2012年10月23日

該不該念投影片:簡報的互動哲學

又是Bill回來囉!繁忙的彩曈由於被徵召去報英文paper,所以今天就由Bill來和大家分享吧!

相信願意花時間收看簡報藝術烘焙坊的你,應該多少有聽過一些原則包括什麼「不要念投影片」、「不要把你要講的話每一個字打在投影片上」、「一張投影片不要超過五個項目(Bullet Point)」、「每張投影片以停留1分鐘最為適宜」等等的原則,這似乎很有道理,但又感覺似乎很難遵守,究竟是怎麼回事呢?



這些規則某種程度上都是對的,但是如果盲從以上的規則的話,基本上他們通通都是廢話。
常見規則之一,不要使用太多條列式投影片 (Bullet Point)

任何一個要求你一定要遵守這些規則的人,就代表他們通通都是狀況外的的人,因為他們沒有搞清楚問題究竟在哪裡。重點不是在於你的投影片上有多少字,或是該不該念,你該考慮的是兩個重點:


1. 觀眾閱讀的速度是每分鐘200~300字、演講最高的速度通常是一分鐘180個字

2. 圖片俱有優先效應,一張好圖勝過千言萬語


規則是用來打破的,而最偉大的事物往往是在例外中誕生。所以重點是要瞭解為什麼會有這些規矩,當狀況允許時,你便有機會出其不意,做出不同凡響的作品。先想想,不能念投影片的規則是怎麼來的?那是因為如果你照著投影片念的話,觀眾會覺得很無聊,於是自己就先把投影片看完了,由於觀眾一定會看得比你快,所以之後你就失去了觀眾的注意力,而讓整個簡報變得非常的無聊。在大多數的情況下,這是相當實用的「經驗」法則,不過在適當的時候加以打破規則,便會有意想不到的收獲。



如果各位(曾)是大學生,而且念的是基礎或是應用科學的科系,那麼你一定對Meeting或是Seminar並不陌生。一次的Meeting往往只有15分鐘,而你要報的內容卻可能是整份paper,初次有這種經驗的人,一定萬分驚嚇於時間之短。而眼下那些已經練成精的學長姊或教授,則往往如表演口技一般,講話速度如機關槍一般掃射。這其實絕非解決這種問題的最佳策略,此時「閱讀快於演講」特性便可以派上用場啦!

下面這一份投影片便是很好的例子。它是Bill在 UC Davis (加州大學戴維斯分校)參加暑期實驗室實習計劃的Final Presentation中所用的投影片,每一頁的投影片停留時間約半分鐘。因為報告的時間很有限,所以我其實沒有時間逐個表格、每個數據或是每個原理的細節。因此我製作了這一份投影片,把所有我要講的細節通通都寫在上面,並透過適當的規劃把它們分配到各個頁面。之後我在報告時,便只要著重於連結投影片之間的邏輯連結,以及引導觀眾關鍵字即可,而相關的細節則利用圖片優先效應以及觀眾視覺速度較快的特性,讓觀眾自己在背景中解答細節方面的疑惑。

以下是這一份投影片的線上預覽版本(若要下載請先徵得同意):

比方說,我要解釋Sex Comb這種構造在果蠅中所扮演的性別二型性的角色,演講的部分我就只需要說「在這個project中,我們所感興趣的主題是在果蠅中的Sexual Dimorphism,也就是男性與女性的生理構造差異......」

「......而我們所取的模式生物是果蠅,因為他有一個非常有趣的性別二型性(Sexual Dimorphic)構造,也就是Sex Comb。它只存在於雄果蠅的腳上......」

 「......而雌果蠅的腳上沒有這個構造。

如此我便用很少的話把重點講完,而不必一直為了解釋細節而拖慢時間。如果沒有利用這樣的特性設計投影片的話,可能3分鐘過去了,還在解釋什麼是Sexual Dimorphism (性別二型性)、什麼是Sec Comb (性梳),而讓觀眾在一大堆次要的細節中迷失了主軸。

在解說上省下來的時間,可以讓我們用以強化簡報的的邏輯。一方面唸出每個投影片上面的大標題重點替觀眾提點該注意的地方(也部分利用了彩曈之前分享的優雅地站在台上簡報:3.讓圖片上的重點標示更清楚 的技巧),一方面在用口語連結不同大標題的關聯,這樣就讓你的演講有了 (口語及視覺共同強調的大標題) - (口語的邏輯連結) - (投影片上的圖文解說),而讓觀眾有更清楚的架構。

透過以上的策略我掌握到了很好的節奏,可以讓我用很舒緩的速度(而非機關槍的速度)講完一個內容豐富且曲折離奇的研究成果。而觀眾也可以在獲得足夠背景支持的清況下,清楚無負擔的接收這些資訊。當然做這一份投影片相當花時間,不過你可以想想看,與其做一個不知所云的一小時報告,讓台下所有的觀眾浪費數百小時,不如自己多花一點間,讓大家有個充實精彩的回憶,這樣不是更值得嗎?
(有關掌握舞台的節奏歡迎參看上台演說不用怕!從講稿到呈現特輯 )


說到這邊,所以到底該不該念投影片呢?該,也不該,這沒有一定的答案。重點是把握簡報兩項重要的特性-閱讀和演講的速度差圖片優先效應,掌握與觀眾同步的節奏,創造一個精彩難忘的演講,才是最重要的!