說明的項目逐張變換。

值得注意的是即使是交互參考,聚焦仍然至關重要。
因此三個項目雖然並陳,
但是在「尚未提到的項目」或是「已經提過的項目」的部分以半透明的效果處理,
以視覺化的訊息告訴觀眾:
恩,架構很重要,你所須注意的一直都是這三個項目;不過我現在在說明的是這部分,請看這裡!
藉此達到聚焦的效果。
下面是該範例投影片實際播放的影片:





3.建立虛構場景

以往的投影片或是幻燈片的設計思維
主要是奠基在文書編輯的經驗。
當書本內容較為複雜時,我們會習慣分章分節,
同樣的習慣帶到簡報上便成了章節投影片或是標題列的來源。
而現在一些很流行的簡報軟體如Prezi
能讓整個投影片的放映變成是個虛擬場景的轉換,
建立觀眾假想的空間概念,
讓觀眾觀看投影片時更像是在觀看一張海報或是瀏覽一份地圖。
這樣的方法能讓觀眾更輕易掌握簡報者演講概念的全貌。
(PowerPoint一樣可以建構出虛構的場景,但是步驟較為複雜)
因此利用虛構場景的建構,
我們可以減少許多用於架構引導的投影片元素(如標題、章節投影片等),
讓每一張投影片聚焦在更純粹、更專一的項目上。
下面是剛剛用於介紹如何建立概覽與細節投影片的範例,
如果將實際播放的投影片轉場效果加以分析,
就會發現這份投影片會在你的腦海中建立像是下面這樣的空間概念:
下面是影片連結,大家可以跟上面的場景路徑圖一起加以對照:
建立虛構場景除了用於一般的內容表述之外,
更適合用在「圖表」的說明。
有時候一張圖表可能含有非常豐富的資訊以供參照,
或是這張圖表其實不是使用簡報軟體作的、
而是來自財報或是學術論文的資料,
此時上面便有可能充滿適合書面閱讀卻不適合簡報展示的元素。
遇到這種情形時,如果你應用建構虛擬場景的技巧的話,
便可以將投影片的畫面在圖表中想要強調的地方與整體綜覽之間交替。
下面是某經濟學論文第一段報告的投影片,
便是應用虛構場景在圖表報告上面很好的例子。
(操作上,下面的動畫可以用Prezi或是Keynote的「瞬間移動」轉場特效輕易做到,
PowerPoint雖也能做到但程序複雜許多)






最後讓BILL替今天討論的視覺聚焦作個簡單總結:
視覺聚焦是三個投影片設計必要的目的之一,
而其關鍵就是避免一張投影片同時充滿太多訊息、
保持一張投影片專注於唯一的重點。
避免內容分散、簡報卻變得破碎化有三個方法,
分別是建立概覽/細節交互參考、保留架構引導、建立虛構場景。
這些方法可以讓你的投影片在保持聚焦的同時,
又保持簡報內容的完整性。
下次如果你又開始想要把一大堆內容塞在同一張投影片上面時,
不妨試試今天BILL介紹的方法喔!