2013年10月11日

是「資訊」還是「雜訊」?剖析投影片設計的有效性


相信許多讀者都有這樣的困擾,
就是在職場上或是在學校裡當你企圖替投影片做一些不同凡「想」,
如應用滿版的照片、少少的文字時,
你的主管或是教授會告訴你:
嘿!這是工作報告,重要的是內容,投影片不要設計過頭了!
這時你的心中總會湧出一股替自己辯解的衝動,
想要告訴對方沒眼光的是他而不是自己。
但實際上有時他們的看法是正確的
很多時候當我們想要替我們的簡報做一些改變時,
我們希望的是投影片可以變得「美」一些—而非設計得「好」一些。
美固然很好,但是不但主觀而且也非使用投影片的本質,
(關於投影片本質可以參考掌握投影片6項設計本質,輕鬆駕馭不犯錯!
更重要的是投影片的「有效性」,
也就是講者所使用的視覺輔助是否有助於其所想要表達的內容。
有效性同時也定義了設計的好壞,
也就是說,設計良好投影片的定義即是最能讓講者有效表達的視覺輔助
那麼怎樣才能衡量一個設計的有效性呢?

先來談談基礎理論的部分好了,
畢竟有理論基礎,實務便能瞭解更透徹XDD
投影片,或是任何視覺輔助,
最重要的目的便是協助講者訊息的傳遞。
訊息可能包括需要理解的推理、事實,
也可能包括情感與個人體悟。
在一場演講中,講者會傳達許多大大小小的「訊息」,
這些訊息會被演講者用特定「邏輯」加以組織後傳達給觀眾(如下圖)
當你覺得講者「言之有物」時,便代表你有接收到演講者的訊息;
而你覺得演講「言之成理」時,便代表你可以接受講者組織演講的邏輯。
投影片的設計亦是如此—
當觀眾透過搭配觀看投影片可以接受到訊息理解其邏輯時,
便代表投影片成功地傳遞了演講者想要傳達的事物。
然而觀眾並不總是可以理解講者想要呈現的訊息,
畢竟訊息的傳達的關鍵有二:
其一是演講者有講,其二是觀眾有聽進去。
而根據觀眾是否有聽進去,可以區分出訊息的兩種類型:
其一是觀眾有聽進去、消化得了、可以理解的訊息,稱作「資訊」;
其二是觀眾聽不進去、無法消化、不能理解的訊息,稱作「雜訊」。
從這個角度出發,
當我們在衡量投影片設計的好壞時,
可以把具有加分效果的資訊減去反效果的雜訊,
便是一張投影片的有效程度,或說是設計「好」的程度。
值得注意的是,這邊的相減只是個概念上的比喻,
並非單指「量」的相減或是「密度」的比較,
資訊量越多不見得越好,
有時用少量的元素傳達太多的資訊會使得你的投影片變得像是藝術品一般,
讓人們對著簡報上的內容過於流連忘返。
但可以確定的是,想要把投影片設計更好,
在有限的訊息傳遞中提升資訊品質、降低雜訊絕對是不二法門!
那怎樣的訊息才稱得上是資訊,
又如何才能提升資訊品質呢?
一般而言,資訊有兩大特色(參考下圖),
首先,便是其能夠「符合(講者演講的)目的」,
其次,便是彼此之間具有「邏輯聯結」。
舉例來說,航空公司對於空服員的服儀有著縝密的規定,
其「目的」之一便是希望能夠呈現給客戶最佳的服務;
而該服儀也會和該公司的品牌形象建立(邏輯的)聯結,
長榮航空的LOGO以及許多品牌象徵物是墨綠色,
因此空服員的制服也相應的是墨綠色。
此時墨綠色的空服員制服便可視為有效的訊息—資訊
如果今天長榮的空服員全部改穿嬉皮風格的服裝,
那很可能會和他們提供最佳客服感受的目的背道而馳;
反過來如果他們依舊穿著制服,只是改成大紅色,
那麼雖然可以達到目的,
但是乘客卻很可能對於大紅色的顏色設計有種揮之不去的違和感,
或是無法聯想到長榮航空這家公司。
同樣的想法也適用在投影片的設計上,
在本文後面會有實際的例子說明,
不過這個例子更重要的啓發是我們可以了解
資訊對於良好設計的重要性不僅僅限於投影片設計,
更可以應用在我們日常生活之中。
因此呼應一開始的問題,BILL在此做個小結:
一個資訊最重要的兩個特質便是「與目的相符」和「彼此邏輯聯
而提升資訊品質的方法便是增加與目的的契合度以及強化彼此的聯結。
與資訊相反的,便是雜訊。
雜訊是與目的無關甚至是衝突的訊息,
同時彼此之間的缺乏邏輯關聯性。
前面所舉的嬉皮穿著以及大紅色制服便是雜訊的例子。
而應用在投影片設計上,
當我們看著一張投影片時心中卻不斷想著:
「這張圖片為什麼突然出現在這裡?」
「這邊突然變成斜體是幹嘛的?」
甚至是「這張投影片到底在講啥?」之類的想法時,
不用懷疑,你的投影片不是資訊太少,便是雜訊太多了!
好啦~有了理論基礎後,
接著讓我們來看看實例吧!
下面這一張投影片是關於央行三種貨幣定義的介紹,
由最狹義的M1A到最廣義的M2貨幣定義等等,
如果各位讀者有財金、經濟相關背景的話應該對此並不陌生。
不過今天BILL並不是要藉此進行貨幣銀行課程的介紹,
而是要藉由以下這幾個範例說明
如何將資訊與雜訊的概念實際應用在投影片的設計。
首先先請大家欣賞以下幾張範例投影片:

投影片綜覽

個別投影片
假設這些投影片的文字敘述一個字都不能省,
相信大家應該會覺得這幾張投影片的設計算是簡單、清楚,
從字型選擇、各種貨幣定義彼此之間的關係,
到較為細節的介紹等皆可一目瞭然,
這便是一個十分良好、簡約卻不簡單的設計。
(事實上BILL為了設計出這幾張,前面有大概6個前身版本QAQ)
簡約的展現便是來自於用少少的元素呈現豐富的內容,
資訊完整而鮮少雜訊;
但就如前一篇別讓無心的設計害了你—「簡約」從細節開始所言,
簡約是來自於對細節的注意,
BILL接下來便要以字型的處理為例,
帶大家看看這張投影片在細節裡究竟下了怎樣的功夫!
以系列投影片的第三張為例,
上圖整理出了這一張投影片中對於字型的六種處理方式。
基本上這六種都是使用同樣的中英文字型,
但是透過粗體、變色、遮罩等不同的處理方式而各自表達不同的意思。
而這六種字體又可以分成三個大類,
如上圖的1,2,3(紅、黃、藍)所標示。

現在請大家看看上面的例圖,
想想是否可以輕易地辨認出不同字型處理彼此之間的邏輯關係呢?
相信如果透過對於他們相對位置的判斷、
排列的樣式以及經驗法則(如粗體紅字代表重點)等訊息,
大多數的人應該可以一眼看出不同字型處理彼此之間的邏輯關係:
如果再如下圖一般,前後參照其他張投影片,
那麼就能夠更加確定不同字型處理彼此之間的邏輯關聯了!
看到右側粗紅字便可以判斷是重點提示、
左側的粗黑字便知道是不同貨幣定義的類型、
黑底白字的項目則是不同貨幣定義的組成元素。
此時我們就可以說,這六種字型處理是很良好的「資訊」,
符合目的且彼此有邏輯關聯。
觀眾不但不需要費神判斷每一個不同處理所代表的意義,
而且不同的處理更可以協助我們了解整份投影片想要表達的內容!
相反地,同樣是不同的字型處理,
也可以造成完全「相反」的效果
讓我們來看看下面的例子:
上圖中,BILL將同樣的內容濃縮到一張投影片上面,
並且針對不同的內容使用了不同的字型處理。
接著仿照前面的分析方法,
我們可以把這張投影片使用的所有字型分析如下:
恩,只有五種字型,還比一開始的例子少呢!
接著依據他們的相對位置,
我們大概也可以把它分成三種類型。
接下來我們來看看這三種字型處理彼此的關係是什麼?
就在這一步,
我們會發現很難對他們彼此的邏輯有很清楚地理解
看著這張投影片,觀眾心中一開始會開始疑惑:
「上面的不同定義與下面的"1,2,3"有什麼關係呢?」
「為什麼上面是使用新細明體,下面使用標楷體,右側又是另外一種字型呢?」
「噢~圖中的M1A在最中間呢!那向外一層是什麼呢?喔喔在右下角,是M1B。」
如果你的心中有那麼ㄧ瞬間也有這些疑惑,
就代表這些訊息之間關係模糊,
觀眾不但無法在第一時間利用他們增進對於投影片內容的瞭解,
反而還需要費神思考這些不同字型處理可能隱含的意義。
如果你不覺得這有什麼問題(諸如看習慣了之類的)
那麼至少這些字型處理完全「無助於」觀眾對於內容的理解。
不論你的心境經歷是上述的哪一種情況,
我們都可以說這些字型處理是與目的無關、邏輯不明的「雜訊」。
因此我們可以對於上述的討論做一個總結,如上圖的示意圖所示。
而在這張圖中也可以看出左邊的投影片相對右邊
有較豐富的資訊、較少的雜訊,
因此左側的投影片(在字型處理上)有著較佳的設計。

這邊BILL只討論了字型處理的資訊與雜訊,
實際上資訊與雜訊的討論可以存在於每一個層面、每一個你想像得到的細節。
從細節的字型/色彩選擇、註解符號的設計、畫面的排版,
到宏觀的畫面風格、簡報節奏,甚至是投影片與演講內容的配合,
本篇對於資訊/雜訊的討論都可以適用。
而一個好的設計師便是有著更銳利的眼睛
可以看到更多、更深的設計層面並加以改善;
而一個好的演講者便是可以將他的演講內容變得更精練、更能打動人心。
雖然討論的層面很不一樣,
但是背後的道理卻有著異曲同工之妙。


最後在結束之前BILL再討論一個常見的迷思,
就是設計「好」的投影片與「美」投影片的差別。
一個很重要的觀念是:
「設計「好」的投影片很可能是「美」的投影片,但兩者並不相同。」
下面BILL用一個簡單的例子來說明。
一樣針對今天央行三種貨幣定義的介紹的內容
我們再設計了下面這一張投影片,
其中拿掉了許多細節、換上一張令人垂涎的美金圖片。
這張投影片看起來簡單多了
而且顯然比起前述的反例還美、甚至可以匹敵前述的正面的例子。
由這層面看來,
這個投影片設計甚至比前面任何一個例子還好,
就像是會在TED看到的投影片一般,簡單、美麗、大方:
然而不是每一個簡報場合都是TED的演講場合,
如果這張投影片用在貨幣銀行學的課堂上的話,
那麼學生應該會變得很崩潰。
進一步觀察這個例子我們就會發現,
實際上這一張投影片所能提供的有效訊息非常少,
附圖雖然適宜但也提供不了多少幫助。
你可以想像如果有演講者使用這份投影片進行簡報,
要不是細節並非該場簡報的重點,
就是這個演講者有著超凡入聖的演講技巧。
但無論如何我們可以確定,
如果我們打算把它用在課堂解說或是工作報告的場合的話,
那它應該算不上很好的視覺輔助。
所以我們可以再次透過下圖將兩者加以比較,
可以發現以設計的觀點來看,
雖然右側的投影片可能是比較漂亮、比較「美」的投影片,
但實際上左側的投影片才是較佳的設計。





寫了這麼多終於到了結論的時刻啦!
總而言之,
一個好的設計取決於較佳的資訊與較少的雜訊,
而資訊的兩大重要特質便是與目的相符和彼此邏輯聯結。
較佳的設計很可能是較美的設計,但兩者並不相同。
設計乃是依據投影片使用的目的量身打造,
而非只是將投影片裝飾得美美的。
最後,這些概念不只可以應用在投影片設計上,
更可以應用在日常生活的各式各樣的設計之中。
因此以後當你在設計投影片,或是準備報告、設計產品時,
別忘了盡量活用今天BILL所介紹的資訊/雜訊的觀念,
盡量將你想要表達的訊息組織成有用的「資訊」,
不論是在講稿上還是投影片中,
這樣子可以讓觀眾更融入你所講述的內容喔=)