2013年9月5日

該用白板、海報、動畫還是投影片?簡報輔助工具比一比!


很多人只要一站到台上,
就會犯一種「投影片癮」的毛病。
如凡是上台報告就一定要用投影片,
或是開會時要求與會者預先提交投影片講義等等(這簡直是陋習)。
遇到這種情況時,
講者要不是被投影片牽著鼻子走,
就是大搞脫稿演出的戲碼把全場的人都嚇死,
心中留下「投影片僅僅是裝飾性質的工具」的陰影。
其實這樣的情形不是投影片的原罪,
而是因為在許多情況中
進行簡報其實並不需要投影片!
利用像是黑/白板、海報或是動畫,
甚至是單純的口頭演講都會有更好呈現效果!
那究竟何時該用,何時又不該用投影片呢?
接下來BILL將會比較投影片與不同簡報工具的特性,
並且藉此釐清投影片的特性,以及適合使用的場合。





投影片 v.s. 黑/白板

還記得幻燈片的年代嗎?
在現代數位投影片(PowerPoint和Keynote)大行其道之前,
學校上課時主要都是透過抄黑板進行的。
必要的視覺輔助通常都是掛圖;
如果用起幻燈片那可真是先進的不得了!
然而就算是數十年後的現在,
投影片仍然無法完全取代黑/白板。
相對於投影片,
黑/白板所具有的便利性(拿起筆就可以寫)、
視線引導特性(通常觀眾的視線會跟著白板筆的書寫位置,抄筆記時尤其如此)、
以及靈活性(黑/白板可以自由架構、排版)是投影片難以取代的
因此如果你的簡報場合需要較多的討論、思考激盪,
或是要建構較為複雜的觀念,
那麼使用黑/白板絕對是較佳的選擇。

不過反過來,
投影片相對於黑/白板最大的優勢就是它可以重複使用
且對於單純告知、記憶性內容的表達上相對有效率的多。
想想你以前修過的歷史或是地理課吧!
比起老師在黑板上抄寫年代、繪製地圖,
一張設計好的投影片可以在讓人瞬間一目了然,
而且這樣的成果容易累積、改進與優化,
讓重複講述的內容變得更精彩。





投影片 v.s. 海報

海報是另外一種古老但是有效的表達工具,
你必須將你所想要表達的事物去蕪存菁,
全部放進一張或是數張的海報之中,
因此海報非常適合用在濃縮的重點整理以及重複表達多次的場合。
除此之外因為海報可以讓觀眾一眼就看見所有的內容,
所以在表達上非常有彈性。
你可以從任何地方開始、任何地方結束,
也可以跳脫原先設定的順序
根據當下的情況、觀眾類型調整講解方式。
或是讓觀眾以自由提問的方式進行互動。
(對於黑/白板或是投影片來說,
講過的東西若沒有及時提問,就會變得很難參照)
甚至如果你不在海報旁邊,
其實觀眾也可以自行閱讀吸收。
因此海報非常適合在較為動態的場合使用
當然相對於黑/白板以及投影片
其可以表達的內容量大大的受限
同時因為所有的內容都已經固定、呈現在海報上,
因此若不懂得駕馭的話,
海報不利於視線流的引導。
(觀眾不見得在看你說的地方)
(當然反過來善用手勢一樣可以達到良好的視覺引導效果)
同時如果內容需要修改也會困難得多。
由此可以看出就靈活性可重覆性而言,
海報剛好和黑/白板處於特性光譜的兩端
而投影片的使用,則像是介於中間。






投影片 v.s. 動畫/影片

現今的教學或是簡報,
越來越多人喜歡使用影片、動畫或是其他的多媒體工具加以輔助。
這些工具可以把觀念迅速的結晶與濃縮,
並且在很短的時間內簡單扼要地傳遞訊息給觀眾。
某種程度上,
一場數位投影片的簡報的進行也像是一部電影,
講者依序播放預先準備好的內容,
口中說著預先排練過的詞句,
在預定的時間開始,預定的時間結束,
跟電影沒什麼兩樣;
所以很多簡報專家會告訴你其實簡報的時間要盡量簡短,
後面的Q&A時間才是真正重要的。
這樣的看法的確一針見血,
但是卻無法適用於所有的狀況。
實際上數位投影片的簡報與其說是一場電影,
更像是一場舞台劇。
在其中的主角,也就是講者,是真實與觀眾進行互動的。
進行投影片簡報可以保持講者場控的能力。
演講者依舊是全場的主角。
所以說投影片比起任何多媒體工具,
更適合用於聚焦在講者本身。
(當然如果簡報做得很爛的話,
負評也會相應的聚焦在講者身上XD)
另外在一場演講之中,
現場的情形是千變萬化的,
所以再縝密的排練都需要配合臨場反應。
由於使用投影片可以讓演講者視情況靈活調整內容,
所以在靈活性上,
投影片是優於各種多媒體的工具的。
(但是並不衝突,可以互相搭配)





一場演講的視覺輔助就像是一個人身上的穿的衣服,
在適當的場合穿適當的衣服才能表現得宜。
很多時候使用數位投影片並非最好的選擇,
透過以上的比較,
相信大家對於該何時使用「投影片」作為簡報視覺輔助有了更多的理解。
未來當你再度手癢想要開啓電腦、做起投影片時,
不妨考慮其他的視覺輔助工具,
如黑/白板、海報、動畫,甚至是幻燈片、大字報、文件等等,
或許可以讓你的簡報有更好的效果喔!