2013年9月11日

掌握投影片6項設計本質,輕鬆駕馭不犯錯!

鋼鐵人Tony Stark, 原圖片來自2012電影「復仇者聯盟 The Avengers」
「鋼鐵人 Iron Man」是近年好萊塢當紅的超級英雄電影,
BILL相信不少人看這部電影除了喜歡裡面的劇情,
更是羨慕劇中的超智慧AI助理J.A.R.V.I.S.和超高科技立體投影、操作界面。
只要男主角Tony Stark有什麼要求,
J.A.R.V.I.S.馬上會把所有的資料如上圖一般彙整成精美的簡報,
並且以立體投影的方式呈現出來。

在現實的生活中,
雖然我們離這樣的科技還是很有距離,
我們沒有這樣的AI助理、還是得親手設計簡報,
而且在設計的過程中往往還會卡住、效果不如預期,
但其實這樣的情況是可以避免的!
只要掌握下面介紹的投影片6項設計本質,
就可以讓你把時間花在刀口上、少走很多冤枉路!

蘋果前執行長Steve Jobs曾說:
「要創造真正的簡約,必須走到非常深。
比方說,如果你想要讓某件產品看不到一顆螺絲,
結果可能卻做出一件極其迂迴而複雜的產品。
比較好的方法是深入簡約的核心,
徹底了解這件東西及它的製造方式。
你必須真正深入了解一項產品的本質,才能去蕪存菁。」 -引用自《賈伯斯傳》
這段話是Steve Jobs和他的產品設計師Jonathan Ive (上圖螢幕中的那一位XD)所信奉的理念,
同樣的道理其實也適用在投影片的設計。
要事半功倍地設計出好的投影片,
最佳的方法就是掌握投影片設計的「本質」。
在前一篇該用白板、海報、動畫還是投影片?簡報輔助工具比一比!之中
BILL比較了投影片和其他簡報媒介的差異,
需求以及講台呈現的角度檢視了投影片的優勢以及特性;
在這一篇中我們將進一步探討當真正設計投影片時,
如何善用投影片既有的特性,也就是「設計的本質」
你設計起來不但輕鬆,
同時也避免走入人云亦云的誤區。
BILL相信投影片的重要設計本質主要有下面6項:
(這或許不是全部,但已經涵蓋了大部份的面向)
  1. 投影片設計應從觀眾的角度思考
  2. 投影片是視覺輔助
  3. 投影片是連續分張播放的媒體
  4. 投影片設計要能聚焦觀眾注意力
  5. 投影片內容屬於觀念導向
  6. 投影片應該具有互動性元素

這些「設計本質」有什麼特別的呢?
基本上如果我們深思它們的意義,
這些本質可以當作我們進行投影片設計決定的根據
舉例來說,上面的話可以改寫成6個自我檢視的問句
  1. 我的觀眾是誰?我設計的投影片有從觀眾的角度思考嗎?
  2. 我的投影片是否會反客為主影響簡報者本身?是否清晰易懂協助觀眾理解
  3. 每一張投影片彼此連貫嗎?我是否可以流利的切換投影片掌握簡報的節奏
  4. 我的投影片設計是否能聚焦觀眾注意力,還是過於花俏、影響理解?
  5. 投影片內容是否細節過多流於瑣碎?觀眾是否容易理解我的簡報的觀念?
  6. 我的投影片是否賦予簡報足夠的互動性?是否能夠在場控與參與度之間取得平衡?

透過這6個自我檢視的方法,
我們可以開始回答一些常見的問題,
例如「投影片的作用是大字報嗎?」
不應該是,因為他會影響觀眾對於講者的注意力
同時也會讓整場簡報互動性極差(就直接印講義給觀眾自己讀就好啦!)。
同理我們也可以知道為什麼「不應該把所有資料塞在投影片上面」,
或是為什麼「不需要有太多花俏的裝飾」。

有些問題就比較微妙需要稍微琢磨。
比方說我是不是應該在某張投影片上放某張圖片?
這時就要考慮到連續播放的媒體,
所以原則上整份投影片的設計要有統整性
否則看起來會非常跳針;
但同時因為它是單張單張的播放
每一張獨立的投影片頁面也要形成獨立
可以讓人感到舒服的設計。
所以不適合選一張超級好看的風景照放在母片背景,
然後再寫一大堆字壓在上面;
這樣的投影片可能只有第一張能看,
後面的部分就會讓觀眾眼花撩亂、分散焦點。

