2012年11月19日

Beyond Presentation:2.你的重點是什麼?

關於前Apple傳奇執行長賈伯斯有一個惡名昭彰的傳說:
「曾任蘋果公關的Ed Niehaus透露,有一次他與賈伯斯下樓,中間電梯門打開,一名女職員看見他們,露出很不想搭這班電梯的表情,賈伯斯開口詢問她的姓名與職務,並連續發問:『你哪個單位的?做什麼的?公司為何需要你?』結果聊了幾句,電梯到達1樓時,賈伯斯對她說:「我們不需要妳了。」隨即走開。從此以後任何一位蘋果員工都不希望在電梯內遇見賈伯斯。」
這則傳說連同賈伯斯其他的傳奇行徑常常成為人們討論或是批評的對象。雖然後來據說這其實只是外界為了打擊蘋果形象而捏造的故事,但真實性並不是這一篇的重點,這一篇想要談的是所謂的「電梯測試

現在假設你自己就是在電梯裡的那個員工,平常也做過無數次的業務報告了,當然知道自己的工作的事物,但問題是,你有辦法在出電梯之前把想法表達完嗎?要如何才能把想說的事情精煉成數句的重點呢?我想如果你能夠做到這一點的話,那你便能夠通過賈伯斯的「電梯測試」而存活下來。同樣的想法也是用在老師教學生、你的上台報告、業務報告、產品發表會等等。雖然這看起來不像電梯測試那麼刺激,但若沒通過你的代價卻是一樣高的:你會失去觀眾的注意力。而失去注意力意味著你之前所準備的所有東西通通觀眾都聽不進去、沒接收到。

失去觀眾的注意力,Presentation便失去了意義。因此在上一篇的結尾,Bill和大家分享了簡報時最重要的兩個議題:「你的重點是什麼?為什麼它很重要?」便是如此。這一點乍看之下似乎是每個人的直覺,但在面對簡報時大部份的人卻往往會忘記。




你的重點是什麼?

根據筆者的經驗,簡報建構時開始做簡報時,很多人往往第一個直覺就是直接打開簡報軟體(比方說PowerPoint)然後就一張一張開始把素材放上去。最後再把該講的東西擺上去、排版格式調整完成、“美編”完成之後,呼一口氣終於大功告成。這幾乎已經成為大家的習慣,但可惜的是,這真的稱不上是好習慣。

比較好的做法會是,一開始先拿起一張紙,把打算講的東西用類似架構圖或是流程圖,或任何習慣的方式描繪在上面,然後接下來審視這個架構有沒有「重點」、有沒有「多餘的東西」,是不是所有的鋪陳數據都是「必要」的。就好像看小說時你不會希望作者猛開支線卻沒收尾,而變成冗雜情節一般,進行簡報時扣住重點、刪減多餘的東西也是異曲同工之妙。


為什麼它很重要?

簡報本身便像是在講一個故事,而故事吸不吸引人,便是他是否能夠成功的關鍵。因此除了重點以外,另外一件很重要的事情,便是說服聽眾這些重點真的很重要。大家會很渴望你告訴他:「為什麼我們要在乎這件事?」聽了一大串的訊息之後,心中會很期待講者把「所以呢?」的關鍵句說出來。因此說明重要性是為了提起觀眾的興趣,也是為了解決觀眾的疑惑。因此在陳述時不是一味的用制式的說法表達其重要性,最好是用觀眾貼身的、“有感”的經驗著手。




*補充:除了「你的重點是什麼?為什麼它很重要?」以外,根據Presentation Zen的建議,我們最好也要考量以下幾個問題,那是相較於投影片之外,更悠關Presentation好壞的問題:

    我有多少時間?

    簡報場地長得什麼樣子?

    我會在上午、下午還是晚上進行簡報?

    觀眾的背景是什麼?

    他們會對我有什麼樣的期待?

    為什麼找我上去簡報?

    我會希望觀眾能配合什麼?

    哪一種視覺媒體最適合這次presentation的觀眾群?

    我的簡報的目的是什麼?

    這一次要說的故事是什麼?


這些問題都是在建構投影片之前必須考量的先決問題,如果想清楚了再繼續做下去,簡報藝術烘焙坊所分享的各式各樣設計技巧才會有意義。下一次Bill將會和大家分享的是,投影片與「投影件」的差異,以及如何避免兩者混用的情形發生=)