2013年9月18日

別再「貼上」數據了:用設計思維呈現複雜概念


前面兩篇文章該用白板、海報、動畫還是投影片?簡報輔助工具比一比!
以及掌握投影片6項設計本質,輕鬆駕馭不犯錯!
討論了投影片的必要性以及其設計上的本質
相信看過的讀者都很清楚哪些場合應該使用投影片進行簡報,
以及在人云亦云中分辨出正確的投影片設計觀念。
然而這兩者僅能讓我們在設計上被動的「不犯錯」。
接下來BILL便要以前面兩篇文章的觀念為基礎,
和大家分享如何以「設計思維」的方式進行設計,
主動、有系統地逐步建構出優質投影片。

前幾天BILL聽到了一篇演講,
內容是關於如果上班族坐下來的時間太長會使壽命減少的警告。
在演講中,講者引述了一段康健雜誌2013年4月173期的內容段落:
美國癌症協會檢視了12萬美國人14年來坐著的時間和死亡率,
發現女性只要每天坐超過6小時,
就比每天坐少於3小時的人,
早死於各種疾病的風險高了37%。
男性則多了18%。
假設今天你的演講需要引用到這部分的內容,
你打算怎麼設計這部分的投影片呢?

相信稍微有一點常識的人都知道,
像上圖這樣直接把內容貼在投影片上,
絕對不是良好的投影片設計。
那麼究竟要怎麼設計比較好呢?
如果讀者涉獵過簡報設計相關書籍,
或是看過烘焙坊的相關文章,
便可能會應用滿版出血的圖片、半透明遮罩效果,
以及放大的字體來凸顯想要強調的內容。
如果更細心的話,
甚至會調整說明文字彼此的行距,
如下面這一張範例投影片。
前面所述的方法的確都是常用的投影片設計技巧,
可以讓你的投影片簡單、大方、美麗:

然而在諸如學術研討或是上課教學的場合中,
這不算是一張「好」的投影片,
原因之一是因為這樣的設計過度簡化(省略)了內容,
容易誤導觀眾並且遺漏太多重要訊息,
違反投影片視覺輔助、觀念導向的本質。
(參考掌握投影片6項設計本質,輕鬆駕馭不犯錯! 
一般人第一眼看見時,
理解大概只有「久坐死亡率會高37%」之類的程度,
至於跟什麼比高37%、男性與女性的差異為何、研究方式及資料來源是什麼,
除非仔細檢視內文否則並不會知道上述資訊。
所以某種程度來說它和最一開始充滿字的投影片一樣,
只是一張「漂亮」的投影片,
卻不是一張「好」的、「適合」的投影片。
那究竟該如何設計這一張投影片呢?
接下來BILL便要和大家介紹應用「設計思維」建構投影片的方法。

設計思維是一個目的導向的過程,
一種系統性地、有邏輯的思考策略;
而它的起點始於釐清簡報者的「目的」。
在上面引用的段落中至少有三個重點:

  1. 「資料背景」
  2. 「坐較長與較短時間的死亡率差」
  3. 「男性與女性的差異」

而釐清簡報者的「目的」就是指,
雖然就客觀上而言這份資料有上述三項重點,
但是主觀上簡報者可以加以取捨,
並透過簡報呈現技巧加以凸顯出來。
比方說,如果簡報者想要強調這段敘述的公信力,
那他便可能強調資料背景中「...檢視了12萬美國人14年來坐著...」的段落;
如果是簡報者只想要強調男性與女性的差異,
那麼便會特別強調18%和37%的差異。
而在以下的示範中,
我們的目的是想要簡潔但完整的傳達這一個段落的語意,
此時比較重要的部分便是下圖中「死亡率差」與「性別差異」的內容,
而「資料呈現」的部分則是必要但居於輔助角色的資訊。
因此經過目的的釐清之後,
我們可以確認接下來的投影片設計中
資訊的呈現將著重在「死亡率差」與「性別差異」這兩個部分。

接下來我們開始把我們的「目的」反映到我們對於投影片版面的規劃上,
版面規劃需要利於觀眾視覺聚焦以及視線流動
而考慮的面向包括其大小、位置以及元素之間的互動性
雖然投影片版面沒有唯一正確的規劃,
但是仍會依循一定的設計思維邏輯。
下圖是BILL設計的規劃:
為了強調男性與女性的差異,
因此「男性與女性的差異」這部分佔最大面積與整個版面的右半部,
同時預計使用柱狀圖凸顯差異;
而「死亡率差」因為是用以解釋性別差異。
(不然也不知道差異是在「差」什麼XD)
因此BILL安排其在左側,
讓觀眾在看完左側死亡率差的說明之後
視線可以自然的流動到右側看結果與性別差異的數據;
最後資料背景相對最不重要,
因此BILL把它安排在左下方,
當作是上方以及右側這兩項重點的註解,
如下圖所示:

以上的這些「設計思維」過程,
可以讓我們有邏輯的逐步建構出投影片的基本格局。
或許這樣的格局有再改善、琢磨的空間,
但無論如何,它是一個有邏輯、有道理的設計;
而這樣的設計看在觀眾的眼中
便會是一個舒服的、容易理解的視覺輔助。

決定設計元素的巨觀格局後,
接下來我們便逐步考慮每一個元素的設計細節:

首先是男性與女性的差異(參考下圖)。
比較直覺的部分是,
由於我們簡報的主要目的之一是凸顯這不同性別(死亡率的)差異,
因此我們採用上寬下窄的柱狀圖加以處理;
上寬下窄的設計可以凸顯對比,
使較大的數據的看起來更大、較小的數據看起來更小。
而比較細節的地方則是,
在這裡開始,
BILL將逐步定義所呈現的設計語言:
重要的內容統一使用72pt,黃白色粗體的Helvetica;
普通的內容統一使用42pt,白色粗體的Helvetica(中文字體則是蘋果黑體)
如下圖所示:

什麼是「定義設計語言」呢?
簡單來說,就是針對相同的概念採用統一的表達方式。
比方說如果我們想表達一段文字很重要,
我們可以用底線、粗體、斜體、紅字、反白等各種方式來加以強調;
但是若同一份文件遇到重點時,
一下子用粗體、一下子用紅線、一下子又用反白的話,
不但並沒有強調效果,反而會讓人眼花撩亂。
反過來如果我們統一使用粗體,
則之後讀者就會慢慢內化並建立一種聯結:「凡是遇到粗體的地方即是重點」
從而達到我們希望的提示重點效果。
而這種聯結的成功建立,
便是來自於一開始我們對於設計語言的統一定義。

接下來是坐較長與較短時間的死亡率差的部分。
可以看見,在字體的處理上BILL沿用的相同的設計語言:
重要的內容統一使用72pt,黃白色粗體的Helvetica;
普通的內容統一使用42pt,白色粗體的Helvetica。
另外BILL也盡可能簡約此處的內容表達方式,
包括使用">"、"<"符號取代文字的"大於"、"小於";
用直式減法的形式取代
「只要每天坐超過6小時,就比每天坐少於3小時的人......」的冗長敘述;
畫面元素盡量對齊創造秩序,
讓觀眾得以聚焦。
上述這些處理不但可以拿掉雜訊,
更能原汁原味的保存所有的重要資訊,「簡約」而不「簡單」,
符合投影片「視覺輔助」以及「觀念導向」的本質。

最後針對補充性質的資料背景部分,
BILL採用50%的透明度、24pt的字體大小處理,
一方面減少對於主要內容聚焦的干擾,
一方面也明確定義出其「輔助」的角色;
因為其重要性不及正文,
所以以不同的設計加以區別。

終於現在所有的架構及細節設計都到位了,
下面便是最後的成果啦!
有沒有發現這張投影片設計雖然十分簡約,
但是原先引用段落的內容卻一樣都沒有少呢?
這樣的投影片才是真正符合其本質、不只是「漂亮」、「美麗」,
也才是應用「設計思維」的目的!

下圖顯示不只是在細節的處理,
即使是在大架構的範疇中,
我們依舊會統一使用相同的設計語言,
讓觀眾觀看時更加的聚焦、雜訊更少!

總而言之,應用「設計思維」的方式進行設計,
可以有系統地逐步建構出優質投影片。
在上面BILL示範的過程中,
相信各位讀者會發現其實一張設計良好投影片背後,
是經過一連串十分目的導向的決定過程。
整個過程中我們會不斷的問自己:
我的目的是如何?而為了達到這個目的,我該怎麼做?
而一連串思考與決定的結果,
便是一張不留斧鑿痕跡、簡約卻完整的作品。

這個例子其實還有許多值得討論的地方,
像是「為什麼使用黑色網格紋路當作背景」、
「為何使用黑/白/黃配色」、「為何使用木質立體圖表」等等,
而BILL不在此討論的原因是因為
這些問題往往會牽涉到「一整份」投影片設計上統一的考量。
然而不論如何,只要熟用設計思維進行投影片的製作,
久了以後就會發現對上述的問題我們所做的每一個選擇,
都會一點一滴的累積並最終形成個人獨一無二的風格。

最後就如前面所言,
這樣的設計並不是唯一的;
但是這個例子最重要的意義,
便是瞭解如何在製作投影片的過程中實踐設計思維,
使我們在製作的過程中免於彷徨,
有系統、有效率的設計出真正優良的視覺輔助。
下次當你開啓電腦設計起投影片時
不妨試著應用BILL今天所介紹的設計思維,
或許可以讓你的工作更加事半功倍喔!