另外一些問題則源自於我們長期累積的錯誤觀念。
比方說,有些人很害怕畫面會空空的不好看,
希望他們看起來充實一些。
這究竟是對還是錯呢?
這其實是個見仁見智的問題。
當然適當的留白的有其禪風美學的特色,
就像是Steve Jobs喜歡的設計一般,
BILL個人支持也喜歡使用這樣的設計;
但是如果你的簡報對象是把課程投影片當書念的大學生,
那這樣的設計便會讓學生非常崩潰,
與觀眾的需求不符而抵觸其本質。
當然放太多東西在簡報上又會有分散焦點的問題;
像這樣遇到不同原則互相衝突時便需要加以權衡,
決定在我們所面對的情況中,
何者是比較重要的。

上面的6個問句只是思考投影片設計本質的一種方式而已,
實際上可以思考的層面非常多。
尤其是當你把這6項投影片的本質當作一把尺,
去審視你過去的直覺判斷,
或是坊間流傳的錯誤觀念相比較時,
便會了解他們的價值。
當然做事情之前還要深想聽起來有點累人,
但是人無遠慮,必有近憂,
比起一開始一頭熱的直接做下去,
最後開始東修西修卻怎麼樣都還是做不好,
一開始就做正確的決定,
可以讓你把時間花在真正有意義的「內容」與「設計」上。



下面這張圖便是坊間常見的錯誤觀念,
但被包裝得像是糾正錯誤觀念的客觀論點一般。
實際上其中只有1點是沒有瑕疵的,
大家覺得是哪1點呢?
圖片來源:「Cheers:快樂工作人」粉絲專頁13.7.15的文章分享。
網址:
https://www.facebook.com/cheers.tw/posts/10151780585617813
最正確的是第2點。
畢竟投影片是視覺輔助,一張正確的圖可以勝過千言萬語,
相信大家都很清楚。
那另外3點的問題究竟是什麼呢?

注意其他3點不見得完全是「錯」的,
而是有觀念上的瑕疵或是以偏概全
第1點所說的「頁數越少越好」,
指的應該是避免把所有的內容都放進投影片裡面,
同時簡報時盡量言簡意賅、切中核心。
像是Guy Kawasaki所提倡的簡報10/20/30原則所指的便是如此。
但是如果你把它誤解成盡量的把內容濃縮在幾張投影片內,
便是大錯特錯的想法。
因為太多的內容擠在同一張投影片中,
不但無法聚焦、難以理解且更看不清楚,
違背用投影片進行簡報的本質。

第3點「相同的主題內容別分成兩頁簡報」,
主要是希望避免簡報像是無限播放的流水帳一樣令人疲累,
但是不代表把內容適當地拆開是錯的
否則叫簡報大師Steve Jobs他那些通篇都是單一主題(他的產品)的投影片情何以堪XD
事實上更重要的或許是「不相同的主題要拆開分成多頁簡報」。
保持一張投影片只說明一個重點,
不但利於聚焦、能夠讓觀眾更容易理解、吸收,
更能掌握投影片切換的節奏!

第4點「用簡單幾句話當開場白與結尾」簡直就是意義不明的一句話!
BILL相信其重點應該是開場與結尾可以直接切入正題
不要滿口虛言說客套話考驗觀眾耐性。
這樣的觀念基本上是正確的;
但是更重要的是,
開場跟結尾要精彩並且讓觀眾清晰地記得。
像是BILL在創造「驚喜」的時刻:回顧2008年Steve Jobs發表Macbook Air中所介紹的簡報,
Steve Jobs的開場可既不簡短也不簡單,
但是他所做的一切都有助於聚焦與營造期待感。
這才是真正關鍵所在。



上面的例子們都只是冰山一角而已,
像這樣的應用是永遠舉不完的。
總而言之,善用投影片既有的設計本質,
可以讓你設計起來更為輕鬆,
不會因為常見的錯誤迷思而犯錯。
透過對投影片設計本質的瞭解,
可以當作我們進行設計決定的根據。
下次坐到電腦前設計投影片、要做某個決定前,
不妨想一想你即將要做的事是否符合投影片的設計本質,
相信一定可以減少錯誤的嘗試、讓你事半功倍